Vai esat kādreiz savā iesūtnē saņēmis slikti uzrakstītu e-pastu? Jūs, iespējams, domājāt, par ko bija šis e-pasta ziņojums un kā uz to atbildēt. Lai pats nesūtītu draņķīgus e-pastus, pārskatiet šo darba e-pastos bieži pieļauto kļūdu sarakstu.
1. Trūkst tēmas rindiņas
Viena no izplatītākajām kļūdām, rakstot darba e-pastu, ir tēmas rindiņas neiekļauts. Tēmu rindu saraksts ir pirmā lieta, ko cilvēki redz, atverot e-pasta kontus. Ja kāds saņem daudz e-pasta ziņojumu, e-pasts bez aprakstošas un atbilstošas tēmas rindiņas, visticamāk, tiks ignorēts.
HubSpot emuāru izpēte parāda, ka efektīvām tēmu rindiņām vajadzētu rosināt zinātkāri un būt personalizētām. Paziņojiet adresātam, kāpēc jūsu e-pasts ir svarīgs, izmantojot tēmas rindiņu. Tēmas rindiņa "Newsletter 1" ir neskaidra un nevienu neinteresē. Bet "Biļetens 1: šī mēneša labākie izpildītāji", visticamāk, iegūs vairāk skatījumu.
2. Nepareiza toņa izmantošana
E-pasta tonis var atspoguļot to, kā jūs vēlaties, lai jūs uztver. Jūsu vārdu izvēle atspoguļo pozitīvu vai negatīvu toni. Piemēram, komentēšanai, ka kāda ideja ir "dīvaina", ir atšķirīga nozīme nekā apgalvojumam, ka ideja ir "unikāla". Iemācieties atšķirt nozīmes nokrāsas un izvēlēties pareizos vārdus.
Darba e-pastiem vajadzētu izklausīties profesionāli. Formalitātes pakāpe ir atkarīga no jūsu darba kultūras un profesionālajām attiecībām ar saņēmēju. Ja darba kultūra ir draudzīga vai ar kādu jau ilgu laiku esat kolēģi, varat sākt savu darba e-pastu ar "Sveiki Jānis." Bet, ja jūs sazināties ar kādu, kuru nepazīstat citā uzņēmumā, drošāk ir uzrunāt viņu, izmantojot formātu "Cienījamais kungs! Smits."
Ja šaubāties par vārdu izvēli, skatiet tiešsaistes tēzauru vai vārdnīcu. Tiešsaistes mašīnrakstīšanas palīgs Grammarly ietver arī a rakstīšanas signālu detektors savās iezīmēs. Iestatījumos varat mainīt toni, lai tas izklausītos pārliecinoši un profesionāli.
3. Trūkst detaļas un pielikumu
Ir nepatīkami saņemt darba e-pastu ar nepilnīgu informāciju. E-pasta sūtīšana uz priekšu un atpakaļ, lai iegūtu informāciju, ir milzīgs laika izšķiešana. Lai no tā izvairītos, izklāstiet visus pamatus: kas, kas, kad, kur, kāpēc un kā. Varat ievērot šādu formātu:
- Pirmā rindkopa: sveiciens un e-pasta galvenā doma.
- Otrā rindkopa: visa attiecīgā informācija, kas saņēmējam jāzina par tēmu.
- Trešā rindkopa: aicinājums uz darbību (piem., vai viņiem ir jāatbild, jāizveido saite utt.).
- Ceturtā rindkopa: Paldies.
Neaizmirstiet pievienot citus adresātam nepieciešamos failus. Viena izplatīta kļūda ir teikt, ka pievienojāt failu, to nedarot! Jūs varat no tā izvairīties, izlasot savu e-pastu pirms tā nosūtīšanas.
4. Rediģēšanas un korektūras neievērošana
E-pasts, kurā ir daudz gramatikas un teikumu kļūdas, izklausās neprofesionāli. Jūsu adresāts varētu domāt, ka neesat rūpīgi pārdomājis savu saziņu. Kļūdas parasti notiek, kad steidzaties vai domājat ātrāk, nekā rakstāt. Bet ir veidi, kā no tā izvairīties vai to samazināt.
Pirms visu detaļu aizpildīšanas varat sākt ar kontūru. Pēc e-pasta uzmetuma sagatavošanas veltiet laiku, lai to pārskatītu, pirms nospiežat Sūtīt. Tā kā ir grūtāk atrast kļūdas, ja esat rakstnieks, izmantojiet tiešsaistes rīkus. Ja jums nepatīk lejupielādēt lietotnes un paplašinājumus, meklējiet Labākie pareizrakstības un gramatikas pārbaudītāji bez lejupielādes.
5. Neprofesionāla e-pasta adrese
Iedomājieties, kā klients vai kolēģis reaģētu, ja saņemtu e-pasta ziņojumu no [email protected]. Neprofesionālas e-pasta adreses liek jums izskatīties neprofesionāli. Lai izvairītos no šīs nepatīkamās viltības, izmantojiet savu darba e-pastu.
Ja jums nav uzņēmuma e-pasta, lasiet tālāk kā izmantot pielāgotu e-pasta adresi pakalpojumā Gmail profesionāliem e-pastiem. Pieņemsim, ka Gmail nav jūsu tējas tase. Varat izpētīt pielāgota e-pasta iestatīšanas iespējas, izmantojot populārākajiem e-pasta pakalpojumu sniedzējiem, labāk nekā Gmail un Yahoo Mail.
6. Nav parakstu bloka
Uztveriet parakstu bloku kā savu vizītkarti. Šis elements atrodas aiz jūsu paraksta, un tajā ir jūsu pilns vārds un kontaktinformācija. Paraksta bloks palīdz saņēmējam identificēt jūsu uzņēmumu un ieņemamo amatu. Tas ļauj adresātiem ātri atrast jūsu informāciju, ja viņiem ir jāsazinās ar jums, izmantojot citus kanālus, nevis e-pastu.
Jautājiet savam uzņēmumam, vai tam ir nepieciešamais parakstu bloka formāts. Ja nē, varat pievienot šādus elementus:
- Pilnais vārds
- Loma
- Komanda/nodaļa
- Kompānijas nosaukums
- Kontaktpersonas numurs
- Uzņēmuma vietne
- Uzņēmuma sociālo mediju konti
Jūs varat pielāgot parakstu bloku savos e-pasta iestatījumos. Atcerieties arī šo daļu rediģēt un pārbaudīt. Kad tas ir saglabāts, parakstu bloks tiks iekļauts jūsu izejošajā e-pastā.
7. Nezinot atšķirību starp Cc un Bcc
Kopija un Diskrētā kopija ir lauki pēc Uz porcija. Viena no izplatītākajām kļūdām ir neziņa, kad tās izmantot. Cc apzīmē kopiju. Kad pievienojat kādas personas e-pasta adresi Kopija:
- Viņi arī saņems e-pasta kopiju
- Viņu e-pasta adrese ir redzama primārajam adresātam laukā Kam.
- Viņi ir informēti par saziņu, taču viņiem nav jārīkojas vai jāatbild uz e-pastu.
Jūs lietojat Kopija lai primārais adresāts zinātu, ka informēt citus. Jūs to arī izmantojat, lai saglabātu personu Kopija informēts. Piemēram, jūs vēlaties informēt savu vadītāju, kā virzās jūsu komandas projekts. Tāpēc jūsu komandas biedru adresēm ir jābūt Uz, kamēr jūsu pārvaldnieka adresei ir jābūt Kopija.
Bcc apzīmē aklo kopiju. Kad pievienojat kādas personas e-pasta adresi Diskrētā kopija:
- Viņi saņem e-pasta kopiju.
- Viņu e-pasta adrese nav pieejama citiem adresātiem.
Jūs lietojat Diskrētā kopija lai nepieļautu cilvēku iesūtņu pārpildīšanu. Ja kāds no Uz vai Kopija lauki hits Atbildēt visiem, saņēmēji Diskrētā kopija nesaņems e-pastu. Varat arī izmantot Diskrētā kopija lai citi adresāti nezinātu, ka e-pastā ir iekļauts kāds cits. Piemēram, ja sūtāt vienu un to pašu biļetenu visiem saviem klientiem, jūs nevēlaties atklāt viens otram viņu e-pasta adreses.
8. E-pasta sūtīšana ārpus darba laika
Ir viegli aizrauties ar jaunu projektu un divos naktī nosūtīt e-pastu savam priekšniekam vai kolēģiem. Tomēr tas var kļūt par problēmu. Jūsu priekšnieks vai vienaudži varētu domāt, ka jūs neievērojat viņu laiku.
Ja e-pasts nav ārkārtas gadījums, nosūtiet to darba laikā un dodiet citiem pietiekami daudz laika, lai atbildētu. Turklāt, ja problēma ir steidzama, labāk ir sūtīt īsziņu, zvanīt vai nosūtīt tūlītējo ziņojumu. Labs risinājums būtu ieplānot e-pasta ziņojumus. The labākie e-pasta plānošanas rīki, kas jums jāizmēģina palīdzēs jūsu e-pastam atbilstošā diennakts laikā nokļūt kāda lietotāja iesūtnē.
9. Atbildēšana vēlu
Ja novēloti atbildat uz e-pastiem, tas var liecināt par apņemšanās trūkumu attiecībā uz savu darbu. Vienkāršs noteikums ir atbildēt 24 stundu laikā vai sūtītāja norādītajā laika posmā. Sazinieties ātri un skaidri, ja jums ir nepieciešams vairāk laika, lai sagatavotu atbildi.
Laba prakse būtu iespējot e-pasta automātiskās atbildes funkcijas, ja esat aizņemts vai esat ārpus biroja. Piemēram, varat pārbaudīt kā pakalpojumā Gmail iestatīt periodisku atvaļinājuma atbildētāju. E-pasta platformā ir arī veidnes, kas ļauj saglabāt gatavās atbildes.
Izvairieties no izplatītām e-pasta kļūdām un atstājiet labu iespaidu
Jūsu e-pasti var atstāt pozitīvu vai negatīvu iespaidu uz jūsu kolēģiem. Lai uzlabotu savu profesionālo e-pasta etiķeti, izvairieties no šīm bieži sastopamajām kļūdām darba e-pastos. Un atcerieties, ja šaubāties, nesūtiet to!
Ja jums nepieciešama papildu palīdzība e-pasta ziņojumu veidošanā, mēģiniet izmantot e-pasta veidnes. Veidņu izmantošana nodrošina, ka jūsu saziņa skan un izskatās profesionāli. Sāciet izpētīt platformas, kas ļauj lejupielādēt bezmaksas veidņu pakotnes, kuras varat izmantot savā e-pasta lietotnē.
