Darbinieki ir tik ļoti pieraduši pārslēgties starp darba lietotnēm, ka ir izveidojuši tam ilgtermiņa muskuļu atmiņu. Lai gan šie rīki ir ērti, tie jums palīdz tikai zināmā mērā.
Cilņu pārslēgšana aizņem tikai sekundes, bet, ja vienlaikus palaižat vairākas programmas, nedēļā tas palielinās līdz pat vairākām stundām. Un lielākā daļa darbinieku pat neapzinās, ka tērē laiku. Lai palīdzētu racionalizēt jūsu darbplūsmu, mēs izskaidrosim briesmas, ko var radīt pārāk daudz biroja programmatūras programmu.
Kas izraisa nepieciešamību pārslēgties starp lietojumprogrammām darba laikā?
Tehnoloģija racionalizē biznesa procesus dažādu darba uzdevumu automatizēšana. Projektu pārvaldības rīki organizē komandas pienākumus, laika izsekotāji uzrauga darbinieku aktivitātes un plānošanas rīki nosaka tikšanās.
Ņemot to vērā, programmatūras joprojām nevar pilnībā aizstāt cilvēka pūles. Pārmērīgi ieguldījumi automatizācijā, ko dara daudzi darba devēji, liek lietotājiem žonglēt ar vairākām lietotnēm. Garengriezuma pētījums, ko veica
Okta, Inc. pat parāda, ka 10% ASV uzņēmumu darba vajadzībām izvieto vairāk nekā 199 programmatūras programmas. Lielākā daļa cilvēku nevar ātri apstrādāt tik daudz platformu.6 Pārāk daudzu darba lietojumprogrammu pārslēgšanas negatīvās sekas
Daži iebildīs, ka pārslēgšanās starp cilnēm ir neliela cena, kas jāmaksā par automatizāciju un ērtībām. Galu galā digitālajiem vietējiem iedzīvotājiem ir jāpielāgojas pārmaiņām. Lai gan uzņēmumi var apvienot tikai noteiktas funkcijas, pārāk daudzu darba lietojumprogrammu uzņemšana darbiniekiem rada vairākus trūkumus.
1. Pārslēgšanās starp platformām tērē laiku
Uzņēmumi iegulda darba instrumentos, lai ietaupītu laiku. Viņi cer, ka tādi darbinieki kā jūs paveiks vairāk pēc dažu savu ikdienas darbu veikšanas. Jā, biroja programmatūras paātrina darbplūsmas procesus. Jūs varat tos iekļaut savā rutīnā un samazināt savu darba slodzi, taču pārmērīga atkarība radīs pretēju rezultātu.
Bieža pārslēgšanās starp vairākām lietojumprogrammām tērē pārāk daudz laika. Tā vietā, lai iegūtu katru aktuālo platformu, identificējiet kuras darba lietotnes uzrunās vissliktākos laika izšķērdētājus savā darba vietā. Iesakiet saviem vadītājiem aprobežoties ar būtiskiem rīkiem. Programmatūras programmu pārpirkšana tikai tērē uzņēmuma resursus un rada nevajadzīgu stresu darbiniekiem.
2. Informācijas glabāšana vairākās platformās apdraud drošību
Aktīvu uzraudzībai ir izšķiroša nozīme kiberdrošībā. Labākais veids, kā novērst ārējos un iekšējos uzbrukumus, ir sekot līdzi lietotājiem, kuri piekļūst failiem, tos apskata un rediģē. Neviens nevar pateikt, kad notiks datu pārkāpums. IT vadītājiem ir jābūt reāllaika piekļuvei jebkuram uzņēmuma datiem 24/7.
Tomēr, izmantojot vairākas programmatūras, uzraudzība ir sarežģīta. Dažādu platformu izsekošana maksā milzīgus resursus, tāpēc lielākā daļa uzņēmumu labprātāk ignorētu zemas prioritātes lietotnes.
Lūdzu, ņemiet vērā, ka šī pieeja apdraud uzņēmuma vispārējo drošības sistēmu. Kibernoziedzniekiem mūsdienās ir prasmes un tehnoloģiskie resursi, lai ļaunprātīgi izmantotu pat vecu, novecojušu personu identificējošu informāciju (PII). Nemigrējiet uzņēmuma failus uz jebkuru lietotni, kuru nevarat regulāri pārraudzīt.
3. Pārslēgšanās starp lietotnēm izjauc cilvēka domu gājienu
Jaunas informācijas apstrāde neļauj sasniegt plūsmas stāvokli. Ja vairākas reizes dienā pārlecat starp dažādām platformām, jums būs jācīnās ar prasīgiem uzdevumiem, kas prasa vairāk nekā tikai dažas minūtes fokusa.
Cilņu pārslēgšana prasa minimālu piepūli, taču pāreja uz dažādiem uzdevumiem rada ievērojamu kognitīvo stresu. Darbinieki nav mašīnas, kas automātiski apstrādā jaunu informāciju. Ziņojums no Psychreg.org parāda, ka īstermiņa atmiņas kanāli var saglabāt tikai aptuveni septiņus vienumus 10 līdz 60 sekundes.
Labākā pieeja ir ierobežot vienam uzdevumam izmantotās sistēmas. Pieņemsim, ka jūs rakstāt emuāru. Tā vietā, lai pārietu starp platformām un cilnēm, lai vāktu informāciju rakstīšanas laikā, vispirms izpētiet un apkopojiet svarīgākos punktus.
4. Pārāk daudzu fona lietotņu palaišana kaitē ierīces funkcionalitātei
Palaižot pārāk daudz fona procesu, ierīce palēninās. Vieglas lietotnes, piemēram, tūlītējās ziņojumapmaiņas platformas un projektu pārvaldības rīki, nepatērē daudz RAM. Tomēr, vienlaikus darbinot smagas sistēmas, piemēram, fotoattēlu redaktorus, vietņu veidotājus un videokonferenču lietotnes, var rasties neliela aizkave.
Jums jāzina savas ierīces ierobežojumi. Bloķējiet uzdevumus, kuriem nepieciešamas lielas operatīvās atmiņas programmas, lai šajā periodā varētu novērst dažus fona procesus. Jūs ne tikai aizsargāsit savu sīkrīku, bet arī strādāsit ātrāk. Ārēji traucējumi, piemēram, lēnas lapas ielādes un sastinguši ekrāni, apgrūtina koncentrēšanos, it īpaši, ja turpināt atkārtoti palaist avarējušās lietotnes.
5. Vairāku platformu ieviešana jauniem darbiniekiem prasa laiku
Mācot jaunus darbiniekus apgūt vairākus rīkus vienlaikus, pagarinās uzņemšanas process. Jaunu sistēmu ieviešana prasa laiku. Jums būs jāatkārto vairākas nedēļas, lai efektīvi iekļautu dažādus rīkus savā darbplūsmā.
Uzstādīšanai jākoncentrējas uz aklimatizāciju. The labākie paņēmieni, kā uzņemt darbiniekus ietver komandas ievadu, padziļinātu apmācību un resursu skaidrojumu. Bet, ja jūsu treneris lielāko daļu sava laika pavada, mācot jums par biroja rīkiem, viņš var nejauši neievērot šīs darbības.
6. Strādniekiem varētu būt grūti atcerēties pārāk daudz platformu
Pārslēgšanās starp cilnēm ir viena lieta, bet dažādu platformu apgūšana, ko izmantojat ikdienā, ir cita lieta. Ne visi instrumenti ir izgatavoti vienādi. Lai gan jūs varat ātri apgūt ziņojumapmaiņas platformas un piezīmju veikšanas lietotnes, projektu pārvaldības platformu, vietņu veidotāju un video redaktoru izmantošana, kā arī citi sarežģīti resursi, prasa daudz apmācību.
Pārāk daudzu platformu pētīšana ir kognitīvi nogurdinoša. Ja jūs pavadīsit stundas, apgūstot biroja rīkus, jūsu faktiskajam darbam neatliks enerģijas un garīgā spēka, tādējādi apgrūtinot veiktspēju.
Ko jūs varat darīt, lai samazinātu nepieciešamību pārslēgties starp lietojumprogrammām?
Ja esat pašnodarbināta persona, varēsit vairāk kontrolēt savu darbplūsmu. Novērtējiet rīki, ko izmantojat, lai automatizētu ārštata uzdevumus un redzēt, kuri no tiem labi integrējas viens ar otru. Lielākā daļa pārvaldības rīku nodrošina trešo pušu lietotņu izmantošanu tajā pašā ekosistēmā.
Alternatīvi, ja strādājat privātā uzņēmumā, jums būs nepieciešams sava vadītāja atbalsts. Lūdziet pārskatīt komandas darbības pārskatus, lai noteiktu darbplūsmas vājās vietas. Noņemiet liekos rīkus, pārbaudiet, kuras sistēmas var darboties vienā licencētā platformā, un izmēģiniet efektīvas failu migrācijas stratēģijas. Kad jums ir pamatots arguments, nosūtiet to uz attiecīgo nodaļu.
Likvidējiet sīkus sliktos ieradumus, kas kavē darbplūsmas efektivitāti
Lai gan programmatūras var automatizēt noteiktus uzdevumus, pēkšņi vairāku opciju pieņemšana kavē darbplūsmas produktivitāti. Nepārslogojiet sevi ar instrumentiem. Papildus pārslēgšanai starp dažādām lietojumprogrammām jūs tērēsit laiku arī bezjēdzīgiem uzdevumiem, piemēram, jaunu lapu ielādei, programmu palaišanai un failu migrēšanai.
Lai vēl vairāk palielinātu savu produktivitāti, turpiniet novērtēt, kuri nelieli sliktie ieradumi rada darbplūsmas vājās vietas. Mēs iesakām izsekot jūsu darba aktivitātēm. Uzdevumu noteikšana palīdzēs jums pamanīt smalkas, taču bīstamas produktivitātes slepkavas, piemēram, vilcināšanos, sociālos medijus un perfekcionismu.