Ja jums ir grūtības ar termiņiem, mēdzat daudz vilcināties vai jūs viegli novēršat uzmanību no nejauša paziņojuma; jūs varētu būt Parkinsona likuma upuris. Parkinsona likums skaidro, ka, jo vairāk laika mums tiek atvēlēts konkrētam uzdevumam, jo vairāk laika būs nepieciešams tā izpildei.
Tas ir iemesls, kāpēc vilcināšanās ir tik izplatīta. Bet kā to pārvarēt? Pirms mēs varam runāt par Parkinsona likuma pārvarēšanu, ir svarīgi saprast tā būtību un to, kāpēc tas ir izplatīts.
Kas ir Parkinsona likums?
Parkinsona likums ir sakāmvārds, ko plaši izdomāja Sirils Norkots Pārkinsons, Lielbritānijas jūras spēku vēsturnieks. Tajā teikts:
Tas ir ikdienišķs novērojums, ka darbs paplašinās, lai aizpildītu tā pabeigšanai pieejamo laiku.
Lai saprastu šo jēdzienu, apsveriet personu, kuras uzdevums ir uzrakstīt eseju 48 stundu termiņā. Persona pirmajā dienā apkopos atbilstošus datus izpētei un veidos izklāstu. Nākamajā viņi ķersies pie darba un rakstīs pirmo esejas melnrakstu.
Tuvojoties termiņam un atlikušas dažas stundas, viņi rediģēs, pārlasīs un visbeidzot iesniegs melnrakstu. Ko darīt, ja personai tika noteikts 24 stundu termiņš? Pilnīgi iespējams, ka persona būtu viegli uzrakstījusi uzdoto eseju 24 stundu laikā, nezaudējot kvalitāti.
Tagad padomājiet par to, cik bieži esat saskārušies ar līdzīgiem apstākļiem. Droši vien varat iedomāties vairākus gadījumus, kad jums tika dots uzdevums ar garāku termiņu. Bet tā vietā, lai izpildītu uzdevumu uzdevuma izpildei nepieciešamajā laikā, jūs izmantojāt visu pieejamo laiku (saskaņā ar termiņu), lai izpildītu uzdevumu.
Parkinsona likuma izmantošana, lai palielinātu savu produktivitāti
Lai gan Parkinsona likums ir izplatīts un šķietami neizbēgams, jūs varat tos izmantot savā labā, kontrolējot sava laika pavadīšanu. Šeit ir dažas stratēģijas, kuras varat izmantot, lai pārvarētu Parkinsona likumu un kļūtu produktīvāks:
1. Iestatiet SMART mērķus
Cilvēki mēdz slinkot un vairāk vilcināties, ja nejūtas, ka viņu darbs ir svarīgs. Vēl viens būtisks vilcināšanās iemesls ir neskaidrība par turpmākajiem soļiem. Ja nezināt, ko darīsit pēc projekta pabeigšanas, jūs, visticamāk, aizkavēsit tā pabeigšanu.
Tāpēc ir svarīgi, uzstādiet SMART mērķus lai pārvarētu Parkinsona likumu. Padomājot par konkrētu un laika ierobežotu mērķi, jūs vairāk vēlaties strādāt pie tā un apzinātāk izmantot savu laiku un citus resursus.
2. Plānojiet efektīvi
Mēs visi zinām, cik svarīgi ir plānot. Tas palīdz mums apzināties, kā mēs pavadām savu laiku, samazinot Parkinsona likuma negatīvo ietekmi. Efektīvai plānošanai un plānošanai varat izmantot kalendāru lietotnes, lai ieplānotu uzdevumus.
Tomēr grafikā vienmēr jāiekļauj pārtraukuma laiks. Noteiktais pārtraukšanas laiks (dienai) sniedz jums steidzamības sajūtu, un jūs esat spiests paveikt dienas uzdevumus šajā laika posmā.
Ja jums nav noteikts pārtraukuma laiks, jums šķiet, ka jums ir vairāk laika, un jūs, visticamāk, būsiet apjucis vai strādāsiet lēni. Tu saki sev, ka kompensēsi, pievienojot vairāk nakts stundu, tādējādi "paplašinot darbu".
Parkinsona likums vissmagāk skar, ja jums ir milzīgs projekts ar ilgu termiņu. Garāks termiņš nozīmē, ka jums ir vairāk laika atpūsties un novērst uzmanību. Lai no tā izvairītos, jums ir jāsadala projekts mazākos uzdevumos. Tagad katram mazākajam uzdevumam iestatiet starpposma termiņus un attiecīgi ieplānojiet tos.
Liela projekta sadalīšana mazākos uzdevumos padara to mazāk biedējošu un vieglāk izpildāmu; tāpēc jums ir mazāka iespēja atlikt. Turklāt, nosakot sev īsākus un ātrākus termiņus, jūs nedodat sev daudz laika. Tā kā laika nav daudz, jūs jūtaties steidzami, kas motivē jūs paveikt uzdevumus.
4. Izsekošanas laiks
Iespējams, ka sākotnēji jūsu aprēķini būs neprecīzi. Varat kādam projektam veltīt 3 stundas. Bet, strādājot pie tā, jūs atklājat, ka jums būs nepieciešamas vēl 2 stundas, lai to paveiktu. Ja tā notiek, vienkārši pielāgojiet savu grafiku un atvēliet sev papildu laiku. Precīzu termiņu noteikšana projektiem palīdz tos efektīvi plānot. Lai to izdarītu, varat sākt izsekot katra projekta pabeigšanai nepieciešamajam laikam.
Ir vairāki lieliskas laika uzskaites lietotnes ko varat izmantot, lai izsekotu, cik daudz laika aizņem konkrēts projekts. Izmantojot laika uzskaites lietotni, varat piekļūt laika žurnālam un redzēt, cik daudz laika pagāja, lai pabeigtu dažādus projektus. Tas palīdz veikt labākus aprēķinus un noteikt reālistiskākus termiņus jūsu projektiem, kā arī neļauj tērēt laiku.
5. Izmantojiet Timeboxing
Kad mums kaut kas jāpadara, mēs nedomājam par to, cik daudz laika prasīs projekta pabeigšanai. Tā vietā mēs domājam par to, cik daudz laika mums ir atvēlēts projektam. Šeit stājas spēkā Parkinsona likums. Ja uzdevumam atvēlētais laiks ir vairāk nekā nepieciešams, mēs mēdzam aizkavēt uzdevumu uz pēdējo brīdi.
Lai tas nenotiktu, izmantojiet timeboxing. Timeboxing ietver domāšanu par to, cik daudz laika konkrētam projektam prasīs uzdevuma izpilde, paša noteikta termiņa (laika kastes) noteikšana atbilstoši uzdevumam nepieciešamajam laikam un pieturēšanās pie tā to.
Pieņemsim, ka jums ir trīs dienas, lai pabeigtu projektu. Pēc novērtēšanas jūs atklājat, ka to var izdarīt trīs stundu laikā. Nosakiet projektam 3 stundu termiņu un mēģiniet to pabeigt noteiktajā termiņā. Izmantojot timeboxing, jūs vairāk apzināsieties, kā un kur izmantojat savu laiku. Ja jūsu prātā ir gaidāms termiņš, jūs, visticamāk, nevilcināsit.
6. Izmantojiet Pomodoro tehniku
Tāpat kā timeboxing, jūs varat izmantojiet Pomodoro metodi, lai kļūtu produktīvāki un pārspēj Parkinsona likumu. Pomodoro metode ietver īsas, bet intensīvas darba sesijas ar īsiem pārtraukumiem starp tām.
Izmantojot Pomodoro metodi, jūs domājat nevis par faktisko uzdevuma izpildes termiņu, bet gan par sev iestatītajām 25 minūtēm. Tas novērš iespēju, ka Parkinsona likums varētu rīkoties. Lūk, kā jūs varat izmantot Pomodoro tehniku:
- Pierakstiet uzdevumu sarakstu prioritārā secībā.
- Iestatiet taimeri uz 25 minūtēm.
- Sāciet strādāt pie augstākās prioritātes uzdevuma, līdz taimeris izslēdzas.
- Paņemiet pārtraukumu uz 5 minūtēm.
- Atkārtojiet četras 25 minūšu sesijas.
- Paņemiet pārtraukumu 30 minūtes.
Lai gan jūs varat izmantot taimeri savā tālrunī vai klēpjdatorā, ir īpaši paredzēti lietotnes Pomodoro tehnikai kas padara to daudz vienkāršāku un efektīvāku.
Paveiciet vairāk īsākā laikā
Jums nav jāsāk ar visām šīm stratēģijām no pirmās dienas; varat izvēlēties vienu vai divus un darīt tos pēc iespējas efektīvāk. Triks ir apzināties, kā jūs izmantojat savu laiku, un neļaut Parkinsona likumam "paplašināt savu darbu".
Kad esat to apguvis, varat savā ikdienas darbā iekļaut vairāk šo stratēģiju. Bet neapstājieties tikai pie tā! Varat uzzināt par citiem veidiem, kā palielināt produktivitāti un paveikt vairāk īsākā laikā.