Jums vairs nav jāsūta Word dokuments pa e-pastu starp kolēģiem, lai paveiktu darbu. Jūs varētu, taču ar tīmekļa tekstapstrādes programmām, piemēram, Google dokumentiem, sadarbība un saziņa ir vienkārša.
Programmatūras ietvaros jūs atradīsiet dažādus rīkus un līdzekļus, kas palīdz jums palikt atjauninātiem un izvairīties no citiem. Šajā rakstā jūs atradīsit pilnīgu rokasgrāmatu par šo rīku izmantošanu pakalpojumā Google dokumenti.
Lai racionalizētu savas komandas atsauksmes un sadarbību, rīkojieties šādi, kā pieminēt citus un efektīvi izmantot komentārus pakalpojumā Google dokumenti.
Citu pieminēšana savos Google dokumentos
Lai pieminētu kontaktpersonu jebkurā Google dokumentā, ierakstiet @ un turpiniet ar tās e-pasta adresi. Ja esat viņu saglabājis kā kontaktpersonu savā Google kontā, viņu vārds tiks parādīts sarakstā. Tur varat noklikšķināt uz viņu vārda, lai pabeigtu to pievienošanu.
Pieminot tos dokumentā, viņiem netiks nosūtīts paziņojums, taču tiks izveidota atzīme, uz kuras varat virzīt kursoru, lai redzētu kontaktpersonas kartīte ar saīsnēm, lai nosūtītu viņiem e-pasta ziņojumu, izveidotu vai ieplānotu tikšanos vai skatītu jūsu nesenās Google mijiedarbības.
Ja vēl neesat piešķīris savam kolēģim piekļuvi, tādas ir daži veidi, kā kopīgot savus Google dokumentus, ātrākais ir Dalīties pogu augšējā labajā stūrī. Kad noklikšķināsit uz tā, jums tiks lūgts ievadīt viņu e-pasta adresi un papildu ziņojumu. Tad sit Sūtīt.
Komentāri piesaistīs jūsu kolēģus, pievēršot viņu uzmanību jūsu kopīgotajam dokumentam. Lai izmantotu komentārus:
- Iezīmējiet tekstu vai multividi, kurā vēlaties atstāt komentāru.
- Dokumenta labajā pusē parādīsies rīkjosla. Tur atlasiet zilo runas ikonu ar plus simbolu. Varat arī atrast šo simbolu pelēkā krāsā augšējā rīkjoslā vai ar peles labo pogu noklikšķinot uz papildu opciju saraksta.
- Tiks parādīts komentāru panelis. Ievadiet savas domas laukā, izmantojot @ un e-pasta adresi, lai pievienotu savus kolēģus.
- Kad esat gatavs kopīgot, noklikšķiniet uz komentēt, un jūsu piezīme tiks parādīta dokumentā. Ikviens, kas atzīmēts pakalpojumā, saņems paziņojumu. Ikviens, kam ir piekļuve dokumentam, var skatīt un pievienot savas domas.
Lai komentāri nepārblīvētu dokumentu, varat tos atrisināt, kad esat tos izlasījis vai pabeidzis visus saistītos uzdevumus. Lai to izdarītu, pavediena galvenē noklikšķiniet uz atzīmes. Veicot šo darbību, piezīme tiks paslēpta, taču jūs varat piekļūt un atgūt atrisinātos komentārus pakalpojumā Google dokumenti piekļūstot savai vēsturei. To var uzzināt, ekrāna augšējā labajā stūrī atlasot runas ikonu.
Kā lietot Ieteikt labojumus pakalpojumā Google dokumenti
Dažkārt, strādājot kopā, ir lietderīgi izteikt ieteikumus, nevis veikt izmaiņas. Tā vietā, lai pieslēgtu kolēģim ping-by-play vai izsijātu dokumenta versiju vēsturi, varat ieteikt izmaiņas, izmantojot Ieteikuma režīms Google dokumentos. Darīt tā:
- Iezīmējiet tekstu vai multividi, uz kuru atsaucaties.
- Dokumenta labajā pusē parādīsies rīkjosla. Tur ar zīmuli atlasiet zaļo runas ikonu. Varat arī pārslēgties starp režīmiem, rīkjoslā noklikšķinot uz zīmuļa ikonas vai ar peles labo pogu noklikšķinot, lai iegūtu papildu opciju sarakstu.
- Kad būsit ieteikuma režīmā, visi jūsu veiktie labojumi tiks parādīti kā ieteikums, un teksts, kuru aizvietojat, joprojām tiks rādīts ar zaļu pārsvītrojumu. Komentāru lodziņi tiks parādīti labajā pusē, atspoguļojot visas ieteiktās izmaiņas.
- Kad esat gatavs, atzīmējiet kolēģi, kuram vēlaties ieteikt izmaiņas, vienā vai vairākos komentāru pavedienos un nospiediet Atkārtot, lai nosūtītu paziņojumu.
Kad esat gatavs atgriezties rediģēšanas režīmā, ar peles labo pogu noklikšķiniet un sarakstā atlasiet opciju vai noklikšķiniet uz Ieteikuma režīma ikonas rīkjoslas labajā pusē.
Ja pārskatāt kāda cita ieteikumus, varat noklikšķināt uz komentāru lodziņos, lai tos pārskatītu. To darot, noklikšķiniet uz atzīmes pavediena augšpusē, lai apstiprinātu, un uz x, lai noraidītu. Pieņemot izmaiņas, jūsu kolēģa labojumi tiks ievietoti dokumentā. Varat arī atstāt viņiem komentārus pavedienā, lai sazinātos turp un atpakaļ par konkrētiem vienumiem.
Paziņojumu iestatījumi pakalpojumam Google dokumenti
Ātrs veids, kā atrast dokumentu paziņojumu iestatījumus, ir izmantot runas ikonu ekrāna augšējā labajā stūrī. Kad panelis ir atvērts, noklikšķiniet uz zvana ikonas, lai atvērtu iestatījumu izvēlni. Šeit varat pielāgot abu veidu paziņojumu veidus komentāri un Labojumi.
Komentāriem varat izvēlēties tos visus, tikai tos, kuros citi jūs piemin, vai nevienu no tiem. Ja atlasīsit nevienu, jūs joprojām saņemsit vizuālu indikatoru, taču nesaņemsit paziņojumu vai e-pasta ziņojumu. Šajā gadījumā jums būs jāpievērš īpaša uzmanība, lai nepalaistu garām kādu kolēģa atjauninājumu.
Izmantojot labojumus, varat izvēlēties saņemt paziņojumus katru reizi, kad kāds veic izmaiņas dokumentā vai arī nekādas izmaiņas. Bet jūs joprojām varat redzēt, kurš ko mainījis jūsu dokumenta versiju vēsturē.
Kā lietot Google dokumentu versiju vēsturi un kāpēc tas ir ērti
Tā kā jūs sadarbojaties ar citiem, ir labi, ka jums ir dokumenta dublējums gadījumam, ja kāds nejauši izdzēš vai ieraksta svarīgu informāciju. Ekrāna augšdaļā ir hipersaite, kas norāda, kad tika veikts pēdējais labojums. Noklikšķiniet uz šī, un jūs redzēsit iepriekšējo darba sesiju dublējumus un notikušās izmaiņas.
Versiju vēstures izmantošana ir ērta, jo varat redzēt, ko citi ir mainījuši, ja tas nav skaidrs. Turklāt varat atgriezties pie iepriekšējās versijas, ja neesat apmierināts ar pašreizējo dokumentu vai kaut kas nogāja greizi.
Kā noteikt, vai kāds cits strādā Google dokumentā
Par laimi, Google palīdz jums uzzināt, vai jūsu kolēģis pašlaik rediģē dokumentu. Ja viņi atrodas darbvietā kopā ar jums, viņa profila attēls tiks parādīts ekrāna augšdaļā ar krāsainu apmali. Ja tie ir tur, bet neaktīvi, tas šķitīs izbalējis.
Varat arī redzēt, kur viņi atrodas, apskatot kursoru attiecīgajā krāsā. Tādā veidā jūs varat izvairīties no pārklāšanās vai atgriezties vēlāk, ja vēlaties strādāt vienatnē.
Sadarbojieties ar Google dokumentiem
Pateicoties Google dokumentiem, sadarbība ar kolēģiem ir vienkārša. Varat pievienot dokumentus vai ieteikt labojumus. Turklāt ir pieejamas daudzas funkcijas, piemēram, pielāgoti paziņojumu iestatījumi, versiju vēsture un reāllaika atjauninājumi, lai darbplūsma būtu vienmērīga un vienmērīga.