Kā pārvērst e-pastus par uzdevumiem un komentāriem, izmantojot ClickUp

Vai esat noguris sekot līdzi savam uzdevumu sarakstam, pastāvīgi pārslēdzoties starp Gmail iesūtni un ClickUp darbvietu? Nu, ClickUp ir risinājums, lai novērstu šo problēmu.

Varat pārvērst savus e-pasta ziņojumus uzdevumos un komentāros pakalpojumā ClickUp, neizejot no pakalpojuma Gmail. Mēs iepazīstināsim jūs ar šo procesu, lai pārveidotu jūsu darba veidu, lai palielinātu jūsu kopējo produktivitāti.

Ja vēlaties pārsūtīt e-pasta ziņojumu uz uzdevuma komentāru sadaļu Noklikšķiniet uz augšu, jums būs jāiegūst uzdevuma unikālā e-pasta adrese. Jā, jūs dzirdējāt pareizi! Katram uzdevumam, ko izveidojat pakalpojumā ClickUp, ir unikāla adrese. Lai iegūtu šo adresi, virziet kursoru virs uzdevuma, uz kuru vēlaties pārsūtīt e-pasta ziņojumus, un noklikšķiniet uz elipses ikona.

Nolaižamajā sarakstā atlasiet Nosūtiet e-pastu uz uzdevumu.

Uznirstošajā lodziņā noklikšķiniet uz Kopēt lai kopētu uzdevuma e-pastu starpliktuvē.

Tagad atveriet Gmail un nospiediet Ctrl+V adreses joslā, lai ielīmētu uzdevuma e-pasta ziņojumu. Jūs ievērosiet, ka teksts nekavējoties mainās uz ClickUp uzdevuma nosaukumu. Tas ir ļoti noderīgi, ja vēlaties uz to pašu adresi nosūtīt citu e-pasta ziņojumu — vienkārši ierakstiet uzdevuma nosaukumu un atlasiet to nolaižamajā izvēlnē.

Pievienojiet e-pastam tēmas rindiņu un pamattekstu un nospiediet Sūtīt pogu.

Pēc e-pasta nosūtīšanas tas parādās uzdevuma komentāru sadaļā (kā parādīts attēlā zemāk). Ievērojiet, kā ClickUp identificē sūtītāju un parāda e-pasta tematu un pamattekstu. Tajā ir iekļauts arī e-pasta satura HTML fails, kuru varat lejupielādēt savā datorā.

Tāpat kā jebkurš komentārs, kas pievienots ClickUp, arī pārsūtītajā e-pastā varat veikt vairākas izmaiņas. Novietojot kursoru virs komentāra, varat to rediģēt, skatīt pilnekrāna režīmā vai piešķirt to kādam komandas dalībniekam. Jūsu komandas dalībnieki var arī iesaistīties komentārā, reaģējot uz to ar emocijzīmi vai atstājot tiešu atbildi.

Noklikšķinot uz komentāra elipses ikonas, jūs saņemat papildu opcijas, kas ļauj:

• Kopējiet komentāra URL.
• Pievienojiet komentāru sava uzdevuma apraksta apgabalam.
• Iestatiet atgādinājumu par darbību saistībā ar komentāru.
• Dzēst komentāru.

Izveidojiet jaunus uzdevumus pakalpojumā ClickUp, izmantojot e-pastu

Līdzīgi kā ClickUp uzdevumiem, katram sarakstam ir arī unikāla adrese. Tas nozīmē, ka varat pārsūtīt e-pastus kā uzdevumu šim sarakstam. Lai iegūtu jebkura saraksta adresi, virziet kursoru virs saraksta nosaukuma galvenajā sānjoslas navigācijā un noklikšķiniet uz elipses ikona lai atvērtu saraksta iestatījumus.

Nolaižamajās opcijās atlasiet E-pasts uz sarakstu.

Uznirstošajā lodziņā noklikšķiniet uz Kopēt lai kopētu saraksta e-pastu starpliktuvē.

Ielīmējiet e-pastu Gmail adreses joslā, pievienojiet tēmas rindiņu un pamattekstu un nospiediet Sūtīt. Šoreiz jūsu tēma būs jūsu uzdevuma nosaukums pakalpojumā ClickUp, un pamatteksts tiks pievienots uzdevuma apraksta apgabalam. Visi faili, ko pievienosit e-pastam, tiks parādīti uzdevuma sadaļā Pielikumi (papildus HTML failam ClickUp pievienos automātiski).

Varat iestatīt papildu rekvizītus jaunajam uzdevumam, pievienojot tos tēmas rindiņai:

• Uzdevuma saņēmējs: Piešķiriet jauno uzdevumu sev vai komandas loceklim (piem. John Doe), izmantojot vai.
• Gala termiņš: Iestatiet izpildes datumus, norādot precīzus datumus, piemēram, vai izmantojot dabisko valodu, piemēram,, , vai.
• Tagi: Pievienojiet savam uzdevumam atzīmes, izmantojot. Ja jūsu norādītā taga nosaukuma nav, tas tiks izveidots automātiski.

Pēc e-pasta nosūtīšanas tas tiek parādīts jūsu norādītajā ClickUp sarakstā, kā parādīts tālāk esošajā attēlā.

Ja savā darbvietā bieži strādājat ar noteiktiem sarakstiem, veltiet laiku, lai saglabātu to adreses pakalpojumā Gmail, lai būtu vieglāk tiem ātri piekļūt.

Kā automātiski pārsūtīt e-pastus uz ClickUp

Ja jūs pastāvīgi pārsūtāt e-pastus no konkrēta sūtītāja uz ClickUp kā uzdevumu vai komentāru, automatizācijas iestatīšana ietaupīs jūsu dārgo laiku. Neļaujiet terminam “automatizācija” jūs iebiedēt — viss, kas jums jādara, ir jāiestata pārsūtīšanas filtrs pakalpojumā Gmail.

Pievienojiet pārsūtīšanas e-pasta adresi pakalpojumam Gmail

Lai varētu sākt e-pasta ziņojumu pārsūtīšanu, jums jāpievieno pārsūtīšanas e-pasta adrese (uzdevumam vai sarakstam), uz kuru tiks nosūtīti e-pasta ziņojumi. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz zobrata ikona Gmail augšējā labajā stūrī un atlasiet Skatīt visus iestatījumus.

Cilnē Pārsūtīšana un POP/IMAP noklikšķiniet uz Pievienojiet pārsūtīšanas adresi pogu.

Teksta laukā ielīmējiet ClickUp uzdevumu vai saraksta adresi. Pārliecinieties, ka esat notīrījis papildu tekstu un leņķiekavas, kas pievienotas adreses sākumam un beigām, un pēc tam noklikšķiniet Nākamais. Nākamajos divos uznirstošajos logos noklikšķiniet uz Turpināt tad labi.

Atverot ClickUp darbvietu, apstiprinājuma saite tiek parādīta kā jauns uzdevums sarakstā, uz kuru pārsūtīsiet e-pasta ziņojumus.

Atverot uzdevumu, noklikšķiniet uz apstiprinājuma saites, kas atradīsies apraksta apgabalā. Parādītajā uznirstošajā logā noklikšķiniet uz Apstiprināt lai beidzot pievienotu e-pasta adresi pakalpojumam Gmail.

Iestatiet filtrus, lai pārsūtītu e-pastus uz ClickUp

Pēc pārsūtīšanas e-pasta adreses pievienošanas tagad varat iestatiet filtru e-pasta sūtīšanai uz šo adresi. Zemāk redzamajā attēlā filtrs pārbauda tikai to, vai e-pasta sūtītājam ir noteikta adrese.

Kad e-pasts atbilst noteiktajiem kritērijiem, tas tiks arhivēts un pārsūtīts uz atlasīto ClickUp adresi.

Jūs esat veiksmīgi pabeidzis automatizācijas iestatīšanu, lai pārsūtītu konkrētus e-pasta ziņojumus uz ClickUp. Ja vēlaties to pacelt uz nākamo līmeni, varat iestatiet filtrus e-pasta pārsūtīšanai uz Slack, un vēl viens filtrs e-pasta pārsūtīšanai uz programmu Outlook. Šī ir ļoti noderīga funkcija iesūtnes pārblīvēšanai un tās kārtošanai, vienlaikus saglabājot savu uzdevumu sarakstu.

Atbrīvojiet savus e-pastus un sakārtojiet tos, izmantojot ClickUp

E-pasta ziņojumu pārvēršana uzdevumos un komentāros pakalpojumā ClickUp var mainīt darbplūsmas pārvaldību. Tikai ar dažiem klikšķiem jūs varat pārvērst haosu savā e-pastā racionalizētā un sakārtotā "uzdevumā", ko ir viegli izsekot un pārvaldīt. Un tas ir tikai sākums — ir radošāki veidi, kā iemācīties izmantot ClickUp, par kuriem jūs, iespējams, nezināt.