Eizenhauera matrica vs. Uzdevumu saraksts: kurš ir labāks laika pārvaldībai?

Starp darba e-pasta pārvaldību, mājsaimniecības darbu žonglēšanu un laika atvēlēšanu ģimenes saistībām var būt grūti sekot līdzi mūsu personīgās un profesionālās dzīves prasībām. Laika pārvaldības stratēģija var palīdzēt atgūt vairāk stundu dienā.

Turpiniet lasīt, lai uzzinātu, kā Eizenhauera matrica atšķiras no uzdevumu saraksta metodes, katras pieejas stiprās un vājās puses un kura metode vislabāk atbilst jūsu vajadzībām un mērķiem.

Eizenhauera matricas un uzdevumu sarakstu pamati

Viena populāra pieeja laika pārvaldībai ir tradicionālais darāmo darbu saraksts. Tas ietver uzdevumu saraksta pierakstīšanu to prioritāšu secībā un to izpildi pa vienam. Lai gan šī pieeja var būt noderīga, tā ne vienmēr ņem vērā steidzamības faktoru.

No otras puses, Eizenhauera matrica palīdz noteikt uzdevumu prioritātes, pamatojoties uz to steidzamību un svarīgumu. Šī metode var palīdzēt palielināt produktivitāti un efektivitāti, koncentrējoties uz vissvarīgākajiem uzdevumiem, vienlaikus palīdzot noteikt mazāk kritiskos uzdevumus, kurus varat deleģēt vai atlikt.

Šeit ir četri faktori, kas jāņem vērā, izvēloties vienu no diviem.

1. Prioritātes noteikšana

Prioritāšu noteikšana, veidojot uzdevumu sarakstu, parasti ietver visu uzdevumu pierakstīšanu svarīguma secībā un to izpildi šajā secībā. Šī metode var būt efektīva vienkāršiem uzdevumiem vai projektiem ar īsu laiku. Tomēr sarežģītākiem vai ilgtermiņa projektiem tā var nebūt visefektīvākā pieeja.

Eizenhauera matrica izmanto atšķirīgu pieeju prioritāšu noteikšanai. Tas ietver uzdevumu iedalīšanu četros dažādos kvadrantos, pamatojoties uz to steidzamību un svarīgumu:

1. Uzdevumi, kas ir gan steidzami un svarīgi, piemēram, projekts ar īsu termiņu.
2. Uzdevumi, kas ir svarīgi, bet ne steidzami, piemēram, ilgtermiņa plānošana vai prasmju attīstība.
3. Uzdevumi, kas ir steidzami, bet ne svarīgi, piemēram, pienākumus vai sanāksmes, kuras var deleģēt vai atlikt.
4. Uzdevumi, kas ir ne steidzami, ne svarīgi, piemēram, zemas prioritātes uzdevumi.

Šādi iedalot uzdevumus kategorijās, Eizenhauera matrica var palīdzēt jums vispirms koncentrēties uz vissvarīgākajiem uzdevumiem un izvairīties no mazāk kritisku uzdevumu palēnināšanas.

2. Steidzamība vs. Svarīgums

Pirms klasificējat savus uzdevumus, tie ir jāsaprot un jānodala, pamatojoties uz to steidzamību un svarīgumu. Analizējiet katru uzdevumu, kas jums jādara, norādot, kam tas ir jādara un kad tas ir jādara. Jautājums “kurš” palīdzētu jums saprast, cik tas ir svarīgi. Ja tas prasa jūsu personīgo uzmanību, uzskatiet to par ļoti svarīgu.

Jautājums “kad” palīdzētu jums noteikt, cik steidzams ir uzdevums, lai jūs varētu izlemt, cik daudz laika jums ir līdz noteiktajam termiņam. Vēl viena lieta ir iemācīties atšķirt un nodalīt steidzamus un svarīgus uzdevumus veids, kā palielināt produktivitāti, paveicot vairāk īsākā laikā.

Lai gan uzdevumu saraksts galvenokārt kalpo kā atgādinājums par uzdevumiem, Eizenhauera matrica nodrošina ietvaru, lai noteiktu uzdevumu prioritātes, pamatojoties uz to steidzamību un svarīgumu. Atcerieties, ka tas pēc būtības neietver parametrus, lai izlemtu "kas" un "kad" uzdevumus pašā matricā. Tomēr to var efektīvi izmantot šādu lēmumu pieņemšanai.

Piemēram, novērtējot uzdevuma steidzamību, varat noteikt, vai tam nepieciešama tūlītēja uzmanība vai to var ieplānot vēlākam laikam. Tāpat, apsverot uzdevuma svarīgumu, varat izlemt, vai tas ir jārisina personīgi vai jādeleģē kādam citam.

Lai gan Eizenhauera matricā šie aspekti nav skaidri ietverti, tā piedāvā praktisku metodiku to iekļaušanai uzdevumu pārvaldībā. Tāpēc Eizenhauera matricas lietošanas gadījumu var paplašināt, ne tikai prioritāšu noteikšanu un palīdzību vēlāk lēmumu pieņemšana par uzdevumu deleģēšanu un plānošanu, jomas, kurās var izkrist tradicionālie uzdevumu saraksti īss.

3. Elastīgums

Kad izmantojat uzdevumu sarakstu, jūs pastāvīgi saskaraties ar spiedienu veikt visus gaidāmos uzdevumus noteiktā secībā. Uzdevumu saraksta organizēšana, izmantojot darbības vienumus nozīmē arī nepārtrauktu tā atjaunināšanu un uzdevumu pārkārtošanu, pamatojoties uz mainīgo steidzamību vai svarīgumu.

Turklāt, ja jums ir saspringts termiņš, jums nav laika, lai šādi analizētu savus uzdevumus, un, iespējams, piestrādāsit pie tiem visiem uzreiz, neņemot vērā uzdevumu saraksta priekšrocības.

Ja, izmantojot Eisenhower Matrix, piešķirat prioritāti uzdevumiem produktivitātes nodrošināšanai, tas sniedz jums elastību izvēlēties, pamatojoties uz to svarīgumu un steidzamību. Ja jums ir iespēja izvēlēties steidzami izdarāmās lietas, jūs varat elastīgi veikt citus nesteidzamus darbus atbilstoši saviem noteikumiem.

Sadalot savus uzdevumus dažādos steidzamības un svarīguma četrstūros, jūs varat iepriekš plānot visus savus uzdevumus. Tas arī palīdz jums atvēlēt laiku visiem jūsu uzdevumiem, nodrošinot, ka nekas svarīgs neizslīd cauri.

4. Laika apņemšanās

Izmantojot uzdevumu sarakstu, jūs atzīmējat uzdevumus no saraksta, kad tos veicat. Lai gan jūsu prātā joprojām var būt citi svarīgāki uzdevumi (kas var veicināt koncentrēšanās trūkumu), uzdevumam, pie kura pašlaik strādājat, būs nepieciešama visa jūsu uzmanība.

Eizenhauera matricas sistēma var palīdzēt jums koncentrēt savu laiku un uzmanību uz uzdevumiem, kas ietilpst pirmajā četrstūrī. Tas palīdz atrisināt jūsu darbplūsmas kritiskos un pievienotās vērtības uzdevumus un pabeigt tos laikā, palīdzot jums izvairīties no laika plānošanas kļūdām arī.

Pareizās laika pārvaldības metodes izvēle

Ņemsim piemēru par projekta pabeigšanu ar īsu termiņu. Uzdevumu sarakstā jūsu uzdevumi tiks sakārtoti vienkāršā hronoloģiskā secībā. Tomēr ar Eizenhauera matricu steidzamākie un svarīgākie uzdevumi ietilptu pirmajā kvadrantā, norādot uz to lielo steidzamību un nozīmi.

Pēc tam jums ir otrais kvadrants, kurā jums varētu būt ilgtermiņa plānošana vai prasmju attīstība. Šos uzdevumus var veikt pakāpeniski, jo tie aizņem vairāk laika. Lai gan šiem uzdevumiem var nebūt tūlītējs termiņš, tie ir būtiski un būtiski, lai gūtu panākumus ilgtermiņā.

Uzdevumus, kas ietilpst trešajā kvadrantā, var deleģēt saviem padotajiem, lai nodrošinātu, ka tie tiek izpildīti noteiktajā termiņā. Piemēram, jūs varētu vēlēties, lai daži dokumenti jūsu klientam tiktu piegādāti pirms dienas beigām. Uzdevumu varat deleģēt kurjeram, pārliecinoties, ka uzdevums tiek veikts laikus bez Jūsu aktīvas līdzdalības.

Uzdevumus, kas ietilpst ceturtajā kvadrantā, var gan deleģēt, gan atlikt, jo tas nav ne prioritārs, ne svarīgs uzdevums. Piemēram, pērkot jaunas biroja kancelejas preces. Lai gan tradicionālais uzdevumu saraksts tikai atgādina par visiem jūsu uzdevumiem, Eizenhauera Matrix sistēma palīdz vispirms koncentrēties uz svarīgiem un steidzamiem uzdevumiem.

Veiciet savus steidzamos uzdevumus ar Eizenhauera matricu

Uzdevumu saraksts var palīdzēt ietaupīt laiku īstermiņa uzdevumiem, kas neatkārtojas, piemēram, kontrolsarakstu vai pārtikas preču sarakstu. Tomēr Eisenhower Matrix sistēma palīdzēs jums veikt uzdevumus, kas atkārtojas vai turpinās pakāpeniski.

Varat izvēlēties un izlemt, ko, kad un kā veikt uzdevumus, un nodrošināt, ka uzdevumi tiek veikti savlaicīgi, bez kavēšanās.