Kā izvēlēties pareizo projektu vadības rīku

Ja strādājat pie kāda svarīga neliela kolektīva vai pie personīga projekta, ir svarīgi sekot līdzi lietām un organizēt savu darbplūsmu. Labākais veids, kā to izdarīt, ir ieguldīt projektu pārvaldības rīkā. Specializētas programmatūras izmantošana var palīdzēt racionalizēt darbplūsmu un sakārtot visas šīs kustīgās daļas.

Tomēr, ja ir tik daudz iespēju, kā izvēlēties pareizo? Pirmais solis ir zināt, kādas funkcijas un aspektus meklēt. Koncentrējieties uz to, kas patiešām ir svarīgs jums un jūsu komandai. Padomājiet par funkcionalitāti, elastību, saskarni, drošību un atbalstu.

1. Funkcijas un funkcionalitāte

Pirms projektu pārvaldības rīka meklēšanas jums vajadzētu izdomāt funkcijas, kas palīdzēs jums paveikt darbu efektīvi. Uzdodiet sev dažus jautājumus, pirms virzāties uz priekšu. Piemēram, vai jūs strādāsit atsevišķi vai kopā ar komandu? Ja tas ir pēdējais, kāds ir jūsu komandas lielums un darbības joma? Kādi instrumenti jums ir nepieciešami un bez kā jūs varat iztikt?

Parasti jūs vēlaties izveidot uzdevumus, atskaites punktus, grafikus un laika grafikus, lai visi varētu sekot līdzi. Jo šie rīki ir pielāgojamāki un elastīgāki, jo labāk. Daži rīki ļauj iestatīt periodiskus uzdevumus, atkarības un paziņojumus, lai projekti darbotos efektīvi.

Daži rīki ir daudzpusīgāki nekā citi. Piemēram, jūs varat izmantojiet ClickUp kā personīgās produktivitātes rīku kā arī mazām komandām. Tātad, pirmais solis ir novērtēt savas darbplūsmas vajadzības un pēc tam izvēlēties tai piemērotāko rīku.

2. Interfeiss, kuru jūs faktiski izmantosit

Daudzi projektu vadības rīki ir ļoti daudzpusīgi un var pielāgoties dažādām situācijām. Piemēram, ar Notion jūs varat darīt daudz, piemēram, veikt piezīmes, izveidot uzdevumu sarakstus vai pat izveidot pielāgotu CRM. Lai gan tas, iespējams, ir viens no labākajiem produktivitātes rīkiem, daži varētu dot priekšroku kaut kam vienkāršākam, ko viņi var ātri apgūt.

Ja tas tā ir, meklējiet vienkāršu un intuitīvu dizainu, kurā ir viegli pārvietoties ar dažiem klikšķiem. Funkcijām jābūt viegli pieejamām, un tās nedrīkst būt apraktas zem izvēlņu slāņiem. Aizzīmju punkti, numurēti saraksti un daudz atstarpju atvieglo instrukciju un informācijas skenēšanu.

Lietojumprogrammai vajadzētu būt arī informācijas panelim, kas sniedz īsu pārskatu par uzdevumiem, grafikiem un paziņojumiem, lai palīdzētu jums efektīvi sekot līdzi visam. Atcerieties, ka jūs izmantosit šo rīku gandrīz katru dienu, tāpēc atrodiet kaut ko tādu, kas jums varētu patikt.

3. Personalizācijas opcijas

Ideālajam rīkam ir jānodrošina pilnīga kontrole pār to, kuras funkcijas un skati ir redzami jums vai jūsu komandai. Dažiem no jums var būt nepieciešama vienkārša Kanban tāfele un uzdevumu saraksts, savukārt citi dod priekšroku diagrammām, grafikām un laika izsekotājiem, lai palīdzētu vizualizēt visus šos datus. Jebkurā gadījumā sadaļām jābūt pielāgojamām un viegli iespējotām vai atspējojamām.

Jums vajadzētu būt arī iespējai pievienot pielāgotus laukus, skatus un filtrus, lai izsekotu patiesi svarīgajam progresam. Piemēram, iespējams, vēlēsities atzīmēt noteiktus uzdevumus ar klienta vārdu vai prioritātes līmeni. Tāpat jūs varētu vēlēties pielāgotu skatu, kurā tiek rādīti tikai jūsu komandai piešķirtie augstas prioritātes uzdevumi.

4. Sadarbība un komunikācija

Sadarbība ir jebkura laba projektu vadības instrumenta atslēga. Jūs vēlaties kaut ko tādu, kas ļauj ērti strādāt ar komandas locekļiem un klientiem, lai ikviens varētu izsekot progresam un būt informētam. Pārliecinieties, vai varat pievienot lietotājus un norādīt viņu piekļuves līmeni.

Jums vajadzētu būt iespējai pievienot administratorus, komandas locekļus ar dažādām atļaujām un klientus ar ierobežotu piekļuvi. Arī uzdevumu un termiņu piešķiršanai jābūt vienkāršai. Kad uzdevums ir piešķirts, tā saņēmējs nekavējoties jābrīdina ar paziņojumu. Izņemot to, komandas dalībniekiem vajadzētu būt iespējai komentēt uzdevumus, kopīgot atjauninājumus, uzdot jautājumus un viegli koplietot failus.

5. Elastīgums

Labs projektu pārvaldības rīks ir tāds, kas pielāgojas jūsu vajadzībām, pieaugot jūsu projekta apjomam, sarežģītībai un datiem. Rīkam ir jāspēj apstrādāt šo datu pieaugumu un sarežģītību, neapdraudot veiktspēju vai sadarbību.

Paplašinot projektu, galu galā būs nepieciešams vairāk rīku, lai apstrādātu visus procesus. Tāpēc ir svarīgi, lai rīks varētu labi integrēties ar citu programmatūru, piemēram, failu koplietošanas lietotnēm, e-pasta pakalpojumiem un biznesa rīkiem.

6. Mobilā pieejamība

Ja daži jūsu komandas locekļi strādā attālināti un viņiem ne vienmēr ir piekļuve īpašai darbvietai, mobilā lietotne var palīdzēt viņiem uzturēt savienojumu gandrīz no jebkuras vietas. Pārbaudiet, vai rīkam ir īpaša iOS vai Android lietotne un vai funkcijas ir pārņemtas no pilnas darbvirsmas lietošanas pieredzes.

Izmantojot mobilo lietotni, lietotājiem ir jāspēj atbildēt uz komentāriem, pārbaudīt piešķirtos uzdevumus un sekot līdzi projekta gaitai. Mūsdienās tā ir mazāk aktuāla problēma kā daži no tiem labākie projektu vadības rīki jau ir īpašas mobilās lietotnes, kas nodrošina produktīvu pieredzi.

7. Drošība un datu privātums

Lai gan daudzi cilvēki var neievērot drošības aspektu, tas ir būtiski, ja uzticat rīkam sensitīvus ar projektu saistītus datus, dokumentus un informāciju. Šifrēšanas rīki, piemēram, SSL sertifikāti ir ļoti svarīgi. Tas nozīmē, ka jūsu dati un dokumenti ir kodēti, lai novērstu nesankcionētu piekļuvi.

Svarīga ir arī divu faktoru autentifikācija, kurai nepieciešama ne tikai parole, bet arī kods, kas nosūtīts uz jūsu tālruni vai autentifikācijas lietotni. Tādējādi hakeriem ir daudz grūtāk piekļūt jūsu kontam.

Visbeidzot, pievērsiet uzmanību datu dublēšanas un atkopšanas rīkiem. Iespējams, ka programmatūras serveri var sabojāties vai kļūt par kiberuzbrukumu upuriem. Šādās situācijās ļoti svarīga ir regulāra automatizēta dublēšana un datu atjaunošanas un darbības plāns.

8. Cenas un plāni

Daudzus projektu pārvaldības rīkus var izmantot bez maksas, taču lielākajai daļai no tiem ir funkcijas, kas ir bloķētas aiz abonementa. Jūs, iespējams, varēsit izmantot noteiktu rīku pilnīgi bez maksas, taču jūs iegūsit ierobežotu piekļuvi cilvēku skaitam, kurus varat pievienot.

Pārliecinieties, vai jūsu izmantotajam rīkam ir saprātīga cena, lai tas lieliski atbilstu jūsu projekta budžetam. Ņemot vērā cenu, pārbaudiet atsauksmes tiešsaistē, lai redzētu, vai klientu atbalsts ir labs. Ja kaut kas noiet greizi, vēlaties viegli piekļūt tērzēšanai, zvanīšanai vai e-pasta ziņošanai uzņēmumam.

Projektu pārvaldības rīks ir ļoti svarīgs uzņēmumiem vai cilvēkiem, kuri vēlas izveidot kaut ko ar potenciālu izaugsmi nākotnē. Tas var nebūt tik svarīgi neatkarīgiem ārštata darbiniekiem, taču tas joprojām ļoti palīdz racionalizēt darbplūsmu un nodrošināt, lai jūs nenokavētu termiņus.

Labākā daļa ir tā, ka daudzi no šiem rīkiem ir vairāk nekā tikai projektu pārvaldības programmatūra. Varat tos izmantot piezīmju veikšanai, ceļu karšu veidošanai vai pat kā darba kalendāru. Šī universālā funkcionalitāte padara tos par lielisku vērtību, ja katrai funkcijai varat atrast pareizos lietošanas gadījumus.