10 viedi padomi un funkcijas efektīviem tālummaiņas zvaniem

Key Takeaways

• Ieplānojiet atkārtotas sanāksmes, izmantojot vienu saiti, lai ietaupītu laiku un ļautu dalībniekiem plānot laiku.
• Sāciet tikšanās ar dalībniekiem klusumā, lai novērstu traucējumus un nodrošinātu efektīvu saziņu.
• Atspējojiet automātiskos programmatūras atjauninājumus, lai izvairītos no aizkavēšanās zvanu laikā un nodrošinātu jaunāko lietotņu pieredzi.

Tā kā virtuālā darba vieta arvien vairāk kļūst par normu, arvien vairāk cilvēku tiešsaistes zvaniem paļaujas uz Zoom. Tālummaiņas zvani ir kļuvuši par de facto standartu attālinātām sapulcēm un sadarbībai.

Kopš tās izveides Zoom ir konsekventi ieviesusi jaunas funkcijas, kuras tādi lietotāji kā mēs var izmantot, lai padarītu mūsu sanāksmes efektīvākas. Tomēr, neskatoties uz tās popularitātes pieaugumu, ne daudzi no mums zina, kā vislabāk izmantot lietotni.

Šajā rakstā aplūkosim dažus padomus un ieteikumus, kā padarīt jūsu Zoom zvanus efektīvākus.

Ja jums ir sapulces, kas notiek ar regulāriem laika intervāliem (katru dienu, nedēļu, mēnesi utt.), ideāls ir atkārtotu sapulču iestatīšana. Izmantojot programmas Zoom periodiskās sapulces, varat izmantot vienu un to pašu sapulces ID un iestatījumus katram notikumam.

Atkārtotu sapulču plānošana var palīdzēt rezervēt vairākas sapulces iepriekš, tādējādi samazinot laiku, kas tiek tērēts, katru reizi izveidojot jaunas sapulces. Tas arī ļauj apmeklētājiem savlaicīgi plānot savus pasākumus, jo viņi var redzēt visas savas gaidāmās sanāksmes, kad viņi savienot savu kalendāru ar Zoom.

Varat ieplānot atkārtotas sanāksmes, noklikšķinot uz Ieplānojiet pasākumu Zoom klientā.

2. Kickstart sanāksmes ar dalībniekiem izslēgtā režīmā

Traucējošās sarunas un fona trokšņi var viegli kavēt jūsu citādi produktīvo sarunu. Kā sapulces vadītājs varat izvēlēties, lai visi, kas pievienojas sarunai, sāktu skaņu. Tas nodrošina klusu telpu, kurā dalībnieki var izvēlēties ieslēgt skaņu tikai tad, kad viņi vēlas runāt.

Varat izvēlēties lūgt visiem dalībniekiem ieslēgt skaņu, kad nepieciešams, vai iestatīt iepriekšējas apstiprināšanas procesu atsevišķu dalībnieku skaņu ieslēgšanai.

Varat to iespējot, dodoties uz Iestatījumi > Skatiet citus iestatījumus > Plānojiet sapulci, pēc tam iespējojot Izslēdziet skaņu visiem dalībniekiem, kad viņi pievienojas sapulcei.

3. Atspējot automātiskos programmatūras atjauninājumus

Zoom bieži atjaunina programmatūru, lai labotu kļūdas un pievienotu jaunas iespējas, kas ir lieliski! Taču gaidīšana, līdz tiks palaists atjauninājumi, kad jums ir jāzvana, var būt ļoti kaitinoši. Lai izvairītos no šīm problēmām, varat vienkārši atspējot automātiskos atjauninājumus.

Kad sapulce ir beigusies, varat pārbaudīt un instalēt visus pieejamos atjauninājumus. Tas samazina zvanu aizkavēšanos, vienlaikus nodrošinot arī visjaunāko lietotņu pieredzi.

Lai atspējotu automātiskos programmatūras atjauninājumus, dodieties uz Iestatījumi > Ģenerālis un noņemiet atzīmi no izvēles rūtiņas Automātiski atjauniniet Zoom darbvirsmas klientu.

4. Kontrolējiet savu telpu, izmantojot uzgaidāmās telpas

Izmantojot tālummaiņas uzgaidāmās telpas funkciju, saimnieks var noteikt, kad viesis pievienojas zvanam. Jums ir iespēja uzņemt dalībniekus pa vienam vai visus uzreiz no uzgaidāmās telpas.

Ja esat iestatījis sapulces uzgaidāmo telpu, dalībnieki redzēs noklusējuma ekrānu, kad viņi pievienosies sarunai. Tālummaiņa arī ļauj pielāgot šo ekrānu. Varat pievienot sava uzņēmuma logotipu, tekstu un ievada video, ko dalībnieki var noskatīties pirms pievienošanās.

Lai iespējotu uzgaidāmās telpas, dodieties uz Iestatījumi > Skatiet citus iestatījumus > Drošība, un iespējojiet pārslēgšanas pogu Uzgaidāmā telpa.

5. Izmantojiet izdalīšanās telpu potenciālu

Tālummaiņas sadalījuma telpu funkcija ir ļoti ieteicama sapulcēm, kurās var būt nepieciešama vairāku mazāku grupu dalība un sadarbība.

Tas var būt ideāli piemērots prāta vētras sesijām vai grupu projektiem. Zoom sapulci var sadalīt pat 50 sadalījuma telpās. Saimnieks var izvēlēties automātiski vai manuāli piešķirt dalībniekus sadalījuma telpām.

Lai iespējotu sadalījuma sesijas, dodieties uz Iestatījumi > Skatiet citus iestatījumus > Sapulcē (papildu), un iespējojiet pārslēgšanas pogu Izlaušanās telpa - istabas.

6. Izraidīt fona troksni

Tiešsaistes sapulces ir ļoti jutīgas pret fona trokšņa radītiem traucējumiem. Satiksmes radītais troksnis ārā, bērnu raudāšana citā istabā vai brīdinājumi no sadzīves tehnikas var viegli samazināt jūsu zvana efektivitāti.

Tālummaiņas trokšņu slāpēšanas funkcijas izmantošana var palīdzēt uzlabojiet Zoom audio kvalitāti samazinot fona troksni. Tālummaiņas trokšņu slāpēšanas funkcija piedāvā dažādus trokšņu slāpēšanas līmeņus, kurus varat izvēlēties atkarībā no lietojuma.

Lai izmantotu Zoom iebūvēto trokšņu slāpēšanu, dodieties uz Iestatījumi > Audio > Fona trokšņu slāpēšanaun atlasiet savai iestatījumam optimālo radio pogu (Auto, Low, Medium, High).

7. Saņemiet parakstus rokas stiepiena attālumā

Sapulču transkripcija kļūst arvien svarīgāka darbavietās, kuras cenšas būt pieejamas un iekļaujošas. Stenogrammas ir lieliski piemērotas arī piezīmju, ziņojumu un citu rakstisku materiālu izveidošanai pēc sanāksmes.

Transkripcijas rīki, piemēram Ūdrs vai iebūvēto transkripcijas funkciju Krisp, izmantojiet AI reāllaika pārrakstīšanai, tādējādi padarot sapulces viegli sekojamas visiem apmeklētājiem. Ottera sapulces palīgs var arī ģenerēt saturu, pamatojoties uz sapulces datiem, un atbildēt uz vaicājumiem tērzēšanā.

Lai iespējotu sadalījuma sesijas, dodieties uz Iestatījumi > Skatiet citus iestatījumus > Sapulcē (papildu), un iespējojiet pārslēgšanas pogu Automatizēti paraksti.

8. Uzlabojiet pieejamību, izmantojot peles izcēlumu

Ja veidojat prezentāciju vai demonstrāciju un vēlaties koplietot savu ekrānu, pārliecinieties, vai peles uzmanības centrā ir ieslēgta opcija. Auditorija varēs labāk koncentrēties uz ekrānā redzamo saturu un sekot jūsu norādījumiem izmantojot tālummaiņas fokusa režīmu.

Kad peles prožektora funkcija ir ieslēgta, krāsains aplis vai prožektors vizuāli iezīmēs kursora pozīciju un kustības. Varat arī izmantot funkciju "Pazūdošā pildspalva", lai atzīmētu un veiktu piezīmes uz tāfeles vai koplietotā ekrāna, neuztraucoties par to, ka izdzēsīsiet vai atsauksiet savus skribeļus.

Kopīgojot ekrānu sapulces laikā, uzmanības centrālais elements ir pieejams tikai rīkjoslā “Anotēt” ​​pēc ekrāna kopīgošanas.

9. Uzlabojiet sapulču pieredzi, izmantojot ieskaujošo skatu

Iespaidīgs skats var palīdzēt padariet savu tālummaiņas pieredzi jautrāku. Šī funkcija nodrošina vairākus virtuālus fonus, piemēram, auditoriju, klasi un kafejnīcu, kur var parādīt visus dalībniekus.

Ja dalībnieks izmanto darbvirsmas klientu, mobilo lietotni vai tālummaiņas telpu, kas neatbalsta Immersive View, viņš redzēs citus dalībniekus noklusējuma galerijas skatā vai skaļruņu skatā.

Iespaidošā skata funkcija ir pieejama, noklikšķinot uz Skatīt sapulces ekrāna augšējā labajā stūrī.

10. Galvenās tikšanās ar īsinājumtaustiņiem

Varat iegūt daudz vairāk no tālummaiņas, ja veltāt laiku, lai uzzinātu un izmantotu dažādus pieejamos īsinājumtaustiņus. Tie ļauj ātri veikt darbības, piemēram, izslēgt vai ieslēgt skaņu, pāriet uz pilnekrāna režīmu, kopīgot ekrānu un veikt citas darbības.

Šeit ir daži ērti saīsnes, ko izmēģināt:

• Alt + V lai sāktu/apturētu video
• Alt + A lai izslēgtu/ieslēgtu sevi
• Alt+F lai ieietu/izietu no pilnekrāna režīma
• Alt+Shift+I lai kopētu sapulces uzaicinājuma saiti

Lai apskatītu visus īsinājumtaustiņi ir pieejami vietnē Zoom, iet uz Iestatījumi > Tastatūras īsinājumtaustiņi.

Palieliniet savu ceļu, izmantojot tiešsaistes zvanus

Ar šādām pārsteidzošām funkcijām Zoom ir ideāls rīks, lai uzturētu savienojumus attālā darba vai mācību vidē. Tas ir lielisks veids, kā uzturēt kontaktus ar cilvēkiem šajā attālinātā darba un sociālās izolācijas laikmetā, neatkarīgi no tā, vai jums ir tikšanās ar kolēģiem, runājat ar radiniekiem vai virtuāla dzimšanas diena ballīte.

Izpētiet iepriekš minētos padomus un funkcijas, lai iegūtu efektīvākus tālummaiņas zvanus, kas pārsteigs gan kolēģus, gan draugus.