Kā novērst papīra jucekli un sakārtot savu dzīvi digitāli

Papīra juceklis var būt kaitinoši atbrīvoties, it īpaši, ja visur ir kaudzes. Neatkarīgi no tā, cik uzmanīgs esat, papīrs sakrājas, un liela papīra daudzuma kārtošana var būt apgrūtinoša.

Tomēr, izmantojot videi draudzīgu pieeju papīra organizēšanai un digitālās sistēmas izmantošanu, jūsu telpa ir bez traucējumiem un ir ērta. Tālāk ir norādītas dažas darbības, kas palīdzēs novērst papīra jucekli un sakārtot savu dzīvi digitāli.

1. Novērtējiet savu pašreizējo situāciju

Telpas pārkārtošana un sakārtošana var būt milzīgs un saspringts process. Sākotnēji var rasties neskaidrības par to, kā un kur sākt uzkopšanas procesu. Taču dažas minūtes, lai novērtētu savu pašreizējo papīra jucekli, pirms ieniršanas pilnīgā digitālā pārveidojumā, ļoti palīdz.

Varat sākt, iedalot savus dokumentus kategorijās pēc to svarīguma. Pēc tam nosakiet, kur jums ir visvairāk papīru, piemēram, biroja atvilktnēs, rakstāmgaldā vai grāmatu plauktos. Nosakiet arī, kādas atmiņas ierīces un resursi būs nepieciešami digitālai organizācijai, piemēram, a

bezmaksas mākoņa krātuves risinājums, attēlu skeneris un mobilās lietojumprogrammas.

Telpas novērtēšana atvieglo pārblīvējumu un ļauj plānot efektīvu digitalizācijas stratēģiju. Jūs pat varat vizualizēt savu digitālo sistēmu un jauno darbvietu, lai motivētu jūs turpmākajiem uzdevumiem.

2. Digitalizējiet esošos dokumentus

Jūs varat meklēt konkrētu dokumentu, bet nevarat to atrast, jo jūsu darba galds ir klāts ar papīru kaudzēm, veciem rēķiniem, kvītis un izdrukātiem e-pastiem. Dokumentu digitalizēšana nozīmē, ka jums vairs nav jāglabā vai jāuzglabā dokumentu un rēķinu kaudzes. Jums nav jāmeklē dokumentu skapji un atvilktnes, lai atrastu konkrētus failus.

Digitalizējiet savus dokumentus, skenējot un saglabājot tos, ļaujot jums izgūt informāciju, kad vien tas ir nepieciešams. Varat izmantot attēlu skeneri vai skenera lietotnes savā iPhone un Android viedtālrunī lai tvertu savus dokumentus. Pēc tam varat saglabāt skenētos attēlus JPG vai PDF formātā. Tas ļaus jums viegli koplietot failus ar citiem, novēršot nepieciešamību apkopot un nosūtīt dokumentus ar kurjeru.

3. Iespējot tiešsaistes norēķinus un izrakstus

Iedomājieties, ka saņemat visus savus rēķinus, kvītis un finanšu pārskatus pa e-pastu. Nevajadzēs rakņāties pa čeku un rēķinu kaudzēm, meklējot konkrētu lapiņu, un jūsu vieta būs bez papīra.

Izmantojot tiešsaistes norēķinus un izrakstus, jūs ievērojami samazinat papīra jucekli ap jums. Tas ļauj praktizēt vides saglabāšanu, samazinot papīra ražošanas ietekmi uz vidi.

Jūs varat saņemt visus savus rēķinus un kvītis tiešsaistē, padarot tos viegli pieejamus, izmantojot mobilo ierīci vai klēpjdatoru. Tiešsaistes norēķini arī palīdz izsekot maksājumu vēsturei un reģistrēt darījumus un izdevumus.

Turklāt daudzas kvīšu pārvaldnieka lietotnes un bezmaksas rēķinu lietotnes piedāvā tādas funkcijas kā izdevumu izsekošana un maksājumu atgādinājumi, kas ļauj jums būt lietas kursā un izvairīties no nokavētiem maksājumiem.

4. Automatizējiet digitālo dokumentu parakstīšanu

Pasaule ir kļuvusi tik digitāla, ka jūs varat viegli manevrēt ar dokumentu parakstīšanas grūtībām ar pildspalvu uz papīra. Ar tiešsaistes dokumentu parakstīšanas lietotnes, varat ietaupīt laiku un novērst papīra jucekli, kas rodas, drukājot un parakstot dokumentu fiziskās kopijas.

Piedāvā arī dažas digitālo dokumentu parakstīšanas platformas datu šifrēšana kā drošības līdzeklis, samazinot dokumentu viltošanas risku.

Digitālās dokumentu parakstīšanas prakse palīdz jums izkopt bezpapīru domāšanas veidu, kur jūs kļūstat uzņēmīgāki pret citām papīra izkliedēšanas metodēm un sava dzīvesveida organizēšanu digitāli.

5. Glabājiet dokumentus mākonī

Mākoņkrātuve ir kļuvusi par vienu no pasaulē inovatīvākajiem sensitīvu datu glabāšanas un saglabāšanas veidiem. Tas ir lielisks veids, kā saglabāt savu kosmosa papīru bez jucekļa un sakārtotības. Jums vairs nebūs jāuzglabā vai jāsaglabā daudzas papīra fiziskas kopijas, tādējādi novēršot nepieciešamību glabāt dokumentus skapjos, sējmašīnās un plauktos.

Failu glabāšana mākonī arī palīdz labāk pārvaldīt un sakārtot dokumentus. Daudzas mākoņu krātuves platformas nodrošina rīkus vienkāršai organizēšanai, nodrošinot vieglu failu izgūšanu. Mākoņu krātuves tehnoloģija piedāvā arī augstas klases drošības pakalpojumus, kas aizsargā jūsu dokumentu, ļaujot droši koplietot failus ar citiem.

Ja fiziskie dokumenti netiek pareizi uzglabāti, tie ir vairāk pakļauti bojājumiem, nozaudēšanai un zādzībai. Tomēr failu glabāšana mākonī nodrošina ilgstošu saglabāšanu, pasargājot dokumentus no bojājumiem un nepareizas izvietošanas.

Turklāt mākoņkrātuve piedāvā pietiekami daudz vietas, lai uzglabātu tik daudz dokumentu, cik vēlaties, un pārsūtītu tos citiem, izmantojot mobilo ierīci vai klēpjdatoru.

6. Iestatiet Printera noklusējuma iestatījumus uz Divpusējs

Divpusējā drukāšana ietver printera pielāgošanu tā, lai tas automātiski drukātu uz abām papīra pusēm. Tas palīdz samazināt papīra jucekli jūsu telpā.

Drukājot mazāk papīra, tiek samazināts skapjos un plauktos fiziski glabājamo dokumentu skaits. Tas arī mudina jūs līdz minimumam samazināt papīra izmantošanu un censties izveidot bez traucējumiem, sakārtotu vidi un dzīvesveidu.

Dupleksā drukāšana ne tikai palīdz uz pusi samazināt papīra jucekli; tas arī ļauj ietaupīt papīra izmaksas un veicina vides saglabāšanu, samazinot papīra ražošanai izmantoto koku skaitu.

7. Noņemiet galda papīra/vēstuļu paplātes

Galda papīra paplātes bieži kļūst par ērtu vietu ienākošo papīru sakraušanai, kas rada papīra jucekli. Jūs varat sākt organizēt savu dzīvi digitāli, likvidējot papīra paplātes. Jā, papīra paliktņu glabāšana var būt vilinoša, it īpaši, ja vēlaties viegli piekļūt saviem failiem.

Tomēr, ja vēlaties brīvu un sakārtotu darbvietu, jums vajadzētu izvēlēties digitālu pieeju papīra organizēšanai. Ja papīra paplātes nav pieejamas, varat ātrāk apstrādāt un pārvaldīt ienākošos dokumentus un uzturēt kārtīgu galdu.

Turklāt, glabājot un pārvaldot dokumentus digitāli, jūs pavadīsit mazāk laika, kārtojot un tīrot galda papīra paplātes. Papīra paplāšu likvidēšana arī palīdz attīstīt domāšanu bez traucējumiem, ietekmējot jūs pieņemt sakārtotāku dzīvesveidu.

Pāreja uz telpu bez papīra

Tas ir normāli, ka papīrs laika gaitā uzkrājas darba laikā. Tomēr digitālās pieejas izmantošana dokumentu kārtošanai un papīra brīvas vietas uzturēšana ir efektīvāks un ilgtspējīgāks veids, kā pārvaldīt savu biznesu un dzīvi.

Jūs atklāsiet, ka papīra digitalizēšana palīdz efektīvi organizēt personīgo un darba dzīvi. Tas arī piešķir prioritāti būtiskiem dokumentiem, padarot tos viegli pieejamus un labāk uzglabājamus.