10 pamatprasmes, kas nepieciešamas, lai pārvaldītu jebkuru PDF failu

PDF ir viens no visplašāk izmantotajiem dokumentu failu formātiem, sākot no CV un oficiālajām veidlapām un beidzot ar e-grāmatām. Tomēr ir svarīgi, lai jums būtu pamatprasmes strādāt ar PDF failiem. Tālāk mēs apskatīsim dažus no galvenajiem.

1. Pārveidojiet tekstu PDF failā

Viena no satraucošākajām lietām, izmantojot PDF failu, ir tā rediģēšana vai atjaunināšana. Tas var notikt, ja cilvēki pārveido Excel, Word vai PowerPoint failu PDF formātā, pirms to nosūta jums.

Pēc noklusējuma jūs nevarat modificēt PDF failus, ja vien oriģinālais fails nav modificējamā formātā un rediģēt to pirms atkārtotas konvertēšanas PDF formātā. Lietas kļūst sarežģītas, ja jums nav oriģinālā faila.

Par laimi, ir daži risinājumi, lai pārvarētu šo nomākto ierobežojumu. Kopš Adobe izveidoja PDF, ir loģiski, ka viņiem ir rīks tā rediģēšanai. Tomēr, lai rediģētu PDF failu, jums būs nepieciešama pilna Adobe Acrobat versija. Ja jums tas ir, varat rediģēt PDF failu, rīkojoties šādi:

1. Palaist Akrobāts un atveriet failu.
2. Noklikšķiniet uz Rediģēt PDF rīku labajā rūtī.
3. Izmantojiet Acrobat rediģēšanas rīkus, lai pievienotu un rediģētu tekstu, tostarp mainītu teksta fontus.
4. Kad tas ir izdarīts, noklikšķiniet Saglabāt.

Ja jums nav piekļuves programmai Adobe Acrobat, varat to izmantot Adobe bezmaksas tiešsaistes PDF redaktors. Ja uzskatāt, ka tā funkcionalitāte ir ierobežota, varat izmēģināt arī citu programmatūru, piemēram PDFelement. Vēl viena alternatīva ir pārveidot PDF failu rediģējamā formātā, piemēram, Word dokumentā. Pēc nepieciešamo labojumu veikšanas pārveidojiet to PDF formātā.

2. Saglabājiet noteiktu lapu

Lielākajā daļā PDF failu ir daudz lappušu. Ja no faila nepieciešamas tikai dažas lappuses, varat tās izvilkt un saglabāt kā jaunu PDF. Ja izmantojat Mac datoru, varat pievienot, noņemt vai izvilkt lapas no PDF faila, izmantojot priekšskatījumu. Lai to izdarītu:

1. Atveriet PDF failu ar priekšskatījumu. Pārliecinieties, vai ir sānjosla. Dariet to, dodoties uz Skatīt > atzīmējiet Vienmēr rādīt sānjoslu.
2. Atlasiet lapas, kuras vēlaties izvilkt. Noklikšķiniet, turot nospiestu taustiņu Control un atlasiet Eksportēt kā kontekstuālajā izvēlnē.
3. Ievadiet faila nosaukumu un vietu, kur to vēlaties saglabāt. Klikšķis Saglabāt.

Ja esat Windows lietotājs:

1. Atveriet failu. Izvēlieties Fails > Drukāt.
2. Izvēlieties lapas, kuras vēlaties saglabāt, ievadot lapas. Ja lapas nav secīgas, atdaliet tās ar komatiem (piem. 2, 5, 7 ).
3. Klikšķis PDF > atlasiet Saglabāt kā PDF no nolaižamās izvēlnes.
4. Izvēlieties Saglabāt.

3. Konvertēt PDF failus

Varat pārvērst PDF failus tādos formātos kā TXT, HTML, DOCX un attēlu failu tipus, piemēram, PNG un JPG. Ir daudz veidu, kā to izdarīt uz darbvirsmas. Piemēram, varat izmantot priekšskatījumu savā Mac datorā, lai pārvērstu PDF failu dažādos attēla failos:

1. Atveriet PDF failu priekšskatījumā.
2. Izvēlieties Fails > Eksportēt. Blakus esošajā nolaižamajā izvēlnē atlasiet vēlamo formātu Formāts. Jūs varat nospiest Opcija lai skatītu citas faila formāta opcijas.

Tā kā sistēmai Windows nav priekšskatījuma līdzinieka, ir jāizmanto risinājums Adobe bezmaksas PDF pārveidotājs vai trešo pušu lietotnēm. Jūs varat arī izmantojiet Google disku, lai pārvērstu PDF failu uz Word.

4. Saglabājiet tīmekļa lapas kā PDF failus

Tīmekļa lapu saglabāšana kā PDF faili ir ērta, ja plānojat, ka jums nebūs interneta savienojuma, taču jums joprojām ir nepieciešama piekļuve noteiktām tīmekļa lapām. Par laimi, lielākā daļa pārlūkprogrammu ļauj saglabāt tīmekļa lapas kā PDF failus.

Ja izmantojat Google Chrome, nospiediet Ctrl+P operētājsistēmā Windows vai Cmd+P operētājsistēmā Mac. Noteikti atlasiet Saglabāt kā PDF kā Galamērķis un nospiediet Saglabāt.

Tikmēr ir vairāki veidi, kā saglabāt tīmekļa lapas kā PDF failus programmā Safari, atkarībā no jūsu vēlmēm. Vienkāršākais veids, kā saglabāt tīmekļa lapu PDF formātā programmā Safari, ir izmantot šādu metodi:

1. Atveriet tīmekļa lapu, kuru vēlaties saglabāt programmā Safari.
2. Noklikšķiniet uz Fails izvēlne.
3. Izvēlieties Eksportēt kā PDF...
4. Dialoglodziņā ievadiet PDF faila nosaukumu un atlasiet tā saglabāšanas vietu.
5. Noklikšķiniet uz Saglabāt pogu.

Varat arī to saglabāt Lasītāja skats lai novērstu nevajadzīgu tīmekļa jucekli vai saglabātu to tieši tā, kā tas izskatās pārlūkprogrammā.

5. Izveidojiet PDF portfeli

Tā kā PDF fails atbalsta plašu failu tipu klāstu, varat izveidot PDF portfeli, lai apvienotu dažādus failu tipus vienā integrētā PDF vienībā. PDF portfelis ļauj failiem saglabāt savu individuālo identitāti, taču tie tiek apkopoti vienā PDF failā.

PDF portfelī varat atvērt, formatēt un rediģēt katru komponenta failu neatkarīgi no citiem portfeļa failiem. Rediģējot failu, kas nav PDF fails, fails, piemēram, izklājlapa, tiek atvērts sākotnējā lietojumprogrammā no jūsu PDF portfeļa. Pēc tam tas saglabā visas izmaiņas, kuras tajā veicat savā portfelī.

Brīdinājums ir tāds, ka to var izdarīt tikai programmā Adobe Acrobat. Citi līdzīgi rīki ietver Nitro PDF redaktors un PDFelement. Ja jūsu darbvirsmā ir Adobe Acrobat, veiciet tālāk norādītās darbības, kā izveidot PDF portfeli.

1. Atvērt Akrobāts > Fails > Izveidot.
2. Izvēlieties PDF portfelis.
3. Velciet failus dialoglodziņā vai noklikšķiniet uz Pievieno failus un izvēlieties kādu no pieejamajām opcijām.
4. Klikšķis Izveidot.
5. Pārkārtojiet un noņemiet failus, pārvietojot failu sīktēlus kreisajā rūtī.

6. Apvienojiet PDF failus

Ja jums nav problēmu konvertēt visus failus PDF formātā, varat izmantot programmu Adobe Acrobat Apvienojiet failus rīks. Tas pārvērš visus pārējos failu tipus PDF formātā un apvieno tos. Ir risinājumi, ja jums nav Adobe Acrobat. Varat apvienot attēlus un PDF failus savā Mac datorā vienā PDF failā.

Lai to izdarītu, atlasiet vienumus, veiciet dubultklikšķi, lai skatītu konteksta izvēlni, un atlasiet Ātrās darbības > Izveidot PDF. Tomēr tas nedarbojas, ja pievienojat Word dokumentus un izklājlapas. Ja plānojat pievienot šos failu tipus, pirms apvienošanas tie vispirms ir jāpārveido PDF formātā.

Varat arī izmantot Adobe bezmaksas PDF apvienošanas rīks.

7. Pagriezt un apgriezt PDF lapas

Dažreiz konkrēts skats (portrets vai ainava) ir labāk piemērots PDF dokumenta tekstam. Vienkāršs veids, kā mainīt teksta skatu, ir pagriezt lapu vai visu dokumentu. Par laimi, lielākajai daļai PDF lasītāju ir šī funkcija. Vienkārši atveriet dokumentu ar lasītāju un meklējiet Pagriezt opciju.

Ja izmantojat Adobe Acrobat, varat nospiest Shift + Ctrl + plus (+) lai pagrieztu pulksteņrādītāja virzienā un Shift + Ctrl + mīnuss (-) lai pagrieztu pretēji pulksteņrādītāja virzienam. Alternatīvi, varat mēģināt Adobe bezmaksas PDF rotācijas rīks.

Operētājsistēmā Mac varat izmantot priekšskatījumu, lai pagrieztu PDF faila lapas. Atveriet PDF failu priekšskatījumā, sānjoslā atlasiet noteiktas vai visas lapas un pēc tam noklikšķiniet uz Pagriezt rīku rīkjoslā.

8. Rediģēt konfidenciālo informāciju

Viena kļūda, ko pieļauj daudzi cilvēki, mēģinot aizsargāt sensitīvu informāciju dokumentu daļās (piemēram, licencē numurus un kontaktinformāciju), izmantojot iezīmēšanas rīku un uzzīmējot melnu taisnstūri ar cietu aizpildījumu viņiem.

Labākais veids, kā aptvert šo informāciju, ir rediģēšanas rīks, kas ir pieejams lielākajā daļā PDF programmatūras. Tā vietā, lai aizsegtu tekstu vai attēlus, tie aizvieto atlasītos apgabalus pa pikseļiem, izmantojot rediģēšanas aizpildījumu.

9. Aizsargājiet PDF failus ar paroli

PDF faili padara kopīgošanu daudz vienkāršāku, taču jūs riskējat, ka tie var nonākt nepareizās rokās. PDF failu aizsardzība ar paroli šifrē jūsu dokumenta saturu, un adresātiem pirms piekļuves ir jāievada parole.

Tāpat kā lielākā daļa iepriekš minēto funkciju, lielākā daļa PDF lasītāju ļauj dokumentam pievienot paroli. Ja jums nav PDF lasītāja, varat to izmantot Adobe bezmaksas PDF paroles aizsardzības rīks vai izveidot ar paroli aizsargātu PDF failu programmā Word.

10. Pievienojiet ūdenszīmes

Ūdenszīmju pievienošana PDF failiem ir vienkāršākais veids, kā aizsargāt savu intelektuālo īpašumu. Tas arī informē cilvēkus par to, vai dokuments ir oriģināls vai kopija. To pievienošana var darboties arī kā “zīmogi” un uzlabot zīmola atpazīstamību.

Lielākajai daļai PDF lasītāju ir jāiemaksā nauda par šo funkciju. Par laimi, ir bezmaksas veidi, kā tiešsaistē pievienot ūdenszīmi PDF failiem.

Apgūstiet savus PDF failus

Izmantojot pareizos rīkus un paņēmienus, sākot no rediģēšanas līdz aizsardzībai, varat bez piepūles pārvietoties un optimizēt PDF dokumentus. Šo prasmju izmantošana var palīdzēt uzlabot jūsu efektivitāti un produktivitāti, kad runa ir par digitālo dokumentu pārvaldību.