Vai vēlaties paveikt vairāk ar saviem projektiem? Uzziniet, kā izmantot Airtable efektīvai projektu vadībai.
Vai jums ir piemērots rīks projektu vadībai? Lielu projektu vadīšana prasa daudz pūļu, lai nodrošinātu, ka informācija vienmēr ir aktuāla un visi atrodas vienā lapā. Ja vēlaties efektīvi pārvaldīt un pārraudzīt savu projektu, Airtable ir lieliska platforma, ko apsvērt.
Airtable ir īpaši bagāta ar funkcijām un lietotājam draudzīga platforma, kas apvieno projektu pārvaldības rīku sarežģītību ar izklājlapu vienkāršību. Lūk, kā jūs varat sākt izmantot Airtable efektīvai projektu vadībai.
1. darbība: bāzes iestatīšana
Programmā Airtable varat būt atsevišķas darba vietas dažādiem projektiem un vairākas datu bāzes katrā darbvietā. Airtable datu bāzes sauc par bāzēm. Darbvietas bāzes var būt saistītas arī viena ar otru, lai vienkāršotu datus katrā bāzē.
Lūk, kā iestatīt savu Airtable bāzi:
- Vienreiz tu piesakieties savā Airtable kontā, varat sākt no noklusējuma darbvietas vai izveidot jaunu darbvietu, ko var koplietot ar saviem kolēģiem. Lai izveidotu jaunu darbvietu, vienkārši noklikšķiniet uz Izveidojiet darbvietu un nosauciet savu darbvietu.
- Dodieties uz vēlamo darbvietu un noklikšķiniet uz Izveidojiet bāzi lai iestatītu savu jauno datu bāzi.
- Noklikšķiniet uz bāzes nosaukuma (kas pēc noklusējuma ir “Bāze bez nosaukuma”), lai to pārdēvētu. Šeit varat arī pielāgot lapas izskatu.
- Tagad varat importēt esošos datus savā tabulā, izmantot Airtable veidni vai izveidot tabulu no jauna.
- Pēc noklusējuma Airtable jau pievieno dažus laukus, lai jūs varētu sākt darbu. Lai rediģētu šos laukus, vienkārši veiciet dubultklikšķi uz lauka nosaukuma. Tas ļauj mainīt lauka nosaukumu un lauka veidu.
- Lai pievienotu citus laukus, noklikšķiniet uz + tabulas galvenē. Izvēlieties vajadzīgo lauka veidu, ievadiet lauka nosaukumu, iestatiet konfigurāciju un noklikšķiniet uz Izveidot lauku.
- Kad esat pievienojis visus nepieciešamos laukus, jūsu datu bāze ir gatava! Varat arī vilkt un nomest kolonnas, pamatojoties uz to, kā vēlaties tās sakārtot.
Ja Airtable izmantojat pirmo reizi, rīks sniedz jums lielisku norādījumu, lai palīdzētu iestatīt pirmo bāzi.
2. darbība. Skatu izveide un pielāgošana
Airtable ir patiesi mainījis datu apskates vienkāršību. Skatīšanas konfigurācijas, piemēram, režģis, kalendārs, galerija, veidlapa, kanban utt., piedāvā unikālus līdzekļus mijiedarbībai ar datiem. Airtable ļauj izveidot līdz 1000 skatiem katrā tabulā.
Lūk, kā iestatīt Airtable skatu:
- Pēc noklusējuma Airtable jūsu tabulai izveido režģa skatu. Varat arī izveidot papildu režģa skatus vai citus skatus ar dažādām konfigurācijām.
- Saskaņā Izveidot... izvēlnē noklikšķiniet uz vajadzīgā skata veida, lai izveidotu jaunu skatu.
- Jaunizveidotajā skatā varat pielāgot laukus, kurus vēlaties skatīt, filtrēt ierakstus, pamatojoties uz dažiem kritērijiem, kā arī kārtot ierakstus atbilstoši savām vajadzībām.
3. darbība. Līdzstrādnieku pievienošana un pārvaldība
Vietnē Airtable varat pievienot komandas locekļus/līdzstrādniekus visai darbvietai, kā arī atsevišķām bāzēm. Tas palīdz nodrošināt, ka visi, kas strādā pie projekta, atrodas vienā lapā, skaidri pārskatot kopīgoto informāciju, uzdevumus, laika grafikus utt.
Lūk, kā pievienot līdzstrādniekus savai Airtable darbvietai.
- Dodieties uz savu Airtable sākumlapu un atlasiet darbvietu.
- Klikšķiniet uz Dalīties un pievienojiet savus līdzstrādniekus pa e-pastu.
- Jūsu līdzstrādnieki saņems e-pasta uzaicinājumu pievienoties jūsu darbvietai. Kad viņi pieņems uzaicinājumu, viņi varēs piekļūt visām koplietojamās darbvietas bāzēm.
Lūk, kā pievienot līdzstrādniekus savai Airtable bāzei.
- Dodieties uz savu Airtable bāzi.
- Klikšķiniet uz Dalīties un pievienojiet savus līdzstrādniekus pa e-pastu.
- Jūsu līdzstrādnieki saņem e-pasta uzaicinājumu pievienoties jūsu bāzei. Kad viņi pieņems uzaicinājumu, viņi varēs piekļūt tikai koplietotās bāzes datiem.
Kad jūsu līdzstrādnieki ir pievienojušies, varat noklikšķināt uz Dalīties vēlreiz, lai skatītu līdzstrādnieku sarakstu, kā arī rediģētu piekļuves atļaujas.
Bāzes ietvaros varat izmantot lauka tipu “Lietotājs”, lai pievienotu savus līdzstrādniekus atsevišķiem ierakstiem. Tam ir arī paziņojumu funkcija, kas informē līdzstrādnieku ar e-pasta ziņojumu ikreiz, kad tas ir piešķirts ierakstam.
Citas noderīgas Airtable funkcijas
Ar iepriekš minētajām darbībām vajadzētu būt pietiekamām, lai sāktu darbu ar projektu pārvaldību un sadarbību, izmantojot Airtable. Ja vēlaties uzlabot savu Airtable spēli, varat arī pārbaudīt šādas funkcijas, kas noteikti uzlabos jūsu projektu pārvaldības pieredzi:
1. Saskarnes
Izmantojot Airtable interfeisa noformētāju, jūs varat izveidot īpaši pielāgotu pieredzi jums un jūsu komandas locekļiem. Šis rīks ļauj elastīgi vizualizēt un rediģēt ierakstus pielāgotos veidos, neapdraudot pamata skatu integritāti.
Varat to izmantot, lai izveidotu unikāli projektu informācijas paneļi kas parāda tieši to, ko vēlaties redzēt, tādā veidā, kā vēlaties to redzēt.
2. Automatizācijas
Airtable Automations palīdz automatizēt atkārtotus uzdevumus, piemēram, e-pasta ziņojumu sūtīšanu, ierakstu atjaunināšanu utt. Izmantojot šo funkcionalitāti, varat arī integrēt savu bāzi ar ārējām lietotnēm, piemēram, Outlook un Google izklājlapām, lai automātiski veiktu noteiktus uzdevumus.
Airtable ir arī iespēja izveidot saistītās bāzes, t.i., bāzes, kas darbojas kopā, saistot līdzīgus laukus dažādās tabulās. Tas palīdz nodrošināt, ka jūsu dati vienmēr tiek atjaunināti dažādās tabulās, tādējādi uzlabojot skaidrību un pārskatāmību.
4. Tikai lasāma koplietošana
Airtable tikai lasīšanas koplietošanas iespēja ļauj koplietot datus no atlasītajiem skatiem ar ārējiem lietotājiem. Šie lietotāji nav jāpievieno kā līdzstrādnieki jūsu bāzei, un viņi varēs redzēt tikai ierakstus, pamatojoties uz to, kā esat konfigurējis koplietoto skatu.
5. Formulas funkcija
Līdzīgi izklājlapu programmatūrai, piemēram, Microsoft Excel un Google Sheets, Airtable ir arī iespēja ģenerēt aprēķinātos datus. Varat izveidot lauku ar tipu "Formula" un iestatiet vēlamo formulu un formatēšanas kārtulas, lai veiktu jebko, sākot no vienkāršas aritmētikas līdz sarežģītai datu analīzei.
Paaugstiniet savu projektu vadību, izmantojot Airtable
Ātrā vidē ir ļoti svarīgi, lai jūsu projektā būtu skaidrība jebkurā brīdī. Tāpēc jums ir nepieciešams pareizais rīks, lai vienkāršotu lietas visiem iesaistītajiem, un Airtable noteikti atbilst rēķinam.
Airtable lietotājam draudzīgais, krāsainais interfeiss ļauj viegli izveidot projektu datubāzi dažu minūšu laikā. Tādas platformas kā Airtable ir obligātas produktīvai, sadarbībai un efektīvai darbvietai.