Kā reāllaikā sadarboties ar Word dokumentu

Darbs ar citiem cilvēkiem pie Word dokumenta var būt īsts izaicinājums. Pat pieredzējušiem Microsoft 365 lietotājiem var būt grūti rediģēt un pārskatīt koplietotos dokumentus.

Tomēr jūs varat viegli sadarboties reāllaikā Word dokumentā, vienlaikus sekojot līdzi visām izmaiņām un apstiprinot vai noraidot tās. Mēs apskatīsim nepieciešamos rīkus un to, kā jūs varat tos izmantot visefektīvākajai sadarbībai.

Kas jums ir nepieciešams, lai sadarbotos Word dokumentā?

Ja vēlaties reāllaikā sadarboties ar Word dokumentu, tas ir jāsaglabā savā OneDrive kontā. Lai to izdarītu, atveriet dokumentu, dodieties uz Fails > Saglabāt kā, un saglabājiet to pakalpojumā OneDrive.

Turklāt mēs iesakām izmantot jaunāku Microsoft 365 versiju un aktīvu abonementu. Saskaņā ar Microsoft, jūs joprojām varat rediģēt dokumentu vienlaikus ar citiem cilvēkiem, taču jums nebūs reāllaika sadarbības funkcijas.

Lai redzētu citu personu izmaiņas, jums periodiski jāatsvaidzina dokuments. Ja jūsu abonementam ir beidzies derīguma termiņš, ir daži veidi, kā to izdarīt

saņemiet atlaidi jaunam Microsoft 365 abonementam.

Kā koplietot Word dokumentu

Tagad, kad zināt, kas jums nepieciešams, lai strādātu ar citiem cilvēkiem tajā pašā Word dokumentā, apskatīsim, kā varat to kopīgot. Pirmā iespēja ir to kopīgot programmā Word. Atveriet Fails izvēlni un atlasiet Dalīties.

Jūs ievērosiet, ka ir divas dažādas iespējas:

• Kopīgojiet ar e-pastu. Jums ir jāievada to personu e-pasta adreses, ar kurām vēlaties koplietot dokumentu.
• Kopīgot ar saiti. Tādā veidā visi, kam ir saite, var piekļūt dokumentam. Ja dokuments ir jākopīgo ar daudziem cilvēkiem, šī opcija var būt efektīvāka. Tomēr, ja strādājat pie kaut kā konfidenciāla, iespējams, labāk būtu manuāli pievienot katru līdzautoru.

Neatkarīgi no tā, kuru metodi izmantojat, veltiet laiku un iestatiet pareizās atļaujas. Noklikšķiniet uz Rediģēt ikonu un izvēlieties, vai personas, ar kurām kopīgojat dokumentu, var to tikai skatīt vai rediģēt.

Pēc tam noklikšķiniet uz Koplietošanas iestatījumi opciju. Tur varat iestatīt dokumenta derīguma termiņu un pat iestatīt paroli, lai informācija būtu drošībā. Kad esat apmierināts ar koplietošanas iestatījumiem, noklikšķiniet uz Pieteikties.

Varat arī kopīgot Word dokumentu, izmantojot OneDrive, ar peles labo pogu noklikšķinot uz faila un atlasot OneDrive > Kopīgot. Pēc tam jums būs jāiestata koplietošanas iestatījumi, kā parādīts iepriekš.

Kā izsekot un pārskatīt izmaiņas programmā Microsoft Word

Atkarībā no iestatītās atļaujas personas, ar kurām esat kopīgojis dokumentu, var rediģēt dokumentu. Lai sekotu līdzi visu veiktajām izmaiņām, jums jāieslēdz Izsekot izmaiņām funkciju.

Lai to izdarītu, atveriet Pārskats cilni un dodieties uz Izsekošana izvēlne. Tur atveriet Izsekot izmaiņām izvēlni un atlasiet Ikvienam. Kad funkcija ir iespējota, Word pasvītros pievienoto tekstu, bet noņemtais teksts tiks atzīmēts ar pārsvītrojumu.

Tagad, ja vēlaties neļaut kādam citam nejauši izslēgt šo funkciju, noklikšķiniet uz Bloķēšanas izsekošana opciju un iestatiet paroli. Tādā veidā jūs varat pārliecināties, ka nepalaidīsit garām nekādas dokumentā veiktās izmaiņas.

Atlasiet Kā mainās Microsoft Word displejs

Lai nodrošinātu lielāku efektivitāti, programma Word ļauj atlasīt, kā tai vajadzētu parādīt dokumentā veiktās izmaiņas. Iekš Pārskats cilnē atveriet nolaižamo izvēlni blakus Displejs pārskatīšanai ikonu. Tur izvēlieties vienu no tālāk norādītajām opcijām.

• Oriģināls. Parāda oriģinālo dokumentu. Tomēr netiks noņemti citi komentāri vai izmaiņas.
• Nav marķējuma. Noņem marķējumu un parādīs dokumentu ar izmaiņām, kuras jau esat apstiprinājis.
• Visi uzcenojumi. Rāda visas izmaiņas, izmantojot atšķirīgu krāsu katram līdzstrādniekam.
• Vienkārša iezīmēšana. Atzīmē izmaiņas ar sarkanu līniju.

Kā pieņemt vai noraidīt izmaiņas programmā Microsoft Word

Lai pieņemtu vai noraidītu izmaiņas, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz izsekotajām izmaiņām un atlasiet kādu no tām Pieņemt ievietošanu vai Noraidīt ievietošanu, atkarībā no tā, vai kāds ir pievienojis vai dzēsis tekstu. Ja kāds cits ir izdzēsis kādu dokumenta daļu, jūs redzēsit Pieņemt dzēšanu un Noraidīt dzēšanu iespējas.

Lai gan process ir vienkāršs, jūs varat palaist garām dažas izmaiņas, ja pie viena dokumenta strādā daudz līdzstrādnieku. Ja vēlaties pārliecināties, ka jums nekas netrūkst, izmantojiet Izmaiņas sadaļu, nevis manuāli caurskatot dokumentu. Tur izmantojiet Iepriekšējais un Nākamais pogas, lai pārvietotos pa izmaiņām.

Ir vairāki veidi, kā pārvaldīt izsekotās izmaiņas. Piemēram, varat noklikšķināt Pieņemt > Pieņemt un pāriet uz nākamo. Ja esat jau apspriedis labojumus ar kolēģiem, varat izmantot Pieņemiet visas izmaiņas opciju.

Tāpat jūs varat noraidīt izmaiņas, noklikšķinot uz Noraidīt pogu vai Noraidīt > Noraidīt un pāriet uz nākamo. Lai dzēstu visas izmaiņas, atveriet cilni Pārskatīšana, noklikšķiniet uz tālāk esošās bultiņas Noraidītun atlasiet Noraidīt visas izmaiņas. Tas var būt patiešām noderīgi, ja kāds importēja lielu datu apjomu programmā Word iepriekš nekonsultējoties ar jums.

Izmantojiet pārskatīšanas rūti, lai izsekotu izmaiņām programmā Microsoft Word

Vēl viens efektīvs veids, kā sekot līdzi jebkādām izmaiņām, ir izmantot pārskatīšanas rūti. Šis rīks parādīs jūsu dokumentā redzamo izsekoto izmaiņu un komentāru skaitu.

Lai tai piekļūtu, dodieties uz Pārskatīšana > Izsekošana un noklikšķiniet uz Pārskatīšanas rūts. Pēc tam atlasiet vienu no Vertikālās rūts pārskatīšana vai Pane Horizontal pārskatīšana iespējas.

Kā izsekot konkrētu cilvēku veiktajām izmaiņām programmā Microsoft Word

Varētu būt efektīvāk sakārtot izmaiņas pēc autora. Lai to izdarītu programmā Microsoft Word, dodieties uz Pārskatīšana > Izsekošana un pagarināt Rādīt marķējumu izvēlne. Tur, atlasiet Konkrēti cilvēki un noņemiet atzīmi no visām izvēles rūtiņām, izņemot tās, kas atbilst autoriem, kuru izmaiņas vēlaties pārskatīt.

Kā pārtraukt dokumenta koplietošanu vai mainīt atļaujas programmā Microsoft Word

Ja vēlaties pārtraukt dokumenta kopīgošanu ar konkrētiem līdzstrādniekiem, atveriet dokumentu un dodieties uz Dalīties izvēlne. Tur, atlasiet Pārvaldīt piekļuvi.

Lai noņemtu piekļuvi kādam no līdzautoriem, atlasiet viņa lietotājvārdu. Pēc tam noklikšķiniet uz Tieša piekļuve un atveriet nolaižamo izvēlni. Izvēlieties Noņemt piekļuvi un apstipriniet darbību. Varat arī izmantot to pašu izvēlni, lai mainītu veidu, kā viņi var piekļūt koplietotajam dokumentam.

Ērti sadarbojieties programmā Microsoft Word

Izmantojot Microsoft Word sadarbības rīkus, varat ietaupīt daudz laika, jo jums nav jāsūta e-pasts komandas locekļiem par dokumentā veiktajām izmaiņām. Papildus sadarbības iespējām programmā Microsoft Word ir daudz funkciju un rīku, tāpēc projektu pabeigšanai nav nepieciešama cita tekstapstrādes programma. Piemēram, jūs varat pārvērst tabulas grafikos vai tulkot valodas, atrodoties ceļā.