9 neprofesionālas kļūdas, uzņemot videozvanus darbam

Daudzi speciālisti joprojām nenovērtē virtuālās tikšanās. Viņi gandrīz nemaz negatavojas, jo šie zvani notiek, izmantojot videokonferenču platformas, turklāt viņi var izslēgt kameru un mikrofonu.

Lai gan virtuālās tikšanās ir ērtākas nekā klātienes, tās nav mazāk svarīgas. Slikta sagatavošanās var izraisīt aizkavēšanos, kavēt sadarbību vai sajaukt ziņojumus. Lai nodrošinātu profesionālas, efektīvas virtuālās tikšanās, ievērojiet šos padomus, uzņemot un apmeklējot darba videozvanus.

1. Skats uz drošības pasākumiem

Privātuma pasākumu neievērošana pirms ar darbu saistītu videozvanu veikšanas ir neprofesionāla un nedroša. Jūs pakļausiet savām sanāksmēm ielaušanās uzbrukumu riskam, ja trešās puses nolaupa nejaušus videokonferenču zvanus, piemēram, tālummaiņas bombardēšanu. Ņemiet vērā, ka iebrucējiem ir dažādi motīvi. Daži ir tikai interneta troļļi, kas vēlas kaitināt cilvēkus, bet citi ir prasmīgi kibernoziedznieki, kas veic datu zādzību.

Labākā pieeja ir nodrošināt sanāksmes, izmantojot:

• Paroļu iestatīšana: Katrai sapulcei iestatiet unikālu paroli — noteikti nosūtiet to dalībniekiem privāti.
• Uzgaidāmo telpu iespējošana: Viņi ļaus jums pārbaudīt un apstiprināt dalībniekus pirms pievienošanās.
• Dalībnieku ierobežojums: Ir vieglāk pārvaldīt virtuālās sapulces ar ierobežotu dalībnieku skaitu.

Ir vērts izlasīt veidus, kā saglabājiet savu privātumu neskartu, izmantojot videokonferenču platformas.

2. Atstājiet mikrofonu ieslēgtu visu sanāksmju laikā

Neatstājiet ieslēgtu mikrofonu video sapulču laikā. Tas uztvers nejaušus trokšņus no tuvumā esošiem cilvēkiem, jūsu mājdzīvniekiem un darba ierīcēm, kas dalībniekiem varētu novērst uzmanību. Sliktākos gadījumos skaņa no jūsu gala var apslāpēt citu balsis.

Lai nodrošinātu skaņas un balss skaidrību, saprātīgi izmantojiet izslēgšanas funkciju. Ieslēdziet mikrofonu, kad runājat, izslēdziet skaņu, kad klausāties, un noklikšķiniet uz ekrāna emocijzīmēm, ja jums jāpārtrauc skaļruņi.

Jāatzīst, ka mikrofona ieslēgšana un izslēgšana garu sapulču laikā var kļūt kaitinoša. Taču tas ir vienkāršs, bet efektīvs veids, kā sarunu laikā izrādīt cieņu pret citu ieguldījumu un uzmanību.

3. Sliktu videozvana fonu iestatīšana

Darbiniekiem ir jāatrod glīts, profesionāls fons virtuālajām sapulcēm — tas uzlabos iespaidu, ko atstājat uz citiem. Viņi jūs redzēs kā organizētu cilvēku, kurš vienmēr ir lietas kursā. Alternatīvi, nekārtīga, netīra vide liek jums sastapties ar cilvēku, kurš gandrīz neapmeklē tiešsaistes sapulces vai sadarbību.

Protams, tas nenozīmē, ka jums vajadzētu izveidot bibliotēkas plauktus savā mājas birojā. Vienkārša, tīra siena ar minimāliem šķēršļiem izskatās vienkārša un minimālistiska, turklāt tajā nav ietverti traucējoši elementi.

Bet, ja strādājat ar ierobežotu vietu, rediģējiet fonu. Pieņemsim, ka jūs bieži izmantojat tālummaiņu. Varat ritināt Zoom virtuālos fonus vai aizmiglot apkārtni tieši pirms Zoom zvana sākuma. Iespējams, vēlēsities arī mācīties kā izveidot savu tālummaiņas fonu.

4. Privātās tērzēšanas funkciju izmantošana personiskām sarunām

Izvairieties no privātās tērzēšanas funkcijas izmantošanas videokonferenču lietotnēs personiskām sarunām, īpaši, ja kopīgojat ar darbu nesaistītus jautājumus. Pastāv iespēja, ka jūsu vadītāji var redzēt šos ziņojumus. Lai gan saimnieki nevar redzēt privātās tērzēšanas sarunas reāllaikā, dažas lietotnes tās parāda pēczvana sapulces ierakstos. Var droši pieņemt, ka darba devējiem ir pilnīga kontrole pār uzņēmuma nodrošinātajiem kontiem.

Taču pat tad, ja jūsu vadītāji manuāli nepārskata privātās sarunas, nievājošu komentāru sniegšana darba sarunu laikā nav piemērota. Jūs varat saņemt sodu, ja kāds redzēs jūsu ziņojumus. Koncentrējieties uz cieņpilnas, produktīvas atmosfēras uzturēšanu — saglabājiet ķildas par atbilstošiem kanāliem.

5. Tiešsaistes sapulču apmeklēšana nepareizos iestatījumos

Kamēr attālinātie un hibrīdie darba modeļi piedāvā elastību, jums joprojām vajadzētu apmeklēt virtuālās sapulces atbilstošos iestatījumos. Pārtrauciet piedalīties darba sarunās, vadot automašīnu, ceļojot vai ēdot. Ja jūsu uzmanība ir sadalīta, jūs vienkārši novērsīsit citu uzmanību.

Labākā pieeja ir paziņot par savu situāciju. Vai nu pārplānojiet sanāksmes uz nākamo pieejamību, vai arī pilnībā atsakieties no dalības — abi ir piemērotāki nekā pievienoties tām, lai izliktos apmeklētība. Ja jums nav piemērotu iestatījumu, lai veiktu zvanus mājās, varat arī apsvērt iespēju pievienoties kopstrādes telpai. Ja jūs to darāt, pārliecinieties, ka jūs pirms kopstrādes telpas izvēles apsveriet dažādus faktorus.

Pirms došanās atvaļinājumā uzrakstiet profesionālu, pielāgotu OOO e-pastu. Pārliecinieties, ka jūsu kolēģi zina, ar ko sazināties, ja ir steidzami pieprasījumi un ziņojumi, pretējā gadījumā viņi pārtrauks jūsu pārtraukumu.

6. Pievienošanās tiešsaistes sapulcēm vēlu

Punktualitāte ir svarīga gan klātienes, gan virtuālās sanāksmēs. Ir neapdomīgi saņemt zvanus pārāk vēlu un izraisīt kavēšanos. Jūs tērēsit visu laiku, gaidot jūs.

Turklāt lielākā daļa videokonferenču lietotņu parāda brīdinājumus, kad lietotāji ienāk telpā vai iziet no tās, kas citiem varētu šķist kaitinoši. Kā piemēru ņemiet tālummaiņu. Tas rada skaļas burbuļu skaņas ikreiz, kad kāds pievienojas sarunai — jūs nevarat vienkārši iekļūt sapulcēs nepamanīts. Jūs pat varētu pārtraukt galvenā runātāja domu gājienu.

Lai izvairītos no šīs aizkaves, ieplānojiet atgādinājumus kalendāra lietotnēs. Iestatiet, lai signāli atskanētu piecas minūtes pirms tikšanās, un pēc tam sinhronizējiet tos visās savās darba un personīgajās ierīcēs.

7. Nevar sagatavot ierīci ekrāna koplietošanai

Ja darba zvanam izmantosit ekrāna koplietošanas funkciju, iepriekš sagatavojiet savu ierīci/-es. Ideālā gadījumā jums vajadzētu notīrīt visas mapes, kurās virzīsies. Paslēpiet konfidenciālos failus, personiskos failus un nepiemērotu saturu, kā arī citus ar darbu nesaistītus vienumus, lai nodrošinātu nevainojamu prezentāciju. Nekas nav mulsinošāks par to, ka jūsu kolēģi redz kaut ko privātu.

Profesionāļiem, kuri bieži uzstājas ar prezentācijām, jālūdz norādītas darba ierīces; pretējā gadījumā jūs tērēsit laiku failu dzēšanai un atjaunošanai.

8. Neliekot nekādas domas par savu izskatu

Pārtrauciet pieņemt, ka virtuālās sapulces nav obligātas ar kameru. Jūsu biznesa partneri vai uzraugi laiku pa laikam var lūgt ieslēgt kameru — jums ir jārūpējas par savu izskatu. Nomazgājiet seju, izķemmējiet matus un uzvelciet darbam piemērotu topiņu. Tāpat novietojiet kameru tuvu gaismas avotam, lai jūsu seja būtu skaidra un redzama.

9. Nevērīgi iesaistoties ikdienišķās sarunās

Parasti darbinieki iesaistās nelielās sarunās, gaidot, kad citi dalībnieki pievienosies darba zvaniem. Patīkamie darbi pārtrauc neveiklo klusumu pirms tikšanās sākuma. Lai gan varat nedaudz aktualizēt ar darbu nesaistītas tēmas, lūdzu, aprobežojieties ar darbam atbilstošiem komentāriem. Neesiet pārāk satraukti tikai tāpēc, ka zvana arī jūsu draugi. Iedomājieties, cik neērti būtu, ja pēkšņi pievienotos jūsu biznesa partneri, klienti, kolēģi un vadītāji.

Ja rīkojat zvanu, iespējojiet gaidīšanas telpu, lai varētu pārbaudīt dalībniekus un brīdināt citus lietotājus. Pārliecinieties, ka visi ir savaldījušies, pirms ielaist cilvēkus ar autoritāti. Tikmēr apmeklētājiem jāpievērš uzmanība jaunu dalībnieku skaņas paziņojumiem.

Saimnieka darba zvani kā biznesa profesionālis

Tā kā arvien vairāk uzņēmumu pieņems hibrīdo un attālo darbu, virtuālās tikšanās pakāpeniski kļūs par normu. Jums vajadzētu pārtraukt izturēties pret viņiem mazāk nekā pret personīgām tikšanās reizēm. Šķietami nelielas kļūdas, piemēram, kameras izslēgšana, nekopta izskats un netīra fona izmantošana, ir neprofesionālas. Jūsu nesagatavošanās trūkums galu galā var aizskart kolēģus.

Pirms sākat videozvanus, izveidojiet vienkāršu rutīnu. Izveidojiet ieradumu pārģērbties darba apģērbā, pārbaudīt savas ierīces un izveidot pienācīgu fonu.