Kā izmantot Airtable automatizāciju ērtai projektu vadībai

Ja jūs pastāvīgi meklējat efektīvu projektu pārvaldības rīku, meklējiet tikai Airtable. Platforma piedāvā daudz funkciju izcilai datu vizualizācijai un vienkāršotai rediģēšanai. Papildus tiem Airtable var arī automatizēt uzdevumus, samazinot laiku un pūles, ko tērējat datu pārvaldībai.

Airtable automatizācija ir lieliska, lai veiktu atkārtotus uzdevumus, piemēram, datu ievadi un e-pasta atjauninājumus. Apskatīsim visus automatizācijas veidus, ko varat sasniegt, izmantojot Airtable bezmaksas versiju.

Kas ir airtable automatizācijas?

Airtable automatizācijas ir iepriekš noteiktas secības vai darbplūsmas, kas var ievērojami palielināt jūsu produktivitāti atkārtotu uzdevumu automatizācija. Tie samazina manuālo procesu kļūdu līmeni, vienlaikus ietaupot laiku un pūles, veicot atkārtotus uzdevumus.

Airtable automatizācijā ir trīs galvenie elementi:

• Aktivizētājs: Tas definē notikumu, kas uzsāk automatizācijas secību.
instagram viewer
• Trigera konfigurācija: Šis ir stāvoklis, kad tiek palaists sprūda. Šeit jums jādefinē tabulas informācija un lauka līmeņa nosacījumi, kuriem ierakstam jāatbilst, lai aktivizētu notikumu.
• Darbības: Tas nosaka darbību vai darbību secību, kas jāizpilda, kad tiek aktivizēta automatizācija.

Kad Airtable automatizācija ir ieslēgta, tā meklē notikumus jūsu bāzē, kas atbilst sprūda konfigurācijai. Automatizācija tiek aktivizēta tikai tad, ja ir izpildīti visi trigera nosacījumi.

Kā izveidot automatizāciju vietnē Airtable

Lai izveidotu automatizāciju, jums ir jākonfigurē trigeris un darbību kopa, kas seko trigerim. Lūk, kā Airtable iestatīt automatizāciju:

1. darbība: pievienojiet aktivizētāju

Cilnē Automatizācija noklikšķiniet uz Pievienojiet trigeri. Tas parāda aktivizētāju sarakstu, no kuriem varat izvēlēties. Sarakstā ir iekļauti aktivizētāji jūsu Airtable bāzē un ārējās integrācijas, kas var izraisīt notikumu, piemēram, notikumu, kas izveidots Google kalendārā.

2. darbība: konfigurējiet trigeri

Pēc sprūda izvēles varat apskatīt un mainīt trigera īpašības. Šeit varat arī mainīt sprūda veidu.

Jūs iestatīsit aktivizētāja notikumu, pamatojoties uz aktivizētāja veidu. Piemēram, ja sprūda veids ir Kad ieraksts atbilst nosacījumiem, jums būs jānorāda tabula, kas jāuzrauga papildus nosacījumiem, kuriem ierakstam jāatbilst, lai aktivizētu šo notikumu.

3. darbība: pievienojiet darbību

Tālāk jums ir jāizvēlas darbība, kuru vēlaties izpildīt. Šeit ir vairākas iespējas, sākot no ierakstu izveides un atjaunināšanas līdz e-pasta ziņojumu vai paziņojumu sūtīšanai ārējās lietojumprogrammās. Piemēram,

4. darbība: konfigurējiet darbību

Tagad jums būs jākonfigurē darbība, pamatojoties uz atlasīto darbību. Piemēram, ja darbība ir Nosūti e-pastu, jums būs jānorāda e-pasta adresāti, tēma, saturs un visa informācija, ko vēlaties iekļaut e-pastā.

5. darbība: pievienojiet papildu nosacījumus vai darbības

Pamatojoties uz iepriekšējām darbībām, automatizācijā varat ieviest papildu loģiku un darbības. To var izdarīt, pēc vajadzības atkārtojot 4. un 5. darbību.

6. darbība: pārbaudiet automatizāciju

Pirms jaunizveidotās automatizācijas palaišanas noklikšķiniet uz Testa automatizācija lai pārbaudītu, vai aktivizētājs un darbības ir iestatītas, kā paredzēts.

7. darbība: ieslēdziet automatizāciju

Varat ieslēgt automatizāciju, kad esat pārliecināts par iestatīšanu. Ņemiet vērā: kad ir ieslēgta Airtable automatizācija, tā netiks lietota esošajiem ierakstiem, kas atbilst trigera konfigurācijai.

Kā integrēt Airtable automatizāciju

Airtable automatizācija neaprobežojas tikai ar bāzes ierakstu izveidi/atjaunināšanu un e-pasta sūtīšanu. Varat arī integrēt to ar ārējām lietojumprogrammām, piemēram, Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google dokumentiem, Google kalendāru, Google Forms, Google Izklājlapas, Outlook e-pasts, Outlook kalendārs, GitHub problēmas, Facebook lapas, Salesforce, Jira Cloud, Jira serveris/datu centrs, Twilio un Hootsuite.

Šeit ir daži piemēri Airtable automatizācijas ārējai integrācijai.

1. Sūtiet ziņojumus Slack kolēģim kad tie ir piešķirti ierakstam: šīs automatizācijas aktivizētājs ir Kad ieraksts atbilst nosacījumiem, un nosacījums ir tāds, ka ieraksta adresāts mainās uz noteiktu lietotāju. Tādējādi Airtable vadīs Slack > Sūtīt ziņojumu darbība, ja ir visi trigeri. Varat konfigurēt ziņas tekstu un adresātus.
2. Pievienojiet ierakstu uzdevumu sarakstam, kad pasākums ir izveidots Google kalendārā: Šeit ir sprūda Google kalendārs > Kad pasākums ir izveidots, un darbība ir Izveidot ierakstu. Varat atlasīt, kur jānonāk jaunajam ierakstam, un aizpildīt tā informāciju.
3. Pievienojiet pabeigtos uzdevumus Google izklājlapai: Sprūda šeit ir Kad ieraksts atbilst nosacījumiem ka ieraksta statusa lauks ir mainīts uz pabeigts vai ieraksts tagad atrodas filtrētā skatā, kas parāda tikai pabeigtos uzdevumus. Darbība ir Google izklājlapas > Pievienot rindu. Varat atlasīt vajadzīgo Google izklājlapu, kas jāatjaunina, un laukus, kas jāmigrē no bāzes uz lapu.

Airtable automatizācijas ierobežojumi

Lai gan Airtable automatizācija var būt diezgan ērta, tai ir daži ierobežojumi. Katrai Airtable bāzei var būt ne vairāk kā 50 automatizācijas darbplūsmas neatkarīgi no tā, vai tās ir aktīvas vai neaktīvas. Tomēr jūs varat to apiet, apvienojot vairākas darbības vienā automatizācijā.

Katrai Airtable automatizācijai var būt līdz 25 darbībām. Tas arī nav liels šķērslis, jo vienas darbības rezultāts var būt ievade citai darbībai tajā pašā darbplūsmā. Turklāt Airtable automatizācijai ir dažādi darbības ierobežojumi atkarībā no jūsu plāna. Tas ietver gan veiksmīgus, gan neveiksmīgus skrējienus.

Airtable saglabā jūsu automatizācijas darbību vēsturi ar informāciju par katru izpildīto automatizāciju. Šīs funkcijas apjoms ir atkarīgs arī no jūsu darbvietas plāna.

Izmantojot Airtable bezmaksas versiju, jūs varat tikai sūtīt automatizētus e-pastus līdzstrādniekiem atlasītajā bāzē. Tomēr varat to konfigurēt ārējām e-pasta adresēm citos darbvietas plānos.

Tikai jaunas izmaiņas var aktivizēt automatizāciju. Turklāt ir vērts to pieminēt integrācijas ar Google dokumentiem, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center un Twilio nav pieejami bezmaksas plānā.

Ietaupiet laiku ar airtable automatizāciju

Airtable automatizācija ir jaudīgi veidi, kā optimizēt procesus un samazināt manuālo darbu. Izmantojot pareizo darbplūsmas iestatīšanu, katru nedēļu varat atprasīt vairākas stundas savā projektu pārvaldības rutīnā.

Tāpēc nākamreiz, kad iestatāt projektu, veltiet laiku un pūles, lai iestatītu Airtable automatizāciju, lai jūs varētu atpūsties un ļaut uzdevumiem tikt galā pašiem.