Uzziniet, kā apgūt Microsoft Word funkciju Track Changes un padarīt rediģēšanas pieredzi efektīvāku un patīkamāku.
Izmaiņu izsekošana ir viens no labākajiem rīkiem Word dokumentu rediģēšanai un sadarbībai ar citiem, taču tā izmantošana var kļūt sarežģīta un nekārtīga. Ja esat iesācējs šajā programmā Microsoft Word vai nevarat izturēt sarkanos marķējumus un dīvainos iestatījumus, vēl neatsakieties no izmaiņu izsekošanas.
Kad esat sapratis, kā darbojas dažādie komponenti, funkciju ir vieglāk lietot. Varat pielāgot šo funkciju, lai nodrošinātu sakārtotāku sistēmu, pārskatot dokumentu vai pārskatot kāda cita veiktos labojumus. Šeit ir dažas idejas.
1. Rādīt labojumus balonos
Izmaiņu izsekošana nav tikai ieslēgšanas/izslēgšanas slēdzis. Kad esat apguvis pamatus par izmantojot MS Word Track Changes, varat izpētīt tā funkcijas un vēl vairāk pielāgot savu lietotāja pieredzi.
Viens no galvenajiem komponentiem, ko varat mainīt, ir iezīmēšanas displejs. Kad jūs dodaties uz Pārskatīt > Rādīt marķējumu > Baloni, jums ir trīs iespējas:
- Rādīt labojumus balonos
- Rādīt visus iekļautos labojumus
- Rādīt tikai formatējumu balonos
Izmaiņu izsekošana pēc noklusējuma izmanto iekļautos labojumus, kas nozīmē izdzēsto vārdu izskrāpēšanu un labojumu ievietošanu pašā teksta pamattekstā. Dažus šādus labojumus var pārvaldīt, taču vesela to grāmata var sāpināt acis. Turklāt šis iestatījums neizceļ formatējumu — mēģināt atrast šos labojumus ir apgrūtinoši.
Balonu izmantošana tikai formatēšanai ir solis uz priekšu salīdzinājumā ar iekļautajiem labojumiem. Svītrojumi un ievietošana joprojām tiek rādīti galvenajā daļā, taču visas formāta izmaiņas ir norādītas balonos panelī pa labi no teksta.
Ja iekļautā rediģēšana vispār nav jūsu izvēle, pārslēdzieties uz pārskatīšanu balonos. Pēc tam varat dzēst, ievietot un formatēt visu, ko vēlaties, un labajā panelī tiks parādīts jūsu izmaiņu saraksts. Joprojām ir sarkans, taču jūsu labojumi ir daudz sakārtotāki un viegli pārvaldāmi.
2. Izmantojiet bez vai vienkāršu marķējumu, lai izvairītos no traucēkļiem
Atkarībā no jūsu rediģēšanas stila, iespējams, vēlēsities vispirms izlasīt dokumentu pirms tā pielāgošanas, lai iegūtu priekšstatu par tā plūsmu, lasāmību un iespējamām nepilnībām. Teksta aizpildīšana ar atzīmēm no sākuma var būt neproduktīva.
Track Changes piedāvā divus risinājumus Displejs pārskatīšanai nolaižamā izvēlne. Vienkārša iezīmēšana slēpj balonus un iekļautās versijas un parāda tikai vertikālas sarkanas līnijas, lai parādītu, kur ir veiktas izmaiņas. Noklikšķiniet uz jebkuras no šīm rindām, lai ātri atklātu labojumus. Noklikšķiniet vēlreiz, lai tos paslēptu.
Nav marķējuma noņem arī vertikālās līnijas. Varat mierīgi lasīt un rediģēt, kamēr neizvēlaties citādi. Darbs ar kādu no šiem iestatījumiem nodrošina skaidru dokumentu ar minimālu uzmanību. Ja strādājat ar komandu, izveidojiet labākie veidi, kā reāllaikā sadarboties programmā Word, un iestatiet Izmaiņu izsekošanas noteikumus, lai ikviens varētu ērti strādāt.
3. Izmantojiet visus marķējumus vai oriģinālus taupīgi
Jums nav jāparāda viss Word dokumenta marķējums, ja vien īpaši nevēlaties pārskatīt noteiktu versiju vai integrēt izmaiņas.
Oriģinālā teksta skatīšanās ir vēl mazāk nepieciešama. Varat apskatīt oriģinālo tekstu, lai īsi salīdzinātu abas versijas, piemēram, stila vai garuma ziņā, bet tas arī viss. Tātad, jums nav jāaktivizē neviens no šiem iestatījumiem, kamēr tie nav nepieciešami. Tas var palīdzēt samazināt jūsu neapmierinātību saistībā ar izmaiņu izsekošanu.
4. Personalizējiet krāsas un marķējumus
Kad vairāki lietotāji strādā ar Word dokumentu un veic izmaiņas, funkcija Izsekot izmaiņas izceļ viņu labojumus dažādās krāsās. Satraucošākā izmaiņu izsekošanas problēma bieži ir tās marķējumu noklusējuma sarkanā krāsa, it īpaši, ja tā dominē tekstos, kuros ir daudz labojumu.
Labā ziņa ir tā, ka jūs varat mainīt šo krāsu. Faktiski jūs varat krāsot katru dokumentu, ar kuru strādājat.
Iekš Izsekošana sadaļā noklikšķiniet uz Mainiet izsekošanas opcijas bultiņa. Jūs redzēsit dažus pamata iestatījumus, kurus varat modificēt, taču, lai piekļūtu vairāk opcijām, noklikšķiniet uz Pielāgota opcija. Tiks atvērts logs, kurā tiks piedāvāti citi veidi, kā izveidot izmaiņu izsekošanu par savām vajadzībām.
Varat izvēlēties labākas krāsas ievietošanai, dzēšanai, formatēšanai un citiem. Varat pat mainīt katras funkcijas atzīmēšanas veidu, sākot no treknraksta līdz dubultā pārsvītrojumam un simboliem. Turklāt jūs pat varat pielāgot balonu izskatu. Smelies iedvesmu no produktivitātes lietotnes ar efektīvu krāsu kodēšanu vai vienkārši izvēlieties krāsas, kas ir patīkamas acīm, izmantojot Track Changes.
Komentāru atstāšana ir nākamais labākais veids, kā sniegt atsauksmes par Microsoft Word, ne tikai izsekot izmaiņas. Tomēr pārmērīga komentāru izmantošana var padarīt rediģēšanas un lasīšanas pieredzi tikpat pārliecinošu.
Komentāru lietošanu kopā ar izmaiņu izsekošanu atvieglo tas, ka iepriekš jāizlemj, kā izmantosit katru funkciju. Runājot par komentāriem, varat tos rezervēt jautājumiem autoram vai idejām teksta uzlabošanai — lietas, ko nevar pateikt, izmantojot Izmaiņu izsekošanu, nepievienojot vairāk sarkano.
Turklāt vislabāk ir izcelt tikai vārdus, kas attiecas uz jūsu komentāriem, nevis veselas rindkopas. Jūs pat varat ievietot savus komentārus tikai nodaļu sākumā vai beigās.
Ja jums ir problēmas ar dokumentu, kas ir pārslogots ar piezīmēm un komentāriem, mēģiniet izpētīt iespējas, kas pieejamas Rādīt komentārus nolaižamā izvēlne. Šī funkcija var palīdzēt sakārtot komentārus jums saprotamā veidā neatkarīgi no tā, vai lasāt vai rediģējat tekstu.
Alternatīvi, ja dokuments, kuru pārskatāt, ir mazs, bet jums ir daudz sakāmā, apsveriet iespēju doties uz tukšu lapu dokumenta sākumā vai beigās un uzskaitot atsauksmes, kuras jūs būtu ievietojis komentāros tur. Varat to darīt arī atsevišķām nodaļām. Komentāru rīks ir praktiskāks, taču varat to izmantot, kad un kā vēlaties.
Nevilcinieties darboties radoši, izmantojot jūsu rīcībā esošās funkcijas, piemēram, pievienojot Microsoft Word rindu numurus uz tekstu un pēc tam atsauksmēs atsaucoties uz konkrētām rindiņām. Veltiet laiku, lai uzzinātu visu, ko šī tekstapstrādes programmatūra var piedāvāt, un attiecīgi pielāgojiet katru Track Changes darbu.
7. Pieņemt vai noraidīt pārskatījumu grupas
Tā kā rakstnieks pārskata redaktora labojumus, ir svarīgi rūpīgi apsvērt lielāko daļu izmaiņu, pat veicot labojumus.
Tomēr, ja runa ir par nelieliem labojumiem, piemēram, formatējuma vai pareizrakstības labojumiem, ir ātrāks veids, kā integrēt izmaiņas vai atbrīvoties no tām. Vienkārši atlasiet visu rindkopu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tās un dodieties uz vienu vai otru Pieņemt izmaiņas vai Noraidīt izmaiņas. Jūsu izvēle ietekmēs visus labojumus šajā punktā.
Varat iet tālāk un integrēt visa dokumenta labojumus. Lai to izdarītu, pēc tam, kad ar peles labo pogu noklikšķiniet uz iezīmētās rindkopas, atlasiet lejupvērsto bultiņu zem Pieņemt rīkjoslā un pēc tam Pieņemiet visas izmaiņas. Tieši zem tā ir iespēja automātiski apturēt arī izmaiņu izsekošanu.
8. Pielāgojiet savu pārskatīšanas rūti
Kā minēts iepriekš, varat izmantot jebko, kas uzlabos jūsu lietotāja pieredzi, izmantojot Track Changes, tostarp produktivitātes pievienojumprogrammas programmai Microsoft Word. Tomēr pat vienkārša digitālās darbvietas izkārtojuma pārkārtošana var sniegt labumu jūsu darbplūsmai.
Izmaiņu izsekošanas pārskatīšanas rūts ir vēl viens veids, kā skatīt visus labojumus, nepārblīvējot ekrānu. Varat rediģēt dokumentu bez marķējuma un ļaut rūtī ģenerēt vienkāršu izmaiņu sarakstu. Noklikšķinot uz bultiņas blakus Pārskatīšanas rūts, varat to pārslēgt no vertikāla stāvokļa uz horizontālu un atpakaļ.
Sekojiet izmaiņām jūsu labā
No pirmā acu uzmetiena tas var šķist sarežģīti, taču Microsoft programma Track Changes patiesībā ir ļoti vienkārša un noderīga, kad esat apguvis sīkumus un nepilnības. Neatkarīgi no tā, vai veicat vai saņemat labojumus, iestatiet izmaiņu izsekošanas preferences, pirms sākat darbu, lai atvieglotu darbu. Sakārtojiet, kā marķējumiem, komentāriem un pārskatīšanas rūtij vajadzētu izskatīties tekstā un ap to.
Izmaiņu izsekošanas izmantošana programmā Microsoft Word ir vienkāršāka, ja izveidojat izkārtojumu un krāsu shēmu, kas jūs motivē, nevis pārmērīgi stimulē.