Kā izveidot un izmantot Ganta diagrammas priekšstatā

Neatkarīgi no tā, vai strādājat viens pats vai kā daļa no lielākas komandas, Ganta diagrammas ir lielisks veids, kā pārvaldīt sarežģītus projektus. Daudzi projektu pārvaldības rīki piedāvā iespēju izmantot Ganta diagrammas, un Notion ir viens no tiem.

Zināšanas, kā lietot Ganta diagrammas programmā Notion, var šķist biedējošas, ja jūs to nekad agrāk neesat darījis. Bet jūs esat īstajā vietā, ja meklējat pamācību, jo to mēs jums parādīsim šodien.

Kas ir Ganta diagramma?

Pirms sākam aplūkot Ganta diagrammas izmantošanu, ir vērts saprast, kas tās ir. Ganta diagrammas ir ietvari, kurus varat izmantot, lai izmērītu lielu projektu progresu. Lai gan jūs tos bieži redzēsit izmantot lielākās organizācijās, varat izmantot arī Ganta diagrammas, ja esat ārštata darbinieks vai students. Tie ir lieliski piemēroti arī komandām, kas darbojas attālināti.

Ganta diagrammās parasti ir katra projekta uzdevuma izklāsts, piemēram, vietnes pārveidošana vai mārketinga kampaņas uzsākšana. Pēc tam varat redzēt laika grafiku paredzamajiem pabeigšanas datumiem, kā arī progresa procentus. Tāpat kā ar daudzām citām

projektu vadības metodes, varat deleģēt uzdevumus arī citiem.

Ja esat daļa no attālās komandas, varat tos apskatīt populārākie projektu pārvaldības rīki sadarbībai attālināti.

Kā izveidot un izmantot Ganta diagrammu priekšstatā

Lai gan Ganta diagrammu programmā Notion varat izveidot no jauna, ir daudz vienkāršāk izmantot iepriekš izstrādātu veidni, it īpaši, ja esat iesācējs. Notion ir bezmaksas Ganta diagrammas veidne, kuru varat lejupielādēt un izmantot savā vēlamajā darbvietā, un to mēs izmantosim šajā apmācībā.

Lūk, kā iegūt veidni:

1. Dodieties uz Gnatt veidnes lapa pakalpojumā Notion un atlasiet Sāciet ar šo veidni.
2. Izvēlieties darbvietu, kurā vēlaties dublēt savu veidni.
3. Pagaidiet, līdz Notion dublē veidni, un sāciet pielāgot, kā vēlaties.

Tagad, kad esat ieguvis veidni, pāriesim pie Ganta diagrammas pielāgošanas un izmantošanas pakalpojumā Notion.

1. Projektu nosaukumu ievadīšana

Pirms sākat ar sarežģītākiem pielāgošanas aspektiem, vispirms ievadiet projektu nosaukumus. To izdarīt ir ļoti vienkārši:

1. Dodieties uz Projekts cilne.
2. Novietojiet kursoru virs projekta, kuru vēlaties mainīt, un atlasiet Atvērt.
3. Augšējā tekstlodziņā ievadiet sava projekta jauno nosaukumu.

Varat arī tabulā noklikšķināt uz nosaukuma, kuru vēlaties mainīt, un pēc vajadzības šādā veidā pielāgot. Atkārtojiet jebkuru procesu, līdz esat mainījis visus projektu nosaukumus, lai tie atbilstu jūsu prasībām.

2. Katra projekta specifiku pielāgošana

Kad esat mainījis katra projekta nosaukumu savā Ganta jēdziena diagrammā, varat sākt pielāgot vairāk specifiku. Varat mainīt katru no šīm iespējām:

• Apakšuzdevumu pievienošana katrā logā.
• Jūsu statusa un progresa atjaunināšana.
• Laika skala

Lai procesam būtu vieglāk sekot līdzi, tālāk mēs tās sadalīsim dažādās sadaļās.

Apakšuzdevumu pievienošana katrā logā

Apakšuzdevumu pievienošana, iespējams, ir labākā vieta, kur sākt pēc projektu nosaukumu maiņas. Lūk, kā to izdarīt:

1. Atveriet uzdevumu, kuru vēlaties pielāgot. To var izdarīt, dodoties uz Projekts vai noklikšķinot uz cilnes laika skalas skatā.
2. Jūs varat pamanīt iepriekš iestatītu uzdevumu skaitu, kas jau ir uzskaitīti Notion. Noklikšķiniet uz katra no tiem, lai pielāgotu nosaukumu, uzdevumu pārvaldnieku un statusu. Ja nepieciešams, varat arī pievienot komentārus.
3. Lai no jauna pievienotu jaunus uzdevumus, noklikšķiniet uz + pogu. Pēc tam izvēlieties lapu, uz kuru vēlaties izveidot saiti, vai izveidojiet jaunu, ierakstot "izveidot" meklēšanas joslā un pieskaroties “Jauna izveide pakalpojumā Tasks”.
4. Lai noņemtu uzdevumus, atlasiet - ikonu pēc tam, kad novietojat kursoru virs konkrētā uzdevuma.

Pēc jaunu uzdevumu pievienošanas varat pielāgot visu tādā pašā veidā, kā to darītu ar iepriekš iestatītajām versijām.

Jūsu uzdevuma statusa atjaunināšana

Ja vēlaties atjaunināt uzdevumus savā Notion Gantt veidnē, atveriet kartīti, kas saistīta ar jūsu projektu vai apakšuzdevumu. Šeit jūs atradīsit sadaļu ar nosaukumu Statuss; izvērsiet nolaižamo izvēlni un izvēlieties savu pašreizējo projekta statusu.

Jūs, iespējams, pamanīsit procentuālo sadaļu Progress cilne. Varat to atjaunināt, pabeidzot projekta apakšuzdevumus.

Ja esat iesācējs Notion, apsveriet iespēju iepazīties ar šo rokasgrāmatu vietnē noderīgas lietas, ko varat darīt pakalpojumā Notion.

Laika skala

Ja jums ir jāmaina katra uzdevuma laika grafiks, varat izmantot Laika skala sadaļā. Kad tiek parādīts kalendārs, izvēlieties jauno sākuma un beigu datumu.

Varat arī pārvietot savu projektu Ganta diagrammas laika skalā, velkot un nometot vajadzīgo(-os) uzdevumu(s).

3. Skata maiņa

Ja vēlaties mainīt Ganta diagrammas skatu, jums ir dažas iespējas. Labajā pusē redzēsit nolaižamo izvēlni ar noteiktu laika grafiku; tas varētu būt Mēnesis, gads, ceturksnis, vai kaut kas līdzīgs šim.

Izvēlnē izvēlieties vēlamo laika posmu. Varat arī izmantot Šodien cilni, lai pārietu uz pašreizējo dienu.

Vēl viena iespēja ir mainīt uzdevuma skatu pēc prioritātes. Lai to izdarītu, atlasiet Pēc prioritātes ekrāna kreisajā pusē. Alternatīvi izvēlieties Visi projekti lai iegūtu pilnīgu pārskatu par visu.

Ņemiet vērā, ka, ja vēlaties, varat pielāgot visus šos nosaukumus. Iespējams, vēlēsities arī to pārbaudīt Notion projekta un uzdevumu veidņu īsais sākuma ceļvedis ja jūs tikai sākat darbu.

4. Uzdevumu skatīšana un deleģēšana

Ja izmantojat Ganta diagrammu solo projektiem, šī sadaļa jums nav nepieciešama. Taču, ja esat izstrādājis Ganta jēdziena diagrammu, lai tā darbotos kā daļa no lielākas komandas, ir svarīgi zināt, kā deleģēt uzdevumus.

1. Ritiniet uz leju līdz Uzdevumi.
2. Noklikšķiniet uz Piešķirts cilne.
3. Ierakstiet tās personas vārdu, kurai vēlaties deleģēt uzdevumu.

Varat arī sekot šiem norādījumiem:

1. Atveriet uzdevumu.
2. Pārejiet uz apakšuzdevumu.
3. Izvēlieties personu, kurai vēlaties deleģēt savu uzdevumu Piešķirts sadaļā.

Ja vēlāk nolemjat, ka Ganta diagrammas nav optimālākais veids, kā pārvaldīt jūsu projektus, neuztraucieties. Vairākas projektu vadības alternatīvas Ganta diagrammām pastāv.

Izveidojiet efektīvas Ganta diagrammas

Lai gan Ganta diagrammas no pirmā acu uzmetiena var izskatīties mulsinošas, tās ir arī efektīvs veids, kā pārvaldīt jūsu projektus. Zināšanas, kā lietot Ganta diagrammas programmā Notion, ir noderīgs sākumpunkts, un jūs, iespējams, atklājat, ka tādējādi jūsu komanda ir produktīvāka.

Pat tad, ja šīs diagrammas izmantojat tikai atsevišķiem projektiem, jums var būt arī vieglāk sekot līdzi lielajiem uzdevumiem. Ganta diagrammas varat izmantot vairākiem projektu veidiem, un tās ir īpaši noderīgas ilgtermiņa projektiem.