13 Google Calendar Hacks, lai uzlabotu jūsu produktivitāti

Key Takeaways

• Iestatiet noklusējuma atgādinājumus visiem Google kalendāra pasākumiem, lai izvairītos no svarīgu tikšanos nokavēšanas un uzlabotu produktivitāti. Ja nepieciešams, pievienojiet vairākus paziņojumus.
• Integrējiet Google kalendāru ar citiem rīkiem, lai racionalizētu darbplūsmas un izvairītos no pastāvīgas pārslēgšanās starp lietotnēm. Piemēram, integrējiet ar Slack, lai plānotu un atjauninātu statusu.
• Saņemiet ikdienas darba kārtības e-pasta ziņojumu, lai noteiktu svarīgus atgādinājumus un tikšanās prioritātes. Iestatiet to Google kalendāra iestatījumos, lai nekad nepalaistu garām paziņojumus.

Visticamāk, ka esat vismaz vienu reizi izmantojis Google kalendāru neatkarīgi no tā, vai kāds jums ir nosūtījis uzaicinājumu uz sapulci vai arī jūs to vienkārši izmantojāt, jo tas ir iekļauts jūsu ierīcē.

Lai gan Google kalendārs ir diezgan vienkārša lietotne, kad runa ir par plānošanu, tajā ir vairākas pārsteidzošas funkcijas un integrācijas, kas var palīdzēt palielināt jūsu produktivitāti un uzlabot jūsu vispārējo stāvokli efektivitāti. Tālāk ir sniegts saraksts ar dažiem labākajiem.

1. Iestatiet noklusējuma atgādinājumus

Vienmēr ir noderīgi iestatīt atgādinājumus, lai nepalaistu garām gaidāmos notikumus vai atvēlētu pietiekami daudz laika, lai sagatavotos. Tomēr atgādinājuma iestatīšana katram jaunam notikumam var būt diezgan apgrūtinoša.

Par laimi, Google kalendārs ļauj automātiski izveidot noklusējuma atgādinājumus visiem jūsu veiktajiem pasākumiem. Lūk, kā to izdarīt:

1. Dodieties uz savu Google kalendāra sākumlapu.
2. Noklikšķiniet uz zobrata ikonas labajā pusē un atlasiet Iestatījumi.
3. Zem Manu kalendāru iestatījumi, izvēlieties savu kalendāru.
4. Izvēlieties Notikumu paziņojumi un pēc tam atlasiet + Pievienot paziņojumu.
5. Izvēlieties vēlamo ilgumu, noklikšķinot uz nolaižamās izvēlnes.

Turpmāk visiem jūsu izveidotajiem notikumiem automātiski būs šie noklusējuma atgādinājumi. Ņemiet vērā, ka varat pievienot vairākus paziņojumus — pieņemsim, ka vēlaties saņemt vairākus paziņojumus par savu notikumu.

Dažādu rīku pārvaldīšana un lietošana ikdienā gan personiskai, gan darba lietošanai var kļūt nepārvarama — jums ir nepieciešams pastāvīgi pārslēgties starp rīkiem, lai būtu informēts par saviem projektiem un uzdevumiem.

Daudzi no šiem rīkiem ļauj integrēt Google kalendāru, lai jums nebūtu manuāli jāpārsūta informācija uz savu lietotni vai no tās uz kalendāru. Piemēram, Google kalendārs ir a diezgan noderīga Slack integrācija, kas jums jāizmēģina ja izmantojat biznesa ziņojumapmaiņas lietotni. Integrācija ļauj plānot un dzēst pasākumus tieši no Slack. Slack var atjaunināt jūsu statusu, pamatojoties uz jūsu grafiku! Ņemiet vērā, ka tas, kā jūs integrējat Google kalendāru ar lietotni, atšķiras atkarībā no lietotnes.

3. Saņemiet savu dienas kārtību pa e-pastu

Ja jums ir ieradums nejauši izvilkt paziņojumus, tos nepārdomājot, pastāv liela iespēja, ka jūs ignorēsit savus kalendāra paziņojumus. Un, ja e-pasta ziņojumiem piešķirat prioritāti salīdzinājumā ar citiem saziņas veidiem, šeit ir ērts triks: dienas grafiks var tikt nosūtīts tieši uz jūsu e-pastu. Tādā veidā jūs nepalaidīsit garām šos svarīgos atgādinājumus un tikšanās.

Lai to izdarītu:

1. Dodieties uz Google kalendāru un noklikšķiniet uz zobrata ikonas.
2. Izvēlieties Iestatījumi > Manu kalendāru iestatījumi.
3. Izvēlieties kalendāru, no kura vēlaties saņemt e-pasta ziņojumu.
4. Ritiniet uz leju līdz Citi paziņojumi.
5. Iet uz Dienas kārtība un atlasiet E-pasts no nolaižamās izvēlnes.

Gaidiet, ka katru rītu piecos no rīta saņemsiet e-pasta ziņojumu par dienas kārtību, lai gūtu priekšstatu par to, kā izskatīsies jūsu diena.

4. Sāciet savu nedēļu citā dienā

Neatkarīgi no tā, vai jūsu darbs ir saistīts ar mainīgiem grafikiem, ārzonas uzdevumiem ar dažādām nedēļas sākuma dienām vai vienkārši dodat priekšroku netradicionālam nedēļas sākumam, Google kalendārs ir nodrošinājis jums visu nepieciešamo. Google kalendārā varat viegli mainīt nedēļas sākuma dienu.

Vienkārši dodieties uz savu Google kalendāru Iestatījumi, atlasiet Ģenerālis, pēc tam ritiniet uz leju līdz Skatīt opcijas. Klikšķis Sāciet nedēļu un izvēlieties kādu no sestdiena, svētdiena, vai pirmdiena.

5. Izmantojiet savu balsi, lai iestatītu jaunu notikumu

Ja jūsu rokas pašlaik nav brīvas, bet jums nekavējoties jāieplāno pasākums, varat izmantot balsi, lai izveidotu notikumu, nevis atvērtu lietotni Google kalendārs un ievadītu visu informāciju.

Vienkārši sakiet kaut ko līdzīgu: "Hei, Google, izveidojiet kalendāra notikumu: vakariņas ar Džeinu Dū plkst. 20.00. pie Čili. Papildus visas informācijas ierakstīšanai Google var lūgt papildu informāciju pirms notikuma saglabāšanas.

Ņemiet vērā, ka tas nav iespējams, ja izmantojat Apple ierīci. Siri nevar izveidot pasākumus, izmantojot Google kalendāru. Ja vēlaties, lai Siri pievienotu notikumus jūsu Google kalendāram, jums tas ir jāiestata kā noklusējuma kalendārs. Dariet to, dodoties uz Iestatījumi > Kalendārs > Noklusējuma kalendārs.

6. Iegult savu kalendāru

Darbs ar grafiku var būt sarežģīts, it īpaši, ja cilvēki vēlas kopā ar jums noteikt grafikus. Ja jums ir vietne, ļaujiet citiem cilvēkiem kopā ar jums iestatīt grafiku, pamatojoties uz viņu vēlmēm, ieguljot kalendāru savā vietnē.

7. Izmantojiet tiešsaistes plānošanas programmatūru

Kalendāra koplietošana var būt saistīta ar negatīvo pusi, jo tiek izmantots brīvais laiks. Ja vēlaties labāk kontrolēt, kad citi var ieplānot tikšanās ar jums, ir vērts to izpētīt rīki, kas vienkāršo tiešsaistes plānošanu, kā Kelendlija.

Kad reģistrējaties pakalpojumam Calendly, izmantojot savu Gmail adresi, tas nemanāmi sinhronizē jūsu kalendāru ar jūsu Calendly kontu. Bet tas vēl nav viss. Šī integrācija sniedz virkni priekšrocību, piemēram, automatizētu plānošanu, laika joslu apstrādi un pielāgošanu, padarot rezervācijas pieredzi ar jums personalizētāku.

8. Iestatiet laika blokus

Google kalendārs var jums palīdzēt sasniegt maksimālo produktivitāti ar laika blokiem. Šī funkcija ļauj piešķirt noteiktas laika nišas, lai jūs varētu koncentrēties uz konkrētiem projektiem vai uzdevumiem. Tas ļauj efektīvi koncentrēt savu enerģiju uz konkrētiem mērķiem, neļaujot jums vilcināties un tērēt laiku, pārejot no viena uzdevuma uz citu.

9. Automātiski noraidīt notikumus

Izmantojot Google kalendāru, varat ne tikai sekot līdzi tikšanās reizēm. Varat arī to izmantot, lai nodrošinātu darba un privātās dzīves līdzsvaru. Kad iestatāt darba grafiku, Google kalendārs var automātiski noraidīt sapulču pieprasījumus, kad esat ārpus biroja vai esat atvaļinājumā.

Varat arī nosūtīt viņiem ziņojumu ārpus biroja, informējot viņus par to, ko viņi var darīt tikmēr, piemēram, novirzīt viņu pie cita kolēģa, kurš var izskatīt viņu pieprasījumus vai problēmas.

10. Pārmaiņus ar citu laika joslu

Strādājot ar cilvēkiem citās laika zonās, sanāksmju plānošana un grafiku iestatīšana var būt sarežģīta. Tā vietā, lai tērētu pārāk daudz laika, konsultējoties ar tiešsaistes laika joslu pārveidotājs, varat izmantot Google kalendāra sekundāro laika joslu funkciju, lai izsekotu laika atšķirībām un novērstu plānošanas kļūdas.

Google kalendārā noklikšķiniet uz Iestatījumi > Ģenerālis > Laika zona. Atzīmējiet Parādīt sekundāro laika joslu zem Laika zona.Varat arī pievienot etiķetes katrai laika joslai turpmākai organizēšanai.

11. Izveidojiet periodiskas sapulces

Ja jums ir sapulces katru nedēļu vai mēnesi, varat iestatīt atkārtotas sapulces, nevis manuāli izveidot pasākumus katru reizi. Kad veidojat notikumu, atlasiet nolaižamo izvēlni, kas saka Neatkārtojas un izvēlieties, cik bieži notikums jāatkārto.

12. Izveidojiet notikuma saīsni

Lai gan Google kalendārā izveidojot jaunu notikumu, jums būs jāveic tikai vairāki klikšķi, notikuma saīsne izlaiž lielāko daļu darbību un novirza jūs tieši uz jauno notikumu logu Google kalendārā.

Vienkārši atveriet pārlūkprogrammu, ierakstiet kal.jauns, un nospiediet Ievadiet vai atgriezties. Turklāt ir garš saraksts ar Google kalendāra īsceļi kas var palīdzēt jums efektīvāk orientēties un lietot lietotni.

13. Atrodiet ideālu laiku sapulcēm

Ideālā laika atrašana ir vēl viena cīņa ar sanāksmes vai grafika noteikšanu. Tas ir grūtāk, jo vairāk cilvēku ir iesaistīti, un situācija kļūst mulsinošāka, ja vienādojumā iekļaujat dažādas laika zonas.

Par laimi, Google kalendāram ir funkcija Atrast laiku, kas ļauj atrast pieejamu laiku visiem komandas locekļiem. Tomēr tam ir nepieciešama piekļuve komandas Google kalendāriem, un to var izmantot tikai tīmekļa lietotnē, nevis mobilajā lietotnē. Šī funkcija ļauj jums atrast abpusēji pieejamu laiku, kas der visiem komandas locekļiem.

Izmantojiet savu kalendāru savā labā

Google kalendārs piedāvā virkni produktivitāti uzlabojošu funkciju un integrācijas. Sākot no noklusējuma atgādinājumu iestatīšanas līdz laika joslu pārvaldībai un balss komandu izmantošanai, šo uzlaušanas apgūšana var palīdzēt maksimāli izmantot kalendāra iespējas efektīvai laika pārvaldībai.