Kā nodrošināt, ka jūsu e-pasta paraksts nedod nepareizu iespaidu

Reklāma

Atvadīties ir tik grūti, vai ne? Tas ir neērti, un dažreiz tas ir neērti. Iespējams, ka šīm situācijām nav instrukciju, bet vismaz mēs varam piedāvāt dažus norādījumus, kā jūs varat atvadīties e-pastā, nejūtoties neveikli.

An e-pasta paraksts Arī jūs varat gūt labumu no e-pasta parakstu spēkaParaksts jums kaut ko saka par personību. Tāpat kā divi cilvēki diez vai raksta līdzīgi, viņi arī paraksta atšķirīgi. Tā radās grafoloģijas "zinātne". Bet digitālais laikmets un e-pasts ... Lasīt vairāk ir paredzēta visiem mērķiem un mērķiem, jūsu “ardievas”. Nav svarīgi, vai tu kādu apskāvi vai nodosi viņam rokasspiedienu. Nav svarīgi, vai jūs viņiem norādāt tikai savu vārdu, vai arī piešķirat viņiem savu vizītkarti ar visu jūsu kontaktinformāciju. Tas ir kā jūs veidojat iespaidu. Vai nē.

Šajā rakstā es dalīšos ar piecām vissvarīgākajām mācībām, ko esmu iemācījies dažu gadu desmitu laikā, kad esmu sazinājies ar cilvēkiem internetā. Interesanti, ka dilemmas, kas saistītas ar e-pasta parakstīšanu, pastāv kopš šiem agrīnajiem e-pasta ziņojumiem ziņojumi tika nosūtīti pa BitNet un FidoNet vai pat MIT CTSS pasta sistēmu 1960. gados, bet es novirze.

E-pasts ir bijis mums ļoti ilgu laiku. Tātad, kā jūs to pareizi saņemat? Kā jūs varat izrakstīties, neizskatoties kā snobs, bet arī piedāvājot pietiekami daudz informācijas, lai cilvēki zinātu, kas un kāds jūs esat? Sāksim. Laikā, kad mēs to darīsim, jums būs diezgan laba ideja, ko vēlaties darīt ar savu e-pasta parakstu.

Kas ir paredzēts e-parakstam

Mūsdienās e-pasta sūtīšanas procesā cilvēkiem ir 3 dažādi e-pasta parakstu “līmeņi”. Kāpēc? Ir trīs attiecību līmeņi, kas jāaptver - sākot ar īsu piezīmi draugam un beidzot ar oficiālu biznesa e-pasta ziņojumu uzņēmumam. Trīs varianti patiešām ir viss, kas jums nepieciešams, un to mērķim vajadzētu būt šādam:

1. Ātrs smaids - Šī paraksta versija tiek nosūtīta ātri e-pastā draugiem vai kolēģiem, ar kuriem jūs sūtāt e-pastu pastāvīgi, vairākas reizes dienā.

2. Smaids un rokasspiediens - Šī paraksta versija tiek nosūtīta uz ilgākiem e-pastiem darba kolēģiem, kur jūsu e-pastam jābūt tikai nedaudz formālākam.

3. Firmas rokasspiediens un vizītkarte - Tas attiecas uz tiem laikiem, kad jums ir jāraksta oficiāls e-pasts, kas saistīts ar uzņēmējdarbību, un jānorāda savs nosaukums un visa jūsu kontaktinformācija.

Katram no šiem e-parakstu veidiem ir nerakstīti noteikumi. Izjauciet viņus, un tas nebūs pasaules gals. Ja tomēr vēlaties radīt sevišķi labu iespaidu, ņemiet vērā dažus no šiem padomiem par katru jūsu nosūtīto e-pasta veidu.

Ātrais smaida paraksts

Jums ne vienmēr ir nepieciešams e-pasta paraksts. Vismaz jums ne vienmēr ir jābūt oficiālam. Tas ir tāpat kā tad, kad jūs ejat pa kolēģi pa gaiteni. Jūs tos redzat vairākas reizes dienā. Jūs apmeklējat tās pašas sanāksmes. Vai jums tiešām ir nepieciešams viņus sveicināt gaitenī ar rokasspiedienu? Nē; lielākoties tas ir ātrs “Hey Fred” un smaids, ja tāds vispār ir. Kad ātri sūtāt e-pastu kolēģim, lai lūgtu padomu vai padomu, jums, iespējams, nemaz nav vajadzīgs paraksts. Ja jūtat nepieciešamību izrakstīties, varat izmantot manu pieeju, tikai jūsu vārds ir ievilkts ar domuzīmi. Nav nepieciešami ziedu citāti vai sarežģīti nosaukumi. Persona zina, kas jūs esat, kāds jūs esat, un viss, kas pārsniedz jūsu vārdu, būtu neērts. Uztveriet to kā pamata sarunu ar ūdens dzesētāju, kuru parasti beidzat ar kaut ko līdzīgu: “labi, pieķerimies vēlāk!” un ātrs vilnis. Neko vairāk nevajag.

Smaids un rokasspiediens

Otra veida paraksts ir sava veida hibrīds starp formālo un neoficiālo. Tas ir grūts, lai pareizi sakārtotos. Iespējams, ka tie ir kolēģi, kuriem vēlaties sūtīt e-pastu ar daļēji formāliem biznesa pieprasījumiem, taču nevēlaties, lai viņi domā, ka jūs saskaraties kā stīvs cilvēks. Viņiem jānovērtē e-pasta nozīme, taču jūs nevēlaties, lai viņi domā, vai jūs joprojām esat draugi. Šajā vietā tiek izmantots ļoti smalkais paraksts. Parasti to izmērs ir samazināts, un tie gandrīz nav pamanāmi pašā e-pasta kājenē. Viena no labākajām pieejām šajā gadījumā ir paraksts, kuru es saucu par “vienrindu”.

Šajā versijā visa informācija ir sadalīta ar “|” raksturs. Tas varētu būt tikpat vienkāršs kā adrese vai e-pasts, tālruņu numuri, šūnu numuri vai kas cits. Tam vajadzētu būt īsam, iekļaut tikai nedaudz nepieciešamās informācijas, un tas arī ir. Es pat esmu redzējis, ka daži cilvēki paraksta šo parakstu ar mazāk izteiktu fontu nekā pārējais e-pasts - varbūt pelēkā krāsā. Vēl viena pieeja, ko esmu ievērojis, ir ļoti īss divvirzienu loks. Būtībā vārds un viena saziņas forma, kas varētu būt viens tālruņa numurs vai e-pasta adrese.
Acīmredzot, tas ir adresātiem, kuri jau zina, kas jūs esat, ar kuru uzņēmumu strādājat, un jūs viņiem vienkārši sūtāt vienu no daudziem korespondences e-pasta ziņojumiem. Tas nodrošina draudzīga e-pasta sajūtu, bet, ja personai ir jāsazinās ar jums un, iespējams, jūsu tālrunis netiks saglabāts viņu Rolodex (vai cilvēki joprojām tos izmanto?), tad e-pasta ziņojuma sākumā tieši jūsu kontaktinformācija ir sasniegt.

Svinīgs rokasspiediens

Protams, ir reizes, kad sūtāt e-pastu kādam ārpus uzņēmuma, vai varbūt jūs to sūtāt e-pasta ziņojumi kādam uzņēmuma iekšienē par kaut ko oficiālu, kam nepieciešama saruna formāls. Tas ir tāpat kā valkāt oficiālu apģērbu, kad apmeklējat savu kolēģu apbalvošanas ceremoniju. Pirms es apskatīšu, kas jums būtu jādara šajos gadījumos, ir izglītojošāk aptvert to, kas vispirms nav jādara. Jā, jums ir jāsniedz kontaktinformācija, piemēram, sava uzņēmuma nosaukums, vietne un e-pasta adrese, taču jums tas nav jāpārspīlē. Vai tiešām ir nepieciešams nodrošināt četrus dažādus tālruņu numurus, ieskaitot faksa aparātu?

Nē, nesniedziet pietiekami daudz kontaktinformācijas, lai ar jums sazinātos vairākos veidos - pa e-pastu, tālruni vai, iespējams, pat izmantojot vietni -, taču tos neaizraujiet. Nodrošinot tālruņu numuru sarakstu, izskatās, ka esat tik mobils, ka nekad neatrodaties birojā un ir pārāk grūti sazināties.

Vēl viena izplatīta kļūda nākas saskarties kā pašreklāmā. Cilvēki, piemēram, tas pārslogos savus e-pasta parakstus ar saviem sociālo tīklu kontiem līdz vietai, kur paraksts pārsniedz 10 rindas un ir piepildīts ar galvenokārt pašmārketingu.

Vēl viens veids, kā radīt briesmīgu iespaidu, ir e-pasta adresē izmantot visa veida bailīgas krāsas un fontus. Ir grūti kaut ko tādu novilkt, jo krāsām ir jāsakrīt un fontiem ir jāizskatās pareizi. Diemžēl daudziem cilvēkiem nav ne jausmas, kā pareizi saskaņot krāsas, un viņu e-pasta paraksts izskatās kā kaut kas no Willy Wonka rūpnīcas.

Šāda veida klaunu paraksti ir neprofesionāli, un ikviens, kuram to nosūtāt, uzskatīs, ka jums nav ne mazākās nojausmas, ko jūs darāt, neatkarīgi no tā, kurā jomā atrodaties. Tāpēc izvairieties no ekstravagantām krāsām. Atstāj to vienkāršu.

Ko jūs varat darīt pareizi

Kā izskatās labs oficiālais e-pasta paraksts, ja vēlaties radīt labu iespaidu? Nodrošiniet nepieciešamo pamatinformāciju, saglabājiet vienkāršu formatējumu un stilu un nepārspīlējiet ar informāciju.

Šis ir viens piemērs. Šajā iekļautas 4 līnijas - vārds, uzņēmums, tālruņa numurs un e-pasta adrese. Tieši tā.

Šī persona izmantoja tikai vienkāršu tekstu, un, saglabājot to tikai līdz četrām rindām, tas ir kļuvis par stilīgu un profesionālu.

Ar savu adresi es eju nedaudz tālāk, saglabājot parakstu pieticīgu, lietojot slīprakstu un izbalinot to tumši pelēkā krāsā. Uzturot to gaišāku nekā pats e-pasta teksts, adresātam tiek norādīts, ka jūs pats savu informāciju uzskatāt par sekundāru nekā pats ziņojums. Tas ir smalks pazemības mājiens.

Arī nosaukumi būtu jāizmanto tikai tad, ja tie ir atbilstoši sarunai. Lielākajā daļā sarakstes, kas saistīta ar manu vietni, cilvēkiem jāzina, ka esmu vietnes īpašnieks, tāpēc nosaukums ir svarīgs. Ātrai saziņai ir iekļauta tikai pietiekami daudz informācijas - e-pasts un tālruņa numurs, tas ir.

Vēl viens piemērs ir paraksts, kuru izmantoju gan iekšējai, gan ārējai sarakstei no MakeUseOf.

Šeit es faktiski vaļā, vai izmantot nosaukumu, vai nē. Parasti tas ir svarīgi tikai ārējos e-pasta sakaros un mazsvarīgi dažos iekšējos sakaros. Es sāku izmantot divas versijas - vienu ārējai un otru iekšējai -, bet man apnika manuāli pārslēgties starp divām, tāpēc es nolēmu pieturēties pie augstāk minētās. Risks saskarties ar sevi kā svarīgu, tas paliek izbalējis un sekundārs. Tas izmanto arī “|” iepriekš pieminētais raksturs, neliels krāsu loks, lai vietnes nosaukums izceltos, un es nolēmu būt treknrakstā un pievienot piekto rindiņu citātam.

Nāk klajā ar ideāls e-pasta paraksts 6 padomi, kā labāk izmantot parakstus Gmail Lasīt vairāk kas atspoguļo to, kas jūs esat, ko jūs darāt un kā ar jums sazināties, varat veikt izmēģinājumus un kļūdas, bet pēc tam, kad esat to saņēmis labi, tas jūtas labi, zinot, ka jūs katru iespējamo nosūtāmo e-pasta saraksti veicat pēc iespējas labāk ārā.

Kādi ir jūsu padomi labāks e-pasta paraksts 5 veidi, kā izveidot pielāgotus vairākus parakstus Lasīt vairāk ? Kas jums patīk vai nepatīk attiecībā uz citiem redzētajiem parakstiem? Dalieties savās domās komentāru sadaļā zemāk!

Attēla kredīts: Biznesa pāris caur Shutterstock