Apnikušas neefektīvas sanāksmes? Nosūtiet šos 8 noteikumus savam priekšniekam

Reklāma

Lielākais vairums no mums zina, cik liela daļa no sanāksmēm var aizņemt gan mūsu laiku, gan produktivitāti. Bet, ja sanāksme ir labi organizēta (un labi vadīta), nav iemesla, ka tā varētu uzlabot katra dalībnieka produktivitāti, mērķa izjūtu un morāli.

Šeit ir daudz satura kāpēc mēs ienīst sapulces. Pateicoties slikti organizētai, šķietami bezjēdzīgai tikšanās reizei, kas atvēlēja tam paredzēto laiku, Facebook rants tika uzrakstīts pilnīgas neapmierinātības brīdī nokavēto iespēju dēļ.

Šeit ir daži noteikumi, kas jāievēro, lai labāk organizētu sapulces un pārliecinātos, ka netērējat visu laiku. Uzticies man.

Ir mērķis un pārliecinieties, ka cilvēki par to zina

Ja jūs vienkārši zvana visiem kopā, lai sniegtu atjauninājumu vai lai jūs skaustu, tā ir lekcija. Lekcija nav tikšanās. Ja jums ir jāatjaunina visi, nosūtiet e-pastu vai nosūtiet ziņojumu visiem, izmantojot komandas rīku, piemēram Lieki kas atvieglo komunikāciju grupā Liekums padara grupas komunikāciju ātrāku un vienkāršākuGrupas e-pasti patiešām var mazināt produktivitāti. Ir pienācis laiks likt pasta klientiem atpūsties un izmantot tādus sadarbības pakalpojumus kā nesen palaistais Slack.

Lasīt vairāk . Tas daudz labāk izmantos ikviena laiku.

Ja jūs atrodaties situācijā, kad tikšanās patiešām ir nepieciešama (t.i., kad jums kaut kas jāievieto grupai, jārunā ar lietām, jādod idejas apkārt utt.), Pārliecinieties, ka tai ir skaidrs mērķis. Kāpēc tieši jūs sapulcējat visus?

Slikts mērķis:“Lai ikviens gatavosies notiekošajam”.

Labāks mērķis:“Lai apkopotu idejas, iestatītu grafiku un katram komandas loceklim piešķirtu nākamās darbības, lai līdz marta beigām varētu veiksmīgi palaist klajā produktu X360”.

Lūdzu, pārliecinieties, ka visi klātesošie zina sapulces mērķi, pirms tā notiek. Ja cilvēki zina, kādi būs sanāksmes gala rezultāti, viņi, visticamāk, izrādīsies sagatavoti, un, cerams, būs pārdomājis dažas no diskusijām paredzētajām tēmām, nevis domājis par lidot.

Izveidojiet skaidru, strukturētu darba kārtību

Jūsu mērķis ir jūsu galamērķis. Jūsu darba kārtība ir ceļvedis tam, kā jūs tur nokļūsit. Bez šī ceļa plāna sanāksmes bieži notiek spirālveidīgi un nekontrolējamas, vairs neietver tēmu un ne tuvu nenotiks tik daudz lēmumu, kā jūs cerējāt. Ja pamanāt, ka jūsu sapulces vairs nav aktuālas, pārtrauciet šo savdabīgo diskusiju un pēc iespējas ātrāk atjaunojiet to uz pareizā ceļa.

Strukturējiet savu sanāksmju darba kārtību Ērti izveidojiet sapulču darba kārtību, izmantojot sapulces gaidas [iPad]Lai arī neviens no mums neparedz iespēju apmeklēt sanāksmes, par laimi ir vairākas noderīgas tiešsaistes un mobilās lietojumprogrammas, piemēram, AgreeDo, kas atvieglo sanāksmju plānošanas uzdevumu. Visas veiksmīgās tikšanās sākas ... Lasīt vairāk uzmanīgi izmantojot tādu produktu kā Tikšanās cerības (iPad) vai tiešsaistes rīkiem, piemēram ManaKomiteja un Minūtes.io. Katram dienas kārtības jautājumam iestatiet stingru termiņu, vienlaikus dodot atsevišķiem cilvēkiem padomu par to, kas no viņiem tiek gaidīts. Ja vēlaties, lai kāds piedalās noteiktā diskusijā sanāksmē, dariet to zināmu! Piemēram:

Darba kārtība

1. Paziņojums par sanāksmes mērķi un sagatavošanās (5 minūtes)
2. Pēcnāves atklāšana pēdējās nedēļās - kādi bija mūsu KPI (Kim par to ziņot). Kas gāja labi? ko ne? (15 minūtes)
3. Idejas par to, kā mēs varam radīt izpratni par nākamo atklāšanu (visi - lūdzu, padomājiet dažas idejas pirms sanāksmes) - (15 minūtes)
4. Izlemiet par 3 no šīm idejām, lai izvērstu vairāk pirms nākamās tikšanās - (10 minūtes)
5. Nākamo darbību piešķiršana katram komandas loceklim - (5 minūtes)

Pārliecinieties, ka ikvienam ir tas, kas viņiem vajadzīgs

Man bija bail domāt, cik daudz laika katru gadu tiek tērēts visā pasaulē tāpēc, ka cilvēki uz sapulcēm ierodas nesagatavoti (tostarp nezina kā pareizi sastādīt sapulces pierakstus Padariet protokolu darbam: kā veikt efektīvas piezīmes sanāksmes laikāTā ir prasme, ko daži cilvēki ir pilnveidojuši; ideālas tikšanās minūtes. Notikumu ieraksts ietaupa jums galvassāpes tālāk. Lūk, kā jūs sapulcē izmantojat efektīvas minūtes. Lasīt vairāk ). Dalieties savā darba kārtībā ar visiem dalībniekiem vismaz pāris dienas pirms sanāksmes, lai viņi varētu apkopot visu, kas no viņiem tiek prasīts.

Ja jums ir nepieciešams noteikts komandas loceklis, lai kaut ko atnestu, pārliecinieties, ka viņi saprot, cik tas ir svarīgi ir, un tas ir izdrukāts (ja nepieciešams) iepriekš, lai nodrošinātu, ka tie nav iestrēguši rindā uz printeris. Pēdējā lieta, kas jums nepieciešama, ir dalībnieki, kas paši sevi atvaino - “Atvainojiet, man nav bijusi iespēja to sagatavot - es to būšu gatavs nākamajai nedēļai“. Tas nevienam nepalīdz.

Ja jūs rīkojat tikšanos ar cilvēkiem, kuri strādā attālināti, vispirms apskatiet mūsu detalizēto “Tiešsaistes sapulces ceļvedis Tiešsaistes sapulces ceļvedis: programmatūra un stratēģijaMūsdienu videokonferenču pakalpojumus ir viegli izmantot, un tie ir pieejami gandrīz ikvienam, kam ir dators vai viedtālrunis. Spēja sazināties un tikties ar cilvēkiem tiešsaistē nozīmē, ka mūs vairs neierobežo ģeogrāfiskā atrašanās vieta. Lasīt vairāk Plus pārliecinieties, vai visi zina, kā izmantot jebkuru konferences rīku, kuru nolemjat izmantot. Pirms sanāksmes pamudiniet cilvēkus pārbaudīt savu mikrofonu, tīmekļa kameru un pārliecināties, vai viņiem ir instalēti spraudņi, kas varētu būt nepieciešami tādām lietām kā Google+ Hangouts Padomi par efektīvu sanāksmju ar Google Hangouts plānošanu un rīkošanuIzmantojot mūsdienu interneta tehnoloģiju, tiešsaistes sapulču rīkošana var būt gan efektīva, gan rentabla, īpaši, ja jūs tās iepriekš plānojat un izmantojat laika taupīšanas rīkus. Pēdējos pāris mēnešus esmu piedalījies tiešsaistes sapulcēs ... Lasīt vairāk .

Uzaiciniet tikai vajadzīgos cilvēkus

Neaiciniet visu komandu tikai tāpēc, lai jūs justos kā lielais priekšnieks. Uzaiciniet tikai vajadzīgos cilvēkus. Tas ir, cilvēki, kuri var jums palīdzēt sasniegt sapulces mērķi. Visus citus vēlāk var atjaunināt, izlasot sanāksmes minūtes vai tērzējot ar kolēģiem ērtākā laikā.

Saglabājiet detalizētu protokolu

Izmantojiet tādu produktu kā Vienošanās (bez maksas) līdz glabājiet detalizētas minūtes Vienošanās: Uzrakstiet un pārvaldiet savu biznesa tikšanās protokolu bez maksas tiešsaistēJau vairākas nedēļas es meklēju viegli lietojamu vietni vai lietojumprogrammu, kas ļautu man saglabāt un uzglabāt sapulču protokolus. Tradicionālā teksta dokumentu pieeja vairs nav produktīva ... Lasīt vairāk kuru jūs varat droši atgriezties un patiesībā saprast. Šis rīks ļauj jums izmantot detalizētas minūtes, izmantojot īsinājumtaustiņus, izsekot sapulču rezultātiem (piemēram, paveiktajiem uzdevumiem) un ātri un ērti dalīties šajās minūtēs ar komandu. Ja izmantojat iPad, varat arī izmēģināt MinuteTaker (7,99 USD) par profesionālo sapulču atskaites MinuteTaker un sapulces palīdz jums izveidot profesionālus iPad protokolu ziņojumusSavā bezmaksas tiešsaistes sapulces rokasgrāmatā MakeUseOf, kurā es sniedzu dažus padomus sapulču plānošanai un rīkošanai tīmeklī, es minēju dažas minūtes, ņemot vērā arī lietotnes. Kaut arī ļoti maz no mums ... Lasīt vairāk .

Pārliecinieties, ka cilvēki, izlasot šos protokolus, zina galvenos jautājumus un kopsavilkumus par to, kas tika apspriests tika nolemts, kā arī ātri varēja atsaukties uz šo dokumentu, lai uzzinātu, kas viņiem pašiem ir jādara Nākamais.

Izslēgšana ne vienmēr ir labāka par iekļaušanu

Es zinu, ka (tikko) pieminēju, ka sanāksmē jāapmeklē tikai tie cilvēki, kuri patiešām ir vajadzīgi, taču ik pēc tik ilga laika jums vajadzētu arī iekļaujiet ikvienu neformālākai jam sesijai, kurā jūs visi varat atmest idejas, runāt par to, kas varētu uzlabot organizācija.

Izmantojiet to kā iespēju izveidot spēcīgāku komandu. Dariet to ēdienreizes vai alus laikā. Iedodiet kabinetā kādu garšīgu ēdienu un palūdziet, lai visi paņem stundu vai divas no savas dienas labāk iepazīt savus kolēģus, vienlaikus strādājot kopā, lai uzlabotu uzņēmējdarbību kā vesela. Atkal ir mērķis un darba kārtība, bet mēģiniet padarīt šāda veida sapulci neformālāku, mazāk strukturētu, bet tomēr ar vispārīgu tēmu, piemēram, “Organizācijas efektivitātes uzlabošana” vai “Idejas, kā mēs varam dažādot ”.

Piešķirt notīrīt “nākamās darbības vienumus”

Pirms sanāksmes beigām pārliecinieties, ka visi telpā esošie zina precīzu rīcību, kas viņiem jāveic nākamajā, un tās laika grafiku. Šis ir triks, kuru patiešām uzstāja Deivids Allens savā fantastiskajā grāmatā “Izdarīt darāmo‘. Neatkarīgi no tā, pie kāda projekta kāds strādā, pārliecinieties, ka ir skaidri redzamas nākamās darbības, kas jāveic, lai šis projekts virzītos uz priekšu.

Lai atkārtotu, tai ir jābūt konkrētai darbībai (vai darbību kopumam) ar stingru termiņu, nevis tikai plašai idejai, kas jādara “ASAP”. Piemēram

Slikta nākamā darbība:“Apkopo pagājušā mēneša atklāšanu”.

Labāka nākamā darbība:“Sagatavojiet izklājlapu (ar dažām noderīgām diagrammām), kurā parādīti mūsu KPI no visa palaišanas perioda. Kopīgojiet to ar palaišanas komandu un nosūtiet īsu e-pastu, kurā paskaidrots, kā jūs domājat, kā palaišana noritēja. Lūdzu, dariet to līdz ceturtdienai ”.

Jautāt atsauksmes

Daudzi cilvēki uztraucas kritizēt savus “priekšniekus” vai kolēģus, tāpēc pēc katras sanāksmes lūdziet cilvēkiem atstāt anonīmu atgriezenisko saiti, izmantojot tiešsaistes veidlapu (tur ir saraksts ar bezmaksas tiešsaistes aptaujas rīki Tas ir tas, ko saka visi: 5 bezmaksas rīki efektīvām tiešsaistes aptaujāmKādu laiku jums nebūtu daudz izvēles par to, kuru apsekojuma pakalpojumu izmantot, taču mūsdienās ir daudz, no kuriem izvēlēties. Kurš no jums ir vislabākais? Lasīt vairāk šeit). Uzziniet, ko cilvēki domāja par tikšanos - vai tā bija pārāk ilga? Vai tas viņiem šķita noderīgs? Vai viņu viedoklis tika uzklausīts? Kā sanāksmi varētu uzlabot nākamreiz?

Neatkarīgi no tā, ko saņemat atsauksmes, pārliecinieties, ka jūs to neignorējat. Izstrādājiet savas sanāksmes, lai pārliecinātos, ka tās darbojas visiem iesaistītajiem.

Kopumā, ievērojot šos vienkāršos noteikumus, varēsit pārliecināties, ka sapulces ir labi sagatavotas un labi vadītas saīsināt sanāksmju ilgumu un palielināt efektivitāti, vienlaikus sarūgtinot ikviena neapmierinātību minimums!

Kā ar tevi? Ja jūsu sanāksmes noritētu vairāk, kā jūs domājat, vai tās būtu efektīvākas?

Attēla kredīts: Woodleywonderworks, komandas sanāksme, izmantojot Flickr