Šeit ir visizlēmīgākais e-pasta šķirošanas risinājums, kāds jums jebkad būs nepieciešams

Reklāma

Neatkarīgi no tā, vai izmantojat Gmail, Outlook, Google iesūtni, Yahoo Mail vai ko citu, e-pasts ir e-pasts, un agrāk vai vēlāk jūsu iesūtne tiek pārpludināta. Bet viena vienkārša šķirošanas sistēma nodrošinās, ka jūs nekad nejutīsit, ka tā ir pazudusi, un vienmēr esat virs jūsu ziņojumiem.

Vai esat kādreiz mēģinājuši savā e-pasta iesūtnē pielietot uzdevumu saraksta trikus? ES izdarīju. Biežāk nekā nedarbojas. Mēs nesaprotam, kāda ir atšķirība starp e-pasta un uzdevumu sarakstiem, ka uzdevumi prasa tikai jūs, savukārt e-pasta ziņojumi attiecas uz saziņu ar cilvēkiem.

Bet vienas populāras produktivitātes sistēmas modificēšana ir atbilde uz pastāvīgu e-pasta uzliesmojumu pieblīvēšanu. ASV prezidenta Dvaita Eizenhauera matrica uzdevumu šķirošanai ir lieliski piemērota arī e-pastu šķirošanai, ja jūs to pareizi sakrītat.

Modificēta Eizenhauera matrica e-pastiem

Eizenhauera matrica ir tas, kā viņš sakārtoja savu uzdevumu sarakstu četrās kvadrantās, kas viņam palīdzēja izdomāt, kāds uzdevums viņam būtu jāveic tālāk. Pamata matrica izskatās šādi, un mēs to nemainīsim:

Katru e-pastu jūs klasificēsit vienā no šiem četriem kvadrantiem. Kvadranti diktēs, ko jūs darāt ar šo e-pastu un kad jūs uz to reaģējat. Aizmirstiet par “iesūtnes nulli”, un mēs koncentrēsimies tikai uz visu paveikto.

Vislabāk ir apvienot matricu ar mapēm programmā Outlook vai izmantojiet Gmail etiķetes, lai pieradinātu iesūtni Atklājiet Gmail iezīmes un beidzot pieradiniet iesūtniIr daudz triku, kā tikt galā ar e-pasta pārslodzi, taču zem deguna ir viena laba taisnība, kuru jūs, iespējams, neizmantojat: vecas labas Gmail etiķetes. Lasīt vairāk . Tātad katram kvadrantam būs savs etiķetes / mapes nosaukums un, iespējams, arī sava krāsa.

Lai ko jūs darītu, nemainiet šo kvadrantu vārdu. Tātad jūsu mapēm vai iezīmēm būs tikai šīs četras kategorijas:

• Svarīgi un steidzami
• Svarīgi (nav steidzami)
• Steidzami (nav svarīgi)
• Nav svarīgi vai steidzami

Kas ir “steidzami”?

Ir viegli noteikt, kas ir “svarīgs” - tas ir subjektīvs aicinājums, kuru mēs varam viegli pieņemt, atkarībā no mūsu prioritātēm. Bet “steidzami” uzrāda uz laiku balstīta aprēķina tēlu, un tas cilvēkus aizrauj.

Atpūtieties, nekrītiet panikā. “Steidzams” šeit nozīmēs visu, ko vēlaties. Ja jums ir aizņemta diena, kurā nav neviena brīva brīva laika, tad “Steidzams” iegūst jaunu nozīmi. Ja jums diena ir piepildīta ar sanāksmēm, tad “Steidzami” iegūst citu nozīmi. Ļaujiet tai būt elastīgai; patiesībā ir svarīgi, lai tā būtu elastīga.

Vairāki produktivitātes eksperti patiešām vēlas noteikt laika ierobežojumu Eizenhauera matricas “steidzamajai” kolonnai, taču tas vienkārši nav dzīvotspējīgs, ņemot vērā to, ka dzīves un darba vajadzības laika gaitā mainās.

Nav burvju formulas vai noteikta laika ierobežojuma, lai definētu “Steidzami”. Jūs to zināt, kad redzēsit. Tas nav grūti saprotams vārds, tāpēc nepārdomājiet to.

Vienkārši sakiet, jums nav “kvadranta noteikumu”

Jums būs kārdinājums saistīt darbību ar savu kvadrantu. Piemēram, Tutum’s Bryan Lee izmanto sistēmu un katram kvadrantam ir veicis īpašas darbības, piemēram, “Izlemiet, kad to darīt” attiecībā uz “Svarīgs, bet ne steidzams” un “Deleģējiet to” par “Steidzams, bet nav svarīgs”.

Pretoties tam. Tam ir divas problēmas.

Pirmkārt, šie “darbības noteikumi” galu galā novirza to, kā jūs atzīmējat e-pastu. Ja zināt, ka jums ir jārīkojas ar e-pastu tūlīt, bet jums to nav laika darīt, jūs redzēsit, ka jūsu smadzenes jūs mēģinās klasificēt nepareizi.

Otrkārt, kvadrantā ne vienmēr tiek veikta viena un tā pati darbība. Uzdevuma deleģēšana ne vienmēr būs izvēles iespēja. “Nav steidzami un nav svarīgi” nenozīmē, ka tas ir jādzēš, iespējams, jums joprojām būs nepieciešams šis e-pasts vēlāk.

Tā vietā paļaujieties uz Eizenhauera matricu un paļaujieties uz savām spējām paveikt lietas. Pārlieku sarežģīta, pārāk specifiska produktivitātes sistēma ir tāda, ar kuru jūs galu galā nonāksit dempingā trīspunktu produktivitātes noteikums 3-streiku sistēma: kā prioritāri noteikt savu uzdevumu sarakstuVai jūs neizmantojat savu uzdevumu sarakstu? Iespējams, ka problēma nav jūsu produktivitātē, tā var būt tikai jūsu prioritātes. Mācīsimies, kā noteikt prioritāti aktīvo darbu sarakstam, un paveikt lietas. Lasīt vairāk . Šo kvadrantu nosaukumi faktiski sniedz jums labu priekšstatu par e-pasta vēstuli, un jūs attiecīgi varēsit pieņemt pareizo lēmumu.

Viens zelta likums: bez marķēšanas nedrīkst pārvietoties

Ideja ir nesaudzīgi kārtojiet savus e-pastus Vai katru rītu nevar atlikt e-pastu? Tā vietā izmēģiniet šo rituāluSākot dienu, e-pasta adreses tiek regulāri noliktas, kaut arī to dara lielākā daļa no mums. Vai e-pasta pārbaude pēc pamodināšanas tiešām ir tik slikta? Lasīt vairāk un ietver vienu pašdisciplīnas aktu - jūs nevarat pāriet uz nākamo e-pastu, neatzīmējot to, kuru lasāt.

Tas ir kritiski. Katru reizi, atverot e-pastu, jums tas noteikti ir jāšķiro. Neatļaujiet sev pārbaudīt nākamo pastu, ja neesat to klasificējis kvadrantā.

Kā mēs jau iepriekš esam apsprieduši, nešķirot vai kārtot slikti ir iemesls, kāpēc jūsu produktivitātes lietotne nedarbojas Pieci iemesli, kāpēc jūsu veicamā lietotne padara jūs mazāk produktīvuVai atsakāties no aktīvo darbu sarakstiem? Jūsu problēma nav jūsu ambīcijas vai izmantotā uzdevumu plānošanas lietotne. Problēma ir tajā, kā jūs kopumā izmantojat savu uzdevumu sarakstu. Lasīt vairāk . Jums jāsaņem pareizs šķirošanas solis, un tad viss pārējais nonāk vietā.

Kā uzbrukt jūsu e-pastam

Tas ir tā skaistums: tiklīdz jūsu iesūtne ir sakārtota, jums faktiski nevajadzēs daudz padomu par to, kad un kā jums vajadzētu adresēt savu e-pastu. Ja jums ir steidzamais un svarīgais jautājums, jūs to risināsit brīdī, kad būsit nedaudz laika.

Visam citam, kā portālam MakeUseOf pastāstīja ActiveInbox pārstāvis Andijs Mitčels Kā rīkoties ar iesūtnes pārslodzi un e-pasta ziņojumu sarakstiemE-pasts nav tikai saziņa, bet arī lielā mērā diktē jūsu uzdevumu sarakstu. Parunāsim par labākajiem padomiem iesūtnes sasaistei ar mūsu produktivitāti ar Andy Mitchell - ActiveInbox dibinātāju. Lasīt vairāk ,

Izvēlieties dienas enerģijas patēriņa punktus (piemēram, miegaino pusstundu pēc pusdienām) un nometiet iesūtnē, lai to tuvinātu.

Ja tas jau ir noteikts kā prioritāte, lietas ir viegli izdarīt, nepalaižot garām obligātu lietu.

Katras dienas beigās rīkojieties ar visiem sakārtotajiem e-pasta ziņojumiem, pat ja tos izmantojat viedtālruņa lietotnē. Uzticieties man, tiklīdz tas jau ir noteikts kā prioritāte, jūs to pārdzīvojat pusi laika, ko izmantojat citādi.

Vai tas ir viegli vai grūti?

Personīgi es uzskatu, ka Eizenhauera matricas metode e-pastu šķirošanai ir visvieglākā. Tas faktiski ir padarījis manu iesūtni daudz vieglāk pārvaldāmu, un es tās dēļ neko neesmu palaidis garām.

Vai jūs domājat, ka šo sistēmu ir viegli ieviest, vai arī jums būtu grūti? Sakiet, kāpēc!

Attēlu kredīti: Hey Paul Studios / Flickr