14 labākie e-pasta etiķetes padomi, kas jums jāzina

Neatkarīgi no tā, vai esat satura autors, tirgotājs, izstrādātājs vai ārštata darbinieks, e-pasts ir mūsu mūsdienu pasaules neatņemama sastāvdaļa.

Faktiski tas ir vismodernākais saziņas veids starp ārštata darbiniekiem. Tāpēc, lai piesaistītu un noturētu klientus, ir svarīgi apgūt e-pasta ziņojumu sūtīšanas paraugpraksi un etiķeti.

1. Praktizējiet ātro atbildi

Tā kā ārštata bizness ir atkarīgs no liela e-pasta saziņas, ātra atbilde ir kļuvusi par gaidāmo standartu.

Ja vien jūs pavadāt laiku kopā ar ģimeni un draugiem, jums vienmēr ir jācenšas atbildēt uz visiem e-pasta ziņojumiem stundas laikā. Ja tas nav iespējams, atbildiet tajā pašā dienā klienta darba laikā.

2. Noskaidrojiet punktu sākumā

Jūsu klientiem nav jālasa jūsu e-pasts līdz beigām vai, vēl ļaunāk, vairākas reizes, lai saprastu, ko jūs mēģināt pateikt. Ja rakstāt e-pastu, noteikti skaidri norādiet savu ziņojumu pašā sākumā - vai nu tematā, vai pamattekstā.

Priekšmetam jābūt īsam un konkrētam. E-pasta pamattekstā uzsveriet vissvarīgāko informāciju, izmantojot aizzīmes.

Saistīts: Populārākie e-pasta pakalpojumu sniedzēji, kas ir labāki nekā Gmail un Yahoo Mail

3. Vēlreiz pārbaudiet gramatiku un pareizrakstību

Jūsu e-pasts atspoguļo to, kas jūs esat. Tas parādīs, ko klienti sagaida no jums darba kvalitātes ziņā. Pat vispieredzējušākie profesionāļi izdara kļūdas, īpaši rakstot no viedtālruņiem. Tomēr klienti no šādām kļūdām negūs labu pirmo iespaidu.

Kad esat pabeidzis rakstīšanu, izlasiet skaļi e-pastu, lai varētu uzzināt gramatiskās kļūdas. Papildu palīdzībai varat izmantot arī tiešsaistes rīkus.

4. Saglabājiet to lakoniski

Ja jūs esat rakstnieks, kurš nāk no literatūras, var būt grūti pretoties tam, ka jūs rakstāt puķu valodā. Tomēr parastam cilvēkam tas kļūs tikai par kodu, kuru viņš nespēj atšifrēt!

Vienmēr saglabājiet e-pastus īsus un vienkāršus. Rakstiet mazos teikumos un lietojiet vārdus, kurus visi zina. Ja jums ir jāsniedz informācija, kas neietilps dažos punktos, labāk ieplānojiet virtuālu sapulci vai tālruņa zvanu.

5. Atbildiet uz visiem jautājumiem

Šis punkts var šķist pretrunīgs iepriekšējam rādītājam, kur mēs lūdzām jūs īsu e-pastu saglabāt. Nu, izlaižot jebkuru klienta jautājumu kodolīguma dēļ, tā būs necieņas izrādīšana.

Rakstiet katrā e-pasta sadaļā uzdotos jautājumus atsevišķās sadaļās. Tātad, klients zina, ka jūs uzmanīgi lasāt viņu e-pastu. Kad nevarat uzreiz atbildēt uz jautājumu, pieminiet to, kad varat.

6. Izpildiet vienoto un standarta formātu

Rakstot klientiem e-pastus, visiem e-pastiem izmantojiet vienu formātu. Katrā e-pastā noteikti izmantojiet to pašu tipfāzi, fonta lielumu, fonta krāsu un teksta struktūru. Ja jums nav standarta formāta, viena e-pasta pavediens izskatīsies dīvaini.

Uzņēmējdarbības saziņai varat izmantot tādus fontus kā Arial, Calibri un Verdana. Pēc izmēra 12 ir droši. Šāda veida profesionālai mijiedarbībai nav ieteicams izmantot krāsainus fontus - turēsimies melnā krāsā.

7. Beigt ar parakstu

Lai kāds būtu jūsu profesionālais statuss, vienmēr ir ieteicams, ja e-pasta ziņojumu apakšdaļā ir e-pasta paraksts ar jūsu kontaktinformāciju. Tas palīdz cilvēkiem atcerēties jūs, lai vajadzības gadījumā varētu nekavējoties sazināties ar jums.

E-pasta beigās ir viegli pievienot personalizētu parakstu, un tas ļaus jums izskatīties tikai profesionāli. Parakstā pievienojiet savu kontaktinformāciju.

Saistīts: Kā pievienot e-pasta parakstu programmā Microsoft Office 365

8. Izmantojiet ārpus biroja izveidotu e-pasta veidni

Jūs varat doties atvaļinājumā, bet ārštata laikā pārliecinieties, ka jūsu klienti to zina. Papildus brīdināšanai personīgi pa e-pastu, būs lieliski, ja jums būs atbildētājs ārpus biroja.

Strādājot ar vairākiem klientiem, jums jāpārvalda termiņi. Tāpat arī jūsu klientiem ir jāzina, kad viņi var sagaidīt jūsu atbildi.

9. Vienmēr pēcpārbaude

Ja jūs gaidījāt atbildi, bet nesaņēmāt, ir svarīgi sazināties ar klientiem. Pēcpārbaudes e-pastā varat nokopēt visu būtisko informāciju un atkārtoti pievienot visus svarīgos failus, lai palīdzētu klientam viegli uzzināt nepieciešamo informāciju.

10. Izmantojiet pareizo valodu

Sazinoties ar klientiem, lietojiet standarta profesionālo valodu. Izvairieties no emocijzīmju izmantošanas šādās oficiālās sarunās. Sāciet e-pastu ar pieklājīgu sveicienu un tieši uzrunājot klientus ar viņu vārdiem.

Neizmantojiet VISUS CAPS vai saīsinājumus, piemēram, ASAP vai RSVP. Tāpat labāk neizmantot īsu klienta vārda formu.

11. Izvairieties no atbildes, kad esat satraukts vai dusmīgs

Neatkarīgi no tā, cik ilgi jūs esat ārštata bizness, noteikti būs jānotiek neapmierinātībai un dusmām par savu darbu. Ja daži klientu e-pasta ziņojumi jūs satrauc, dabiskais instinkts būtu nekavējoties atbildēt.

Bet vienmēr atturieties no atbildes, kamēr emocijas jūs aizrauj. Pēc nomierināšanās palieciet profesionāls un uzrakstiet slīpētu atbildi.

12. Sazināties, izmantojot citas metodes

Pieaugot kā ārštata darbinieks, jūs zinātu, kad diskusija jāsaista bezsaistē. Koplietojot noteiktu laika ziņā svarīgu informāciju, paļaujieties ne tikai uz e-pastiem. Vienmēr savienojiet to pārī ar jebkuru reāllaika saziņas veidu, piemēram, tālruņa zvanu vai atslābinošu ziņojumu.

13. Nemēģiniet iegūt draugus

Jūs esat šeit, lai izveidotu biznesa attiecības ar klientu, nevis lai ar viņu draudzētos. Vienmēr ir drošs, ka pret klientu nav jocīgi vai gudri. Turieties pie ziņojuma informācijas un nolūka. Kamēr jums būs profesionālas attiecības, nesteidzieties viņiem parādīt savu personību.

14. Nepalaidiet garām atbildi

Novēlota atbildēšana uz e-pastu vai tā izlaišana var jums izmaksāt projektu. Ja iesūtnē ir pilns ar pārdošanas e-pastiem un nevajadzīgiem biļeteniem, varat palaist garām svarīgus klienta e-pasta ziņojumus.

Atzīmējiet esošo klientu e-pasta ziņojumus kā izlasi, lai jūs tos saņemtu iesūtnes augšdaļā. Lai ātri piekļūtu visiem ar darbu saistītajiem e-pastiem, uzturiet savus e-pastus kārtīgus.

Viedās e-pasta etiķetes atstās iespaidu uz jūsu klientiem

Lai efektīvi pārvaldītu uzņēmējdarbību, e-pastu nosūtīšana ir būtiska procesa sastāvdaļa. Izmēģiniet šos ātros uzlaušanas darbus, lai izveidotu profesionālu e-pastu un iepazīstinātu sevi gudrāk un labāk potenciālajiem un esošajiem klientiem.

Piecas labākās Cloze funkcijas vienmērīgai biznesa vadībai

Ja jūsu bizness ir saistīts ar ārštata darbiniekiem vai konsultantiem, apsveriet iespēju izmantot Cloze, lai labāk pārvaldītu.

Lasiet Tālāk

Par autoru