Pasākumu plānošanas programmatūra: 5 lietotnes, lai efektīvi pārvaldītu savus notikumus

Veiksmīga pasākuma organizēšana ir gan atalgojošs, gan saspringts pienākums. Lai sagatavotu budžetu, kurā ņemti vērā neparedzēti apstākļi, atrastu vienu vai vairākas piemērotas vietas, reklamētu pasākumu utt., Jums ir nepieciešamas īpašas prasmes.

Bet bez izcilas uzmanības pievēršanas detaļām, organizatoriskajām prasmēm un gudra tīkla veidotāja, paļaušanās uz pasākumu plānošanas programmatūru ļaus ievērojami uzlabot pārvaldības procesu un ietaupīt laiks.

Kā izvēlēties ideālu notikumu plānošanas lietotni

Ir daudz pasākumu plānošanas lietotņu, no kurām katra piedāvā īpašas funkcijas. Tomēr labākā notikumu pārvaldības programmatūra ir tā, kas atbilst jūsu vajadzībām, jo ​​dažādiem pasākumiem ir vajadzīgas dažādas funkcijas.

Tātad, lai uzzinātu, kā izvēlēties ideālu programmatūru, jums būs jāizklāsta jūsu vajadzības gaidāmajam pasākumam. Šeit ir daži jautājumi, kas palīdzēs jums veikt šo uzdevumu:

• Kāda veida pasākumus jūs organizējat-klātienē, virtuāli vai hibrīdi? Tas palīdzēs jums izvēlēties lietotni, kas atbalsta notikuma veidu.
instagram viewer
• Vai tas ir slēgts vai atklāts pasākums? Ja tas ir slēgts pasākums, jums var būt nepieciešama tikai programmatūra, kas var palīdzēt nosūtīt ielūgumus konkrētiem viesiem. Pretējā gadījumā jums būs nepieciešama lietotne ar iebūvētiem mārketinga rīkiem, lai reklamētu pasākumu.
• Vai pasākumu plānošanas programmatūrai ir mobilā versija? Izmantojot mobilajām ierīcēm piemērotu pasākumu plānošanas programmatūru, varat piekļūt visai informācijai, atrodoties ceļā. Varat arī izmantot lietotni, lai ar dalībniekiem kopīgotu ar notikumiem saistītu informāciju.
• Vai jums ir jāaprēķina daudz ēdināšanas inventāra? Lai izmantotu visu informāciju vienuviet, varat izmantot lietotni ar iebūvētu notikumu plānošanas kalkulatoru.
• Kas nepieciešams pasākumam? Šeit varat ierakstīt visus nepieciešamos rīkus, tostarp paziņojumu sistēmas, biļešu sistēmas, apmeklējuma reģistrācijas rīkus utt.
• Vai jums ir jāsadarbojas ar citiem organizatoriem vai pasākuma ieinteresētajām personām? Ja jā, jums jāizvēlas lietotne, kas ļauj sazināties.

Šiem jautājumiem vajadzētu palīdzēt sašaurināt pasākumu plānošanas lietotņu sarakstu. Tomēr jums var būt nepieciešams sajaukt dažādas lietotnes atkarībā no jūsu pasākuma lieluma vai ja neatrodat lietotni, kas atbilst visām jūsu vajadzībām. Ņemot to vērā, jums vajadzētu apsvērt šos pasākumu plānošanas risinājumus:

Eventbrite ir plaši pazīstams kā viens no labākie rīki, lai atrastu notikumus sev apkārt, taču tās rīkkopā ir arī notikumu pārvaldības lietotne - Eventbrite Organizer.

Neatkarīgi no tā, vai plānojat nelielu sapulci vai lielu ballīti, varat paļauties uz Eventbrite Organizer jūsu vienas pieturas rīks, lai izveidotu savus notikumus, pārvaldītu notikumu pārdošanu un izsekotu apmeklētību tiešraidē viedtālrunis.

Varat arī izmantot Eventbrite, lai reklamētu savu notikumu tiešsaistē un kopīgotu svarīgu informāciju ar uzaicinātajiem.

Lejupielādēt: Eventbrite organizators priekš Android | iOS (bezmaksas, pielāgotas cenas)

Plānojot pasākumu, ir iesaistītas tik daudzas kustīgas daļas. Tāpēc jums ir jābūt vienai centrālai vietai, lai saglabātu organizāciju un izsekotu gan pabeigtajiem, gan nepabeigtajiem uzdevumiem.

monday.com ir spēcīgs rīks, ko varat izmantot, lai visus savus projektus apkopotu vienā platformā. Lai gan tas galvenokārt ir projektu vadības rīks, tajā ir arī pasākumu plānošanas funkcijas un iebūvētās veidnes, kuras jūs un citi līdzstrādnieki var izmantot, lai plānotu savu budžetu vai organizētu grafikus.

Jūs varat izmantot Mana nedēļa funkciju, lai izveidotu un piešķirtu uzdevumus citiem komandas locekļiem, vienlaikus izmantojot tā informācijas paneli, lai izsekotu un novērtētu jūsu progresu. Varat arī izmantot vietni monday.com, lai lietotnē sazinātos ar komandas locekļiem, tāpēc jums nebūs jāpazūd e -pasta iesūtņu kaudzē. Izmēģini monday.com spēcīgie organizatoriskie rīki, lai veicinātu komandas sadarbību.

Lejupielādēt: monday.com par Android | iOS (pieejama bezmaksas, premium versija)

3. Kabatas plānotājs

Viena no notikumu plānotāja kritiskajām prasmēm ir spēja sastādīt precīzus budžetus, kuros ņemtas vērā neplānotas situācijas. Tas nozīmē, ka jums būs jāsazinās ar jūsu matemātiķi.

Bet visu šo roku aprēķinu veikšana var aizņemt daudz laika, un jums bieži nākas saskarties ar saspringto grafiku. Kabatas plānotājs ir efektīva un viegli lietojama lietotne, kas var palīdzēt precīzi noteikt notikumus. Visi aprēķini vienuviet palīdzēs ietaupīt laiku.

Lejupielādēt: Kabatas plānotājs priekš iOS (bezmaksas)

Sociālās tabulas ir praktisks rīks, kas specializējas notikumu diagrammu veidošanā, lai palīdzētu jums vizualizēt savu vietu, sakārtot sēdvietu izkārtojumu un sadarboties ar apmeklētājiem.

Sākumā varat izveidot savu arhitektūras plānu vai izmantot kādu no tā 3D veidnēm. Vienkārši izvēlieties notikuma veidu, atlasiet veidnei atbilstošu veidni un pielāgojiet to savām vajadzībām.

Šo programmatūru varat izmantot, lai izstrādātu savu pasākumu telpas izkārtojumu, pievienojot visu veidu iepriekš sagatavotus objektus, ieskaitot projektorus, skatuves, tabulas utt. Izmantojot programmatūru, varat arī koplietot izkārtojumu ar citiem līdzstrādniekiem.

Ja dodat priekšroku visaptverošai pasākumu pārvaldības platformai, lai izvairītos no žonglēšanas ar vairākiem specializētiem rīkiem, jūs nekļūdīsities ar Whova. Tā ir daudzfunkcionāla programmatūra, kas ļauj pārvaldīt virtuālos, klātienes vai hibrīda notikumus, izmantojot to pašu sistēmu.

Dažas no tās galvenajām funkcijām ietver pasākumu reģistrāciju, konferenču vadību, pasākumu mārketingu, vietņu izveidi, dalībnieku reģistrēšanos, dalībnieku iesaistīšanos, tīklu izveidi utt.

Izmantojot lietotni, varat arī dalīties ar informāciju, piemēram, pasākuma darba kārtību un citu loģistiku (stāvvietu kārtība un kartes). Turklāt apmeklētāji var izmantot savas tīkla funkcijas, lai kopīgotu notikuma attēlus, apmainītos ar kontaktiem, skenējot vizītkartes, vai pat sūtīt ziņojumus viens otram, izmantojot lietotni.

Lejupielādēt: Kam priekš Android | iOS (bezmaksas demonstrācija, pielāgotas cenas)

Pārvaldiet savus notikumus ar pārliecību

Tagad varat atteikties no laikietilpīgās DIY pieejas un paļauties uz šiem pasākumu pārvaldības rīkiem, lai atvieglotu plānošanas procesu, racionalizētu darbības un palīdzētu jums organizēt veiksmīgākus pasākumus.

Bet, ņemot vērā, ka nav divu vienādu notikumu, galvenais ir noteikt savas vajadzības un izvēlēties vispiemērotāko programmatūru, kas izlīdzinās katru jūsu pasākuma elementu. Dodieties uz priekšu un izvēlieties programmatūru, kas palīdzēs atcerēties nākamo notikumu.

6 pielāgoti plānotāji, kurus varat viegli izveidot, izmantojot Google disku

Kāpēc neizlaist savu uzdevumu lietotni Google diska plānotājam? Šie tiešsaistes plānotāji, kas izveidoti, izmantojot Google rīkus, pierāda savu daudzpusību.

Lasīt Tālāk

Par autoru