Kas ir Microsoft saraksti un kādam nolūkam tos izmanto?

Saraksti ir nākamās paaudzes Microsoft 365 lietotne, kas izveidota no SharePoint sarakstiem 2020. gada maijā. Tā ir priekšpuses platforma, lai pārvaldītu savus datus vai darbotos kā idejas, uzdevumu saraksti, uzdevumi, inventārs, pārvaldītu bieži uzdotos jautājumus utt. Šajā rakstā jūs uzzināsit par sarakstiem, tā funkcijām un svarīgākajiem lietošanas gadījumiem.

Kas ir Microsoft saraksti?

Jūs redzēsiet Microsoft saraksti lietotne Visas lietotnes sava Microsoft 365 abonementa sadaļa. Varat izmantot šo lietotni, lai izveidotu sarakstus un sadarbotos ar komandas locekļiem vai klientiem.

Microsoft saraksti piedāvā daudzas priekšrocības salīdzinājumā ar citām uzdevumu saraksta lietotnēm. Piemēram, izmantojot Microsoft sarakstus, varat izsekot problēmām, kārtībai, aktīviem, krājumiem, kontaktpersonām un daudz kam citam.

Šis rīks apvieno jūsu sarakstus ar visām Microsoft 365 lietotnēm, lai jūs varētu sākt veidot vai strādāt ar saviem datiem no Microsoft Teams, SharePoint vai Lists sākumlapas. Tam ir arī veidnes ar klikšķi, lai rediģētu, kas ietaupa jūsu laiku uzdevumu vai piezīmju organizēšanai.

Microsoft sarakstu jaunās iezīmes

Sarakstiem ir visas standarta funkcijas, kuras varat sagaidīt no uzdevumu saraksta lietotnes. Piemēram, laika skalas skats, kalendāra skats, sarakstu izveidošana no izklājlapām, pielikumu pievienošana sarakstiem, darbību izsekošana utt. Tomēr šīs ir vissvarīgākās iezīmes, kas atšķir sarakstus no citiem līdzīgiem rīkiem:

1. Pārvaldīt noteikumus

Izmantojot šo rīku, daudzos veidos varat automatizēt savu uzdevumu sarakstus. Tomēr šāda plaša automatizācija kļūst iespējama tikai tad, ja lietotnē Saraksti ir stila noteikumi.

Varat izmantot šos noteikumus, lai savos sarakstos automatizētu atgādinājumus un paziņojumus. Saraksta īpašnieks arī kontrolēs noteikumus. Ja jūs piešķirat piekļuvi saraksta rediģēšanai saviem līdzstrādniekiem, viņi var rediģēt saraksta kārtulas. Veiciet tālāk norādītās darbības, lai izveidotu saraksta sākumlapas noteikumus.

1. Klikšķiniet uz Automatizēt nolaižamajā izvēlnē un pēc tam atlasiet Izveidojiet noteikumu.
2. Ekrānā, kur redzat Paziņot kādam, kad opcija, jums ir jāiestata nosacījums. Piemēram, jūs varētu izvēlēties Tiek izveidots jauns vienums.
3. Varat rediģēt noteikumu nosacījumus, noklikšķinot uz katra teikuma pasvītrotā vārda.
4. Varat atlasīt opcijas, piemēram, kam paziņot, kolonnu, slejas vērtību utt.
5. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Izveidot lai apstiprinātu noteikumu.

2. Saraksti par sadarbību, izmantojot Microsoft Teams

Saraksti pievieno vērtību Microsoft Teams lietotnes funkcijām. Jūs varat piekļūt sarakstiem, kopīgot tos vai izveidot tos no lietotnes Teams, neatstājot nevienu notiekošu sapulci vai prāta vētru.

Lietotnē Teams varat mainīt saraksta skatu dažādos veidos, piemēram, kartītēs, režģos, kalendāra skatā utt. Papildus jaunu kolonnu pievienošanai, pielāgotu skatu izveidei ar filtriem un izvēles definēšanai varat arī mainīt savu plānu, lai padarītu datus jūsu komandai nozīmīgākus.

3. Sarakstu un vienumu koplietošana

Saraksti piedāvā dažādus datu koplietošanas veidus ar jūsu komandām vai klientiem. Atšķirībā no daudzām citām uzdevumu saraksta lietotnēm, jums nav jādala viss saraksts ar līdzstrādniekiem.

Ja vēlaties, varat koplietot visu sarakstu vai piešķirt piekļuvi atlasītajiem saraksta vienumiem. Turklāt jūs varat pielāgot datu aizsardzību, iespējojot tikai lasīšanas, rediģēšanas piekļuvi, paroles aizsardzību un derīguma termiņu, lai piekļūtu sarakstam.

4. Integrācijas

Jūsu saraksti uzreiz tiek integrēti ar citām Microsoft 365 lietotnēm, piemēram, Teams, Power Automate, Power Apps un SharePoint.

Jūs varat automatizēt projekta uzdevumus vai darbplūsmas, izmantojot sarakstu un Power Automate integrāciju. Saraksta sākumlapā noklikšķiniet uz Automatizēt nolaižamajā izvēlnē un pēc tam atlasiet Power Automate. Ja noklikšķināsit uz Izveidojiet plūsmu, varat piekļūt veidnēm procesu un uzdevumu automatizēšanai.

Saistīts: Office 365 tagad ir Microsoft 365: ko tas nozīmē jums un jūsu ģimenei

5. Mobilā lietotne

Lietotne Saraksti ir pieejama arī iOS ierīcēs, piemēram, iPhone un iPad. Mobilā lietotne piedāvā vienmērīgu pieredzi ar lietotājam draudzīgu lietotāja saskarni, lai izveidotu, rediģētu un kopīgotu sarakstus, atrodoties ceļā.

Microsoft ir arī atklājis plānu lietotņu sarakstu Android versijai. Android lietotāji drīz varēs izveidot, koplietot un rediģēt sarakstus no savām mobilajām ierīcēm.

Lejupielādēt: Microsoft saraksti par iOS (Bezmaksas)

Microsoft sarakstu izmantošana kā informācijas izsekotājs un organizators

Lietotni Saraksti profesionālai un personas datu pārvaldībai var izmantot daudz. Daži no labākajiem lietošanas gadījumiem ir šādi:

1. Aktīvu pārvaldība

Jūs varat efektīvi pārvaldīt ierīces, programmatūru un citus līdzekļus, izmantojot lietotņu Saraksti līdzekļu pārvaldnieka veidni. Jums nav jāiegulda daudz laika, jo veidnei ir nepieciešami daži klikšķi, lai to pielāgotu.

Jūs varat saņemt atjauninājumus par īpašumu statusu, piemēram, to, kurš pašlaik izmanto ierīci, reģistrēšanās datumus, izrakstīšanās datumus, remontējamo ierīci utt.

2. Pārvaldiet projektus un uzdevumus

Lietotni Saraksti varat pārveidot par projektu pārvaldības rīku, neizmantojot papildu naudu. Pievienojiet uzdevumus vienā sarakstā un nosauciet sarakstu atbilstoši projekta nosaukumam.

Jūs varat pievienot if/tad stila kārtulas atsevišķiem saraksta vienumiem vai uzdevumiem. Noteikumi varētu būt tādi vārdi kā pabeigts, gaidošs, bloķēts, veicams uzdevums, problēma, prioritāte utt. Ja sarakstā ir kādi labojumi no jūsu komandas locekļiem, jūs uzreiz uzzināsit uzdevumu statusu.

Saistīts: Tiešsaistes uzdevumu pārvaldības rokasgrāmata: padomi, kā izvēlēties pareizo lietotni

3. Satura plānošana

Lietotne Saraksti ir lieliski piemērota sociālo mediju, vietņu vai emuāru satura publicēšanas stratēģijai. Satura prasības varat pievienot vienam sarakstam. Tagad iestatiet īpašus noteikumus, lai iespējotu paziņojumus vai atgādinājumus.

Lietotnē Saraksti ir arī satura plānošanas veidne. Pielāgojiet veidni, pievienojot attēlus vai saturu, ko vēlaties publicēt, norādot melnraksta datumu, izpildes datumu, publicēšanas datumu utt.

4. Iesaistīšanās klienti un darbinieki

Lietotnes Saraksti iekļaušanas kontrolsaraksta veidne ļauj pārvaldīt klienta vai darbinieka iekļaušanu. Piemēram, atzīmējot Darbinieku iesaiste vienumu uzdevumu sarakstā kā Parakstīts, rīks jaunajam darbiniekam automātiski nosūta e-pastu ar darbinieku pieteikšanās akreditācijas datiem.

Līdzīgi jūs varat automatizēt klientu apstrādes procesus, piemēram, iekļaušanu, projektu failu piegādi un norēķinus, izmantojot lietotni Saraksti.

5. Klienta biļešu izsekotājs

Problēmas izsekotāja veidne pārvērš jūsu sarakstus efektīvs klientu attiecību vadītājs. Ja jūsu klients ziņo par jebkādām problēmām, kas saistītas ar jūsu piegādāto produktu, uzskaitiet tās lietotnē Saraksti. Vienuma statusa slejā iestatiet īpašus pārskatāmā, prioritārā, bloķētā un atrisinātos noteikumus.

Pēc statusa izmaiņu veikšanas jūs vai jūsu klienti varat saņemt automātiskas e -pasta atbildes par biļetes statusu.

Efektīvi organizējiet savus datus un darbu

Iepriekš minētās Microsoft sarakstu funkcijas un lietošanas gadījumi ļaus jums vislabāk izmantot Microsoft 365 abonementu. Šis rīks piedāvā pavisam jaunu, bet elastīgu veidu, kā sakārtot un izsekot nozīmīgus uzdevumus vai datus. Turklāt uzdevumu plānošana ir tikai pastaiga pa parku, kad vienuviet iegūstat visas idejas, uzdevumu sarakstus un sanāksmju darba kārtības.

10 labākās bezmaksas lietotnes uzdevumu plānošanai

Pareizas uzdevumu pārvaldības sistēmas izvēle var būt grūta. Lai palīdzētu jums to noskaidrot, esam apkopojuši noderīgāko uzdevumu plānošanas rīku sarakstu.

Lasīt Tālāk

Par autoru