Kas ir universālā ziņošana Asanā? Kāpēc jums to vajadzētu izmantot?

Mūsdienu darbaspēkā ārštata darbiniekiem un profesionāļiem vairāk jākoncentrējas uz projektiem. Ja esat pārāk aizņemts ar administratora darbu, piemēram, veidojot projektu statusa prezentācijas klientiem, jūs varat zaudēt potenciālos klientus. Turklāt ir arī taisnība, ka datu analītiķa nolīgšana privātpersonām vai ārštata darbiniekiem nebūs tik izdevīga.

Asana jaunais ziņošanas rīks ļauj jebkuras profesijas lietotājiem kļūt par savu datu analītiķiem.

Kas ir universālā ziņošana?

Asana ieviesa uzlabotu, bet vienkāršu universālo ziņošanas rīku projektu vadības programmatūra, gan mākoņa, gan darbvirsmas lietotne. Šī funkcija kļuva pieejama Asana premium plāna abonentiem no 2021. gada 1. jūnija.

Šī jaunā Asana ziņošanas funkcija pārvērš neapstrādātus projekta datus grafiskās diagrammās un diagrammās, kurām ikviens var sekot. Izmantojot šo rīku, jums nebūs jādodas uz priekšu un atpakaļ, izmantojot izklājlapas, e-pastus, komandas tērzēšanu, individuālas sarunas vai garus video sapulču atšifrējumus.

Pārskatu funkcija ļauj:

1. Izvirziet pārredzamus mērķus saviem komandas locekļiem vai kolēģiem ārštata līdzstrādniekiem.
2. Efektīvi izpildiet visas ad hoc prasības, kas nosaka klienta darba prioritāti.
3. Apskatiet savu komandu pilnīgu produktivitātes statusu, ko neviens cits rīks nevar nodrošināt ar dažiem klikšķiem.

Asanas universālais ziņošanas rīks nodrošina, ka ikviens komandas loceklis neatkarīgi no viņu līmeņa var sagatavot savu darbības rādītāju vizuālu attēlojumu. Instrumentam nav nepieciešama īpaša apmācība. Jūsu komandas locekļi var viegli izveidot savus produktivitātes informācijas paneļus, sekojot Asanas interaktīvajai saskarnei.

Kādas ir tās iezīmes?

Asana Universal Reporting ir aprīkots ar daudzām funkcijām, piemēram, pārskatu par informācijas paneļiem, diagrammām, informācijas paneļa kopīgošanu, pielāgojumiem utt. Tālāk minētās ir vissvarīgākās funkcijas, kas padarīs jūsu projektu vadības dzīvi vienkāršāku nekā jebkad agrāk:

1. Diagrammas un to variācijas

Pārskatu rīks piedāvā trīs veidu diagrammas, proti, kolonnu, virtuļu un konfekšu diagrammas. Ir arī ceturtais diagrammas veids, kurā tiek parādīts tikai kopējais uzdevumu, resursu, vienību utt.

Pēc informācijas paneļa izveidošanas Asanas ziņošana sadaļā varat pievienot diagrammas. Noklikšķinot uz Pievienot diagrammu, jūs redzēsit 10 diagrammu veidņu veidus, kas ir sadalīti četrās sadaļās. Asana pārskatos populārākie ir šādi diagrammu veidi:

• Uzdevumi pēc pielāgota lauka
• Nepilnīgas diagrammas pa projektiem
• Šī mēneša uzdevumi pēc projekta
• Projektā kavēti uzdevumi

2. Pārskatu informācijas panelis

Jūs varat tam piekļūt, noklikšķinot uz Ziņošana kreisajā navigācijas joslā. Šis informācijas paneļa centrs dod jums iespēju pievienot jaunus informācijas paneļus vai vizualizēt jau pieejamos. Ja kāds no jūsu komandas kopīgo ar jums informācijas paneļus, tie tiks parādīti arī šeit.

Tas ļauj pievienot izlases izvēlnei jebkuru informācijas paneli, pārdēvēt vai dzēst tos.

3. Informācijas paneļu organizēšana un koplietošana

Jūsu projektu pārskatu informācijas paneļos varētu būt vairāki virtuļi, konfekšu un kolonnu diagrammas. Tomēr, eksportējot datus vai prezentējot tos jebkuram ārštata klientam, ir noderīgi, ja varat tos sakārtot.

Asanas pārskati sniedz jums brīvību sakraut diagrammas pēc saviem ieskatiem, izmantojot vilkšanas un nomešanas darbības. Pamatdatus varat skatīt, noklikšķinot uz jebkuras vietas diagrammā.

Pārskatu informācijas paneļus varat koplietot ar ārējiem un iekšējiem projekta līdzstrādniekiem. Kopīgotie pārskati ir tikai lasāmi. Uzaicinātais var redzēt tikai pamata datus, kuriem viņam ir piekļuve. Tomēr visi uzaicinātie var redzēt kopējo diagrammas grafiku.

4. Diagrammu pielāgošana

Asana ziņošanas rīks piedāvā daudzas diagrammas pielāgošanas iespējas. Diagrammas veidu un krāsu varat izvēlēties pēc tam, kad esat atlasījis pārskata projektu. Varat tālāk modificēt diagrammas X un Y ass datus.

Turklāt diagrammām varat izmantot dažādus filtrus, piemēram:

• Uzdevuma izpildes statuss
• Projektu īpašnieki
• Cesionārs
• Apakšuzdevumi
• Uzdevuma veids
• Uzdevuma statuss
• Datums

Kādas ir tās priekšrocības?

Šī rīka vissvarīgākā priekšrocība ir tā, ka tas atbrīvo jūs no paļaušanās uz trešo pušu datu analīzes programmatūru. Tagad jūs varat redzēt, kas notiek komandā, izmantojot Asana universālo projektu pārvaldības lietotni. Tālāk ir minētas dažas ievērojamas priekšrocības, kas jums patiks, kad sāksit lietot Universal Reporting.

Pārskatu rīks automātiski noapaļo dažādus Asana projektu datus. Tas nodrošina jūsu komandas vai projekta informācijas paneļu atjaunināšanu bez manuālas kopēšanas un ielīmēšanas.

Varat sagatavot tik daudz informācijas paneļu, cik vēlaties nošķirt vairākas komandas, projektus vai pat atsevišķus dalībniekus. Varat arī izveidot kombinētu informācijas paneli, lai vizualizētu koncerta kopējo sniegumu.

Saistīts: Iesācēja rokasgrāmata Asanas izmantošanai jebkura projekta izsekošanai

Šie pielāgotie informācijas paneļi ļauj apkopot visu veidu datus no Asana projektu paneļa. Tipiska diagramma vai informācijas panelis var ietvert datus par budžetu, darba slodzi, laiku, termiņu ievērošanu, uzdevumiem, komandas locekļa sniegumu utt.

2. Ātri atrodiet un atrisiniet problēmas

Ja vēlaties efektīvi pārvaldīt sarežģītus un lielus projektus, jums ir jāpārbauda komandas resursi. Ir obligāti jānosaka problēmas ar projektiem un resursiem, neizmantojot vairākus kanālus.

Universālā pārskatu sniegšana ļauj proaktīvi izsekot problēmām, negaidot, kamēr komandas loceklis tās atklās. Jūs varat patiesi mikropārvaldīt katru projektu no viena informācijas paneļa, lai novirzītu resursus projektiem, kas darbojas aiz grafika.

3. Godīgs darba slodžu sadalījums

Jūs varat iegūt optimālu produktivitāti no savas komandas, sadalot darba slodzi starp resursiem. Turklāt uzdevumu deleģēšana citiem ļaus jums paplašināt savu klientu sarakstu.

Asana ziņošanas rīks ar augstu precizitāti parāda resursu ziņā lietderīgu slodzi. Jūs varat viegli pamanīt nepietiekami izmantotos un izdegušos resursus, lai līdzsvarotu darba slodzi. Turklāt jūsu ikdienas uzdevumu informācijas panelis var palīdzēt jums deleģēt svarīgu uzdevumu citam komandas loceklim, ja jums ir nepieciešams apmeklēt steidzamu klientu tikšanos.

Saistīts: Asana īsinājumtaustiņi efektīvai uzdevumu pārvaldībai

4. Labāka resursu pārvaldība

Līdz šim jūs pirms rēķina atvēršanas cerējāt uz labāko un lūdzāt, lai izmaksas būtu pārvaldāmas. Bet Asana ziņošanas rīki tagad ļauj īpaši izsekot katram to projektu izdevumiem, par kuriem esat atbildīgs.

Jūs varat apspriesties ar savu klientu, lai samazinātu darbības jomu vai palielinātu budžetu, kad jums ir labāks priekšstats par naudas izdevumiem vai resursu izmantošanu. Lietošanai gatavas diagrammas un informācijas paneļa veidnes universālajai pārskatīšanai padara resursu pārvaldību bez piepūles.

Cik labi jūsu komanda strādā mērķa sasniegšanai?

Jūsu projektu un visa uzņēmuma kopējā produktivitāte ir atkarīga no tā, cik labi mērķi atbilst jūsu komandas locekļu profesionālajiem mērķiem.

Universālais ziņošanas rīks ir spēcīga Asana funkcija, kas palīdz redzēt, vai komandas un projekti ir saskaņoti. Tagad, kad zināt, cik svarīgs ir ziņošanas rīks, varat to izmantot pēc iespējas labāk, lai pārvaldītu savu projektu komandas.

9 bieži sastopamas kļūdas projektu vadībā (un ko darīt tā vietā)

Vai vēlaties pabeigt lielus projektus bez nepareizas pārvaldības vai budžeta pārsniegšanas? Šeit ir daži padomi, kas palīdzēs izvairīties no šīm kļūdām.

Lasīt Tālāk

Par autoru