Kā rīkoties ar sapulces pārslodzi: 5 padomi un rīki

Sanāksmei konferenču telpā (vai tiešsaistes darbvietā) nepieciešama ideju apmaiņa, mērķu noteikšana, progresa izsekošana, uzdevumu piešķiršana utt.

Lai gan tie visi ir pamatoti iemesli sapulces rīkošanai, pārāk daudz garu sanāksmju var samazināt jūsu produktivitāti. Tālāk ir norādīts, kā samazināt sapulču skaitu savā kalendārā. Bet vispirms atklāsim:

Kas izraisa pārāk daudz sapulču?

Iespējams, jūs jau esat mēģinājis tikt galā ar šo problēmu. Tomēr sanāksmes pastāvīgi parādās visā kalendārā. Tas ir iespējams tāpēc, ka neesat mēģinājis atklāt problēmas pamatcēloņus; jūs izmantojat tikai lentes atbalsta risinājumus, lai mazinātu simptomu pārvarēšanas pārslodzi.

Tātad, pieņemsim, ka pārslodzes novēršana ir dziļākas problēmas simptoms, lai jūs varētu atrast efektīvu un ilgstošu risinājumu.

Pirmkārt, COVID-19 pandēmija un no tās izrietošā pāreja uz attāliem vai hibrīda darba modeļiem ir ievērojami palielinājusi virtuālo sanāksmju skaitu, galvenokārt izmantojot Zoom. Tā rezultātā attālinātie darbinieki cīnās ar

Zoom nogurumsvai ekrāna laika izsīkums. Sapulces pārslodze var būt problēma arī tad, ja uz sanāksmēm uzaicināt visus. Palielinoties apmeklētībai, iesaistīšanās pakāpeniski samazinās.

Viens no visizplatītākajiem galvenajiem iemesliem, kādēļ notiek Zoom sanāksmes vai konferenču telpas apmeklējumi, ir skaidras dienas kārtības trūkums. Sākotnēji jums var būt sapulces mērķis, bet drīz jūsu uzmanība tiek pārvietota uz pļāpāšanu.

Visbeidzot, jūs neefektīvi izmantojat digitālos rīkus. Ir plašs programmatūras klāsts, kas ir labākas saziņas un sadarbības alternatīvas.

Nākamā visefektīvākā metode sanāksmju skaita samazināšanai jūsu darba vietā ir palielināt sanāksmju produktivitāti. Lūk, kā jūs to varat sasniegt:

1. Asinhronām sapulcēm izmantojiet iekšējo Wiki

Sapulces ne vienmēr ir jānotiek reāllaikā (sinhroni). Dažām situācijām būs noderīga asinhronā komunikācija (komunikācija, kurā dalībniekiem nav jābūt vienlaicīgi un nav nepieciešama tūlītēja reakcija).

Jūs varat uzlabot sanāksmju produktivitāti, izmantojot asinhronu saziņu. Tas ļauj komandām izmantot uz zināšanām balstītu programmatūru, piemēram Dokuments 360 dalīties idejās savā tempā. Alternatīvi, izmantojot šīs vietnes, varat izveidot iekšēju Wikiun iestatiet tajā konkrētas lapas sapulcēm. Šie digitālie rīki ļauj piedalīties sapulcē, izmantojot komentāru funkciju.

Apmeklējot asinhronas sanāksmes, jūsu komanda var veltīt laiku, kas nepieciešams, lai saprastu apspriesto informāciju, sazināties ar komandas biedriem dažādās laika zonās, dot iespēju intravertiem piedalīties, rakstot, un samazināt pārtraukumus un traucējošos faktorus.

2. Izmantojiet sadarbības programmatūru

Kāpēc ieplānot divu stundu personisku tikšanos, lai radītu jaunas idejas, ja to varat izdarīt pa e-pastu vai, vēl labāk, izmantojot vienkāršu sadarbības programmatūru, piemēram, Trello.

Lai palielinātu savas komandas produktivitāti, organizējiet tikšanās reāllaikā tikai tad, kad tas ir absolūti nepieciešams, piemēram, konfliktu risināšanai. Pretējā gadījumā varat izmantot sadarbības programmatūru mērķu progresa atjaunināšanai, projektu pārskatīšanai vai jaunu ideju izvirzīšanai.

Tādā veidā jūsu komandai būs pietiekami daudz laika, lai pārdomātu idejas, ar kurām viņi vēlas dalīties, un piešķirtu prioritāti svarīgākajām. Turklāt visa šī informācija tiek saglabāta pēc noklusējuma un pieejama ikvienam, nevis paļaujas uz rakstiskiem ierakstiem.

Varat izmantot Trello, lai izveidotu dēļus, kas atbilst jūsu sapulces mērķiem, piemēram, sapulces darba kārtībai, atjauninājumiem par iepriekšējām sanāksmēm, komandas atjauninājumiem vai jaunām idejām.

Lejupielādēt: Trello par Android | iOS (Pieejama bezmaksas, premium versija)

3. Koncentrējieties uz sanāksmes darba kārtību

Sanāksmes organizēšana bez darba kārtības ir droša neveiksmes recepte. Lai izvairītos no kursa, jums ir jābūt skaidram sapulces plānam. Lielākā daļa sanāksmju bieži pārsniedz noteiktos termiņus, jo nav skaidra ceļa, pēc kura iet.

Tātad, kā jūs to varat labot? Parasti jūs varat pierakstīt punktus, kurus vēlaties apspriest sanāksmes laikā, izdrukāt un pievienot citus attiecīgus dokumentus, pirms tos kopīgojat ar dalībniekiem.

Varat arī ietaupīt laiku un papīru, izveidojot darba kārtību Evernote un pievienojiet nepieciešamos failus vai tīmekļa lapas, pirms to kopīgojat ar kolēģiem. Tas nodrošina dalībniekiem ātru piekļuvi vajadzīgajai informācijai, izmantojot viedtālruņus, planšetdatorus vai datorus.

Lejupielādēt: Evernote par Android | iOS (Pieejama bezmaksas, premium versija)

4. Izveidojiet lēnus kanālus tūlītējai saziņai

Kad esat daļa no lielas organizācijas, kurā ir daudz nodaļu, šķiet, ka tikšanās ir vienīgā iespēja, lai kopīgotu informāciju ar konkrētu cilvēku kopu. Diemžēl tā ne vienmēr ir visproduktīvākā metode.

Kāpēc pārvietot cilvēku grupu uz konferenču telpu uz 30 minūšu sanāksmi, ja jūs varat nekavējoties un ar visiem darbvirsmas darbiniekiem kopīgot to pašu informāciju, izmantojot ziņojumapmaiņas platformu, piemēram, Klusums?

Jums vajag tikai izveidot īpašu kanālu sapulcei un uzaiciniet visus attiecīgos dalībniekus. Tādā veidā jūs varat sarunāties par dažādiem projektiem ar cilvēkiem, kurus izvēlaties uzaicināt.

Lejupielādēt: Klusums priekš Android | iOS (Pieejama bezmaksas, premium versija)

5. Nav pārāk daudz cilvēku

Padomājiet par pēdējo tikšanos. Cik cilvēku bija klāt? Un cik no viņiem sniedza vērtīgu ieguldījumu sanāksmē? Visticamāk, daudzi apmeklētāji tikai mierīgi sēdēja, nepiedaloties, bet citi pārbaudīja viņu e -pastus. Tā ir kļuvusi par ierastu praksi, it īpaši sanāksmēs ar lielu pūli.

Tas bieži notiek tāpēc, ka organizatori vēlas, lai cilvēki nejustos atstumti. Lai gan tas varētu būt cēls žests, tas diemžēl samazina sanāksmes produktivitāti.

Jums varētu rasties jautājums, kā? Jūs riskējat pārsniegt sapulcē noteikto laiku, lai risinātu turp un atpakaļ debates, seklus komentārus un nevajadzīgu pļāpāšanu, kā rezultātā samazinās efektivitāte. Tātad, lai izvairītos no pārslodzes, uzaicināt pēc iespējas mazāk cilvēku.

Saistīts: Būtiski padomi tiešsaistes videokonferencēm

Neļaujiet sapulcēm jūs palēnināt

Sapulcēm joprojām ir izšķiroša loma lielākajā daļā organizāciju. Tomēr tie kļūst neproduktīvi, kad kļūst satriecoši un kad jūsu komandas var pavadīt savu tikšanās laiku prioritātēm. Jūs varat palielināt sanāksmju produktivitāti, izmantojot iepriekš minētos padomus un rīkus.

5 labākie veidi, kā tikt galā ar ekrāna laika izsmelšanu

Pastāvīga ekrāna ekspozīcija var izraisīt galvassāpes, neskaidru redzi un acu spriedzi. Šeit ir daži padomi, kā tikt galā ar ekrāna laika izsmelšanu.

Lasīt Tālāk

Par autoru