Kā uzlabot organizāciju, izmantojot mīkstos termiņus

Termiņu ievērošana lielākajai daļai no mums ir ikdienas dzīve. Var gadīties, ka jums ir jāmaksā koledža, jāstrādā projektā vai jāpabeidz nodokļu deklarācija; Katrā ziņā šiem visiem ir beigu datums, uz kuru jūs strādājat.

Lielākoties termiņi rada spiedienu, lai lietas paveiktu. Tomēr, ja vēlaties to izmantot savā labā un labāk organizēt savu laiku, mīļie termiņi varētu būt triks.

Atšķirība starp mīkstajiem un cietajiem termiņiem

Lielāko daļu laika mums ir noteikti termiņi; jūsu priekšnieks vai skolotājs dod jums pabeigšanas datumu galīgam darbam, un pēc šī laika jūs nevarat veikt nekādas izmaiņas. Šis ir grūts termiņš, un vienprātība ir tāda, ka, ja jūs to neievērojat, būs zināmas sekas.

Galu galā visam ir vajadzīgs stingrs termiņš, jo tas nozīmē, ka lietas tiek pabeigtas, un kādam darbam ir jābeidzas. Tie sniedz jums skaidras cerības no jūsu priekšnieka, un tas dod jums autonomiju izmantot šo laika grafiku pēc saviem ieskatiem.

Cilvēki vairāk strādā, kad tiek pakļauti spiedienam, un termiņi ir lielisks veids, kā izmantot šo parādību. Tieši tāpēc cilvēki, gatavojoties finiša datumam, pēdējās dienās vai stundās darīs vairāk darba. Piemēram, ja jums ir jāiesniedz uzdevums divu mēnešu laikā, maz ticams, ka šajā pirmajā mēnesī veiksiet daudz darba.

Saistīts: Padomi, kā izvairīties no kavēšanās un ievērot termiņus

Tāpēc stingri termiņi var būt neproduktīvi; bez pietiekama spiediena jūs varētu zaudēt vērtīgo laiku un steigties pabeigt savu darbu pēdējā brīdī, neņemot vērā citus pienākumus. Tas var būt arī saspringts.

No otras puses, mīkstie termiņi tiek noteikti pirms stingrā termiņa, pieņemot, ka jūs pabeigsit savu projektu ar brīvu laiku. Piemēram, ja stingrais termiņš ir pēc diviem mēnešiem, jūsu mīkstais termiņš varētu būt trīs nedēļas iepriekš.

Jūs varat izveidot savus personīgos termiņus, un, izmantojot šo pieeju, jūs iegūsit pietiekami daudz spējas, lai paveiktu darbu bez pēdējā brīža stresa.

Mīksto termiņu izmantošanas priekšrocības

Mīksta termiņa noteikšana nenozīmē, ka tas automātiski darbosies. Lai jūs varētu tās izmantot, jums tas ir jāapņemas. Nav jēgas tos izveidot, ja jūs tos ignorēsit par labu stingrajam termiņam.

Tomēr, ja tas tiek darīts pareizi, personiskie termiņi var dot daudz priekšrocību:

• Uzlabota laika pārvaldība un mazāk laika
• Lielāka atbildība par citiem jūsu pienākumiem
• Labāka organizācija ar saviem projektiem
• Īpašuma sajūta par savu laiku un darbu
• Veido pārliecību
• Ātrāks sasniegums ar laiku domāt radoši

Saistīts: Prāta kartēšanas tehnikas izmantošanas veidi eksponenciālai produktivitātei

Kad esat izpildījis noteikto termiņu, jums ir laiks veikt labojumus un daudz laika precizēt savu darbu, pirms tas ir jānodod. Turklāt jums būs iespēja to iesniegt, kad esat apmierināts ar rezultātu, un apmeklēsit visas citas steidzamas situācijas.

Kā efektīvi noteikt mīkstos termiņus

Tātad, kā noteikt mīkstu termiņu? Galvenais ir ņemt vērā reālistisku laika grafiku, lai jūs zinātu, ka jūs varēsit droši satikties. Jums arī jāpārliecinās, ka tas nav pārāk tuvu stingrajam termiņam.

Ideāls parametrs mīksta termiņa noteikšanai ir 25% laika atņemšana no stingrā termiņa, taču tas var atšķirties atkarībā no jūsu ierobežojumiem. Dažas lietas, kas jāņem vērā, ir šādas:

• Ja jums ir citi projekti un cik smaga ir jūsu cita darba slodze
• Cik tālu ir grūtais termiņš?
• Kāda ir jūsu saldā vieta produktīvam spiedienam
• Ja jūs strādājat pie projekta kopā ar citiem cilvēkiem, kā jūs varat to novērst?
• Cik liels vai mazs ir jūsu projekts

Kad esat saņēmis šīs atbildes, varat precīzi noteikt vispraktiskāko personīgo pabeigšanas datumu un sākt darbu.

Lai garantētu, ka turaties pie sava personīgā mērķa ziņojuma, jums ir jāsadala, kā to pārvaldīsit. Trello ir ideāla lietojumprogramma, jo tā izmanto vienkāršu dēļa izkārtojumu, ar kuru jūs varat manipulēt atbilstoši savām vajadzībām.

Kad esat izveidojis Trello darbvietu, atveriet Sānjosla un zem Jūsu dēļi, noklikšķiniet uz Plus parakstīties uz Izveidojiet jaunu dēli. Jūs varat sāciet ar veidni, bet tukša tāfele ir piemērota.

Kad esat nosaucis un izveidojis savu dēli, jums būs jāsadala savs laiks no šī brīža līdz mīkstajam termiņam nedēļās, izveidojot jauns saraksts par katru nedēļu jums ir:

1. Klikšķis Pievienojiet citu sarakstu
2. Pirmajā sarakstā, kur teikts Ievadiet saraksta nosaukumu, tipa 1. nedēļa
3. Atkārtojiet šīs darbības nedēļas grafikā

Saistīts: Radoši veidi, kā pilnībā izmantot Trello priekšrocības

Tagad jūs varat sākt plānot, kādus projekta aspektus jūs pabeigsiet katru nedēļu. Lai to izdarītu, izvēlieties Pievienot karti zem nedēļas, kuru vēlaties, Ievadiet šīs kartītes nosaukumu un noklikšķiniet Pievienot karti.

Sadaliet katru projekta posmu, pie kura jāstrādā. Piemēram, ja ievērojot trīs nedēļu laika grafiku, sākotnējā nedēļa jāpiešķir plānošanai un ideju ģenerēšanai, otrais būtu paredzēts šo plānu un dizainparaugu īstenošanai, bet trešais būtu paredzēts laba skaņa.

Ja vēlaties saglabāt visus savus darbus vienā vietā, varat augšupielādēt failus katrā Trello izveidotajā kartītē, noklikšķinot uz rediģējamās kartītes un atlasot Pielikumi. Varat arī izveidot Kontrolsaraksti un pievienot Datumi, ja tas palīdz.

Izmantojiet termiņus savā labā

Tagad jums ir mīkstais termiņš, varat būt mierīgs, zinot, ka darbs ir paveikts ar rezerves laiku. Labākais ir tas, ka tagad jums ir izvēle, ko darīt ar šo papildu vietu.

Izmantojot mīkstos termiņus kā regulāru praksi savā darbā, varat labāk organizēt savu darbu, un gadījumā, ja pēdējās dienās vai stundās rodas kādas problēmas, jūs jau esat segts.

Kā sakārtot savu uzdevumu sarakstus, izmantojot darbības vienumus

Izmantojot darbību vienumus uzdevumu sarakstos, jūs varat pārveidot sarežģītus uzdevumus viegli sasniedzamos un palielināt projektu produktivitāti.

Lasīt Tālāk

Par autoru