Kā izveidot Excel veidlapas datu ievades izklājlapām

Datu ievadīšana programmā Excel ir biedējošs uzdevums, it īpaši, ja jums ir daudz kolonnu un ierakstu. Tas var arī mulsināt citus lietotājus, īpaši, ja viņi nepārzina jūsu izklājlapu.

Bet vai zinājāt, ka varat izveidot veidlapas, lai atvieglotu šo uzdevumu? Microsoft ļauj jums vai jebkuram citam pievienot datus jūsu izklājlapai, izmantojot veidlapu jaunā logā. Tādā veidā ir mazāk neskaidrību par to, kāda informācija viņiem jāievieto Excel failā.

Lasiet tālāk un uzziniet, kā izveidot veidlapu savai Excel izklājlapai.

Jūsu datu sagatavošana

Pirms sākat veidot veidlapu, vispirms jāsagatavo nepieciešamie dati. Piemēram, ja veidojat studentu apmeklējumu sarakstu, vispirms kolonnās ir jāpieraksta informācija, kas viņiem būs nepieciešama.

Piemēram, jums ir jābūt viņu vārdam, uzvārdam, studenta numuram, e -pasta adresei un kursam; tad jums vajadzētu tos uzskaitīt augšējā rindā. Šie vienumi apzīmē kolonnas, kurās tiks apkopoti studentu ievadītie dati.

Ja jūs lūgsit studentiem manuāli ievadīt informāciju, viņiem būs jāritina uz leju līdz Excel faila apakšdaļai, lai atrastu tukšu rindu. Un, ja jūs lūdzat daudz informācijas, piemēram, gadagrāmatu, jebkuram studentam būtu viegli izlaist šūnu, kā rezultātā dati būs nepilnīgi.

Vienkāršas veidlapas ievietošana

Kad esat sagatavojis visu sleju nosaukumus, tagad varat sākt veidot veidlapu. Lai to izdarītu, atlasiet vienu no sleju galvenēm. Dodieties uz Meklēšanas josla Excel loga augšējā sadaļā un ierakstiet Veidlapa. Meklēšanas rezultātos zem Darbības, klikšķiniet uz Veidlapa.

A Microsoft Excel parādīsies brīdinājuma logs, kas apstiprinās, vai vēlaties izmantot atlasīto rindu kā veidlapas etiķetes. Ja jūs to jau esat izdarījis, noklikšķiniet uz labi. Pretējā gadījumā noklikšķiniet uz Atcelt, atlasiet kolonnu galvenes, kuras vēlaties izmantot kā veidlapu etiķetes, un atkārtojiet iepriekšējā punktā aprakstītās darbības.

Pēc nospiešanas labi, parādīsies veidlapas logs, un viss! Tagad varat sākt ievadīt datus.

Ja plānojat izmantot šo rīku bieži, ātrās piekļuves rīkjoslā varat pievienot šīs funkcijas saīsni. Atgriezties uz Meklēšanas josla un ierakstiet Veidlapa vēlreiz. Bet tā vietā, lai ar peles kreiso taustiņu noklikšķinātu uz Veidlapa rezultāts, ar peles labo pogu noklikšķiniet tā vietā, lai atvērtu konteksta izvēlni.

Izvēlieties Pievienot ātrās piekļuves rīkjoslai, un jūs redzēsiet Veidlapas ikona parādās tajā. Tātad nākamreiz, kad jums būs jāizvelk veidlapas rīks, viss, kas jums nepieciešams, ir noklikšķināt uz saīsnes pogas.

Jaunu datu pievienošana

Atverot veidlapas logu, jūs redzēsit informāciju, kas nepieciešama, lai ievadītu savu datu bāzi. Aizpildiet visus tukšos laukus un, kad tas ir izdarīts, noklikšķiniet uz Jauns. Ievadītie dati automātiski aizpildīs jūsu tabulas apakšējo daļu, un jūs saņemsiet jaunu tukšu veidlapu, kas būs gatava lietošanai.

Ja nejauši saglabājāt nepareizos datus, varat atgriezties un tos mainīt. Pārlūkojiet līdz ierakstam, kuru vēlaties mainīt, nospiežot Atrast Iepriekš vai Atrodi Tālāk pogas. Kad esat sasniedzis vienumu, kuru vēlaties rediģēt, vienkārši mainiet informāciju attiecīgajā laukā.

Kad esat pabeidzis labojumus, noklikšķiniet uz Jauns vai nospiediet Ievadiet uz tastatūras, lai veiktu izmaiņas. Bet, ja esat pieļāvis drukas kļūdu un vēlaties atjaunot iepriekšējo ierakstu, noklikšķiniet uz Atjaunot vietā. Tomēr ņemiet vērā, ka izmaiņas nevar atsaukt, izmantojot funkciju Atjaunot, kad esat veicis izmaiņas.

Ierakstu pārlūkošana, izmantojot veidlapas logu

Tagad, kad izklājlapā ir vairāki ieraksti, varat izmantot pašu veidlapas logu, lai pārlūkotu savus datus. Loga augšējā labajā stūrī būs redzams pašreizējo datu sērijas numurs.

Ja vēlaties redzēt ierakstus pirms vai pēc pašreizējās atlases, varat izmantot iepriekš minēto Atrast Iepriekš un Atrodi Tālāk pogas. Varat arī izmantot ritjoslu, lai ātri pārvietotos pa vairākiem ierakstiem.

Lai atrastu konkrētus rezultātus, varat izmantot veidlapas loga meklēšanas funkciju. Lai tai piekļūtu, noklikšķiniet uz Kritēriji pogu tieši zemāk, Atrodi Tālāk. Attiecīgajā laukā ierakstiet informāciju, kuru vēlaties meklēt, un pēc tam nospiediet Ievadiet uz tastatūras.

Saistīts: Kā programmā Excel izmantot meklēšanas un aizstāšanas funkciju

Logā tiks parādīta nākamā rinda ar attiecīgo informāciju. Lai pārlūkotu citus rezultātus, noklikšķiniet uz jebkura Atrast Iepriekš vai Atrodi Tālāk.

Izvērstākai meklēšanai varat izmantot arī formulas un modifikatorus. Varat izmantot aizstājējzīmi zvaigznīte lai meklētu ieraksta daļu. Tāpat jūs varat arī izmantot lielāks nekā vai mazāk nekā zīmes, lai meklētu skaitliskās vai datuma vērtības.

Piemēram, ja vēlaties meklēt studentus, kas apgūst bakalaura kursu, attiecīgajā laukā varat ievadīt BA*. Veidlapas logā tiks rādīti tikai tie studenti no jūsu izklājlapas, kuri apgūst bakalaura grādu.

Izvairīšanās no tukšiem ierakstiem

Varat arī novērst nejauši tukšus ierakstus, pievienojot, izmantojot datu validācijas funkciju. Lai to izdarītu, vispirms ir jāatlasa tabula, kurā ievadīsit datus. Pēc tam jums vajadzētu doties uz Dati > Datu validācija.

The Datu validācija pēc tam tiks atvērts logs. Iekš Iestatījumi cilnē zem Atļaut nolaižamajā izvēlnē atlasiet Teksta garums. Tad zem Dati nolaižamā izvēlne, izvēlieties lielāks nekā. Visbeidzot, zem Minimums lauks, ievade 1. Nospiediet labi.

Šī funkcija neļauj lietotājiem jebkurā laukā ievadīt tikai vienu rakstzīmi, nodrošinot, ka jūsu dati tiks pilnībā aizpildīti.

Saistīts: Kā importēt datus no Microsoft Word veidlapām uz Excel izklājlapu

Ātrs un vienkāršs veids, kā aizpildīt lielas datu bāzes

Ja jūs bieži palaižat garām informāciju savā izklājlapā vai ievietojat nepareizus datus kolonnās, ir pēdējais laiks izveidot veidlapu sev. Šis ātrais un vienkāršais risinājums nodrošinās precīzu datu bāzi.

Lai gan iepriekš minētajā piemērā ir parādīti tikai pieci ieraksti, ja strādājat ar daudziem ierakstiem, piemēram, uzņēmuma darbinieku datu bāzi, jūs novērtēsiet šo funkciju programmā Excel. Nodrošinot neatkarīgu logu informācijas ievadīšanai, varat izvairīties no simtiem, ja ne tūkstošiem ierakstu, vienlaikus nodrošinot precīzu un precīzu datu ievadi.

Kā sapludināt Microsoft Excel failus un izklājlapas

Uzziniet visu par to, kā sapludināt lapas programmā Excel, kā arī to, kā apvienot vairākus Excel failus vienā.

Lasiet Tālāk

Par autoru