10 lietas, ko jūs nezinājāt, ka varat darīt ar Microsoft SharePoint

Daudziem SharePoint ir platforma ar ierobežotām funkcijām. Bet tas tā nav. Šajā platformā varat paveikt daudzas lietas, no kurām dažas līdz šim, iespējams, jums nav bijušas zināmas.

Šajā rakstā mēs atklāsim tādas SharePoint funkcijas, kas noteikti pārsteigs jūsu kolēģus.

1. Rēķinu apstrāde

Ja jūsu organizācija strādā ar trešo pušu klientiem, rēķinu ģenerēšana un apstrāde ir jūsu darba procesa izšķirošā daļa. Lielākā daļa organizāciju ir atkarīgas no ārējiem rēķinu pārvaldības rīkiem. tomēr SharePoint lietotāji var veikt lielāko daļu darbību no tās sākotnējās platformas.

Varat izmantot Microsoft Forms, lai apkopotu rēķinu datus un importētu tos pakalpojumā SharePoint. Vietnē SharePoint vienlaikus ir iespējams arī izveidot rēķinu un veikt tā ieņēmumu analīzi.

Saistīts: Google veidlapas vs. Microsoft veidlapas: kuru jums vajadzētu izmantot?

Šajos procesos ir jāiesaista mazāk cilvēku. Tādējādi datu ievades laikā ir mazāka iespēja kļūdīties. Arī automatizēto darbību iekļaušana padara rēķinu izrakstīšanu ātrāku. Varat arī viegli uzzināt par procesa gaitu.

2. Izmantot uzņemšanas laikā

Jaunu cilvēku pieņemšana darbā un uzņemšana uzņēmumā ir apgrūtinošs uzdevums. Visam jābūt savā vietā, lai jaunajam komandas biedram nodrošinātu pozitīvu pieredzi.

Integrējot Microsoft Forms un Power Automate ar SharePoint, varat uzkrāt visu informāciju vienuviet un izveidot darbplūsmu visām nodaļām. Pēc integrācijas un darbplūsmas iestatīšanas personāla vadītājam tikai jāuzrauga katrs solis.

SharePoint izmantošana uzņemšanas procesā piedāvā abpusēji izdevīgu situāciju gan jaunajiem darbiniekiem, gan personāla vadītājiem. Lai gan jaunais darbā pieņemtais var uzreiz sākt ar visu pieejamo informāciju, personāla atlases speciālistiem būs jāpieliek mazāk pūļu, lai uzsāktu darbu.

3. Pārvaldīt krājumus

Krājumu pārvaldība ir drudžains process, jo tas ietver virkni uzdevumu un apakšuzdevumu, piemēram, iepirkumu grafiku, izmaksu izsekošanu un apkopi. Turklāt uzdevumu atkarības var padarīt procesu ilgstošu un sarežģītu.

Ja izmantojat SharePoint, varat to integrēt ar Power Automate, Microsoft Lists un Microsoft Teams, lai netraucēti pārvaldītu savus krājumus. Tas ļaus jums pārvaldīt visus procesus, tostarp produktu iekļaušanu sarakstā, operāciju plānošanu, datu vizualizāciju no vienas platformas.

Šīs integrācijas ne tikai samazina laiku, kas nepieciešams aprīkojuma pārvaldībai, bet arī ievērojami novērš kļūdu iespējamību un dublētu datu ievadi.

4. Kopīgojiet dokumentus ar ikvienu

Ja strādājat ar klientu vai pārdevēju, failu koplietošana ar cilvēkiem ārpus jūsu komandas ir neatņemama jūsu darba procesa sastāvdaļa. Izmantojot SharePoint, varat viegli koplietot failus vai dokumentus ar citiem. Atļauju līdzekļi nodrošina, ka jums ir nepieciešamie drošības pasākumi.

Atkarībā no vēlamā drošības veida varat ļaut cilvēkiem skatīt vai rediģēt dokumentu. Varat arī kontrolēt, kurš var piekļūt failam ar pareizā veida atļauju.

SharePoint ļauj izveidot failu un mapju veidnes ar dažādām atļaujām. Tas pasargā jūs no manuālas atļauju iestatīšanas katram jaunam failam vai mapei.

5. Izveidojiet Wiki vietni

Tā kā informācijas apjoms arvien pieaug, organizācijām ir nepieciešama vietne Wiki. Šādās vietnēs var uzglabāt un pārvaldīt visa veida informāciju, piemēram, zināšanu rakstus, vispārīgu pakalpojumu informāciju, informāciju par precēm un biznesa diskusijas.

Jūs, iespējams, nezināt, ka programmā SharePoint varat iegūt elementu ar nosaukumu Wiki Site. Tas var izpildīt visas organizācijas prasības attiecībā uz Wiki, kuras nevar pārvaldīt vispārīgā Vikipēdija.

SharePoint Wiki vietnes izmantošana ir arī vienkārša. Pievienojiet saturu un kopīgojiet to pēc administrācijas apstiprinājuma saņemšanas. Varat arī izmantot SharePoint sarakstu, lai kārtotu un pārvērstu datus Excel failā un izmantotu tos citos Wiki formātos.

6. Integrējiet ar Microsoft Teams

Lai gan Microsoft Teams ir labākais sadarbības rīks, to integrēšana ar SharePoint paaugstinās jūsu komandas efektivitāti uz nākamo līmeni. Šī integrācija būs īpaši noderīga organizācijām, kurās darbiniekiem vienlaikus jārisina vairāki projekti.

SharePoint un Teams kopā piedāvās spēcīgas funkcijas, centralizējot informāciju. Notiks arī sadarbība un komunikācija starp kolēģiem, ievērojot prasības.

Saistīts: Labākie veidi, kā pārvaldīt savu komandu programmā Microsoft Teams

7. Izmantojiet kā uzlaboto satura redaktoru

Tā kā SharePoint ir dokumentu pārvaldības platforma, tajā ir iekļauti uzlaboti satura rediģēšanas līdzekļi. Bet vai jūs zināt, ka dokumenta rediģēšanai nav jāizmanto tīmekļa projektēšanas rīki, piemēram, SharePoint Designer vai DreamWeaver?

Izmantojot satura redaktora tīmekļa daļu, varat veikt nepieciešamās izmaiņas lapā. Dažas no iezīmētajām funkcijām ir formatēta teksta, attēlu, tabulu un hipersaišu pievienošana lapai. Turklāt to visu var izdarīt, pat neatverot dokumentu uzlabotajā redaktorā.

8. Sinhronizējiet komandas dalībnieku grafiku

Daudzi SharePoint lietotāji nezina, ka platforma piedāvā koplietotu kalendāru. Visi SharePoint komandas dalībnieki var pievienot, rediģēt un skatīt savus gaidāmos grafikus un pasākumus. Faktiski šajā kalendārā varat arī definēt dažādas grupas un vēlāk attiecīgi pievienot notikumus.

Papildus parastajām kalendāra funkcijām šis kalendārs atbalsta atsevišķu krāsu piešķiršanu katram pasākuma veidam, piemēram, sapulcēm, tīmekļa semināriem, brīvdienām. Tādējādi jūs varat viegli atrast notikumu kalendārā.

9. Automatizējiet uzdevumus

Darba automatizācija palīdz cilvēkiem koncentrēties uz būtiskiem uzdevumiem. Tā kā šis process automatizē regulārus, ikdienišķus uzdevumus, komandas produktivitāte palielinās daudzkārt. Izmantojot SharePoint darbplūsmas, jūs varat lielā mērā automatizēt savus darba procesus.

Programmā SharePoint jūs saņemat piecas iepriekš ieprogrammētas darbplūsmas: atsauksmju apkopošana, apstiprināšana, publicēšanas apstiprināšana, parakstu apkopošana un trīs stāvokļu darbplūsmas. Katra no darbplūsmām samazina laiku un darbu, kas jums jāiegulda projektā.

Turklāt platforma piedāvā arī iespēju izstrādāt pielāgotas darbplūsmas atbilstoši jūsu biznesa prasībām.

10. Saglabājiet vecāko dokumenta versiju

Versiju izstrāde ir būtiska dokumentu pārvaldības sastāvdaļa, it īpaši, ja dokuments ir daļa no sadarbības projekta, kurā iesaistīti vairāki redaktori. Parasti atļautie redaktori jebkurā laikā var veikt izmaiņas dokumentā.

SharePoint parāda jaunāko dokumenta versiju ar visiem jaunākajiem labojumiem ikvienam, kas tam var piekļūt. Tomēr tas vēl nav viss. Tas arī saglabā visas versijas kopš šī faila izveides Versiju vēsture. Ikviens var piekļūt versiju vēsturei, lai redzētu, kurš ir veicis kādas izmaiņas dokumentā.

Pārsteidziet visus ar nezināmiem SharePoint līdzekļiem

SharePoint ir paredzēts ne tikai tiešsaistes dokumentu pārvaldībai. Varat to izmantot dažādiem citiem mērķiem. Šeit jūs uzzinājāt par dažām neparastām šīs platformas funkcijām.

Lai gan daudzi no tiem varētu jūs pārsteigt, visi šie SharePoint līdzekļi ļaus veikt uzdevumus, nepārslēdzot rīku.

Kas ir Microsoft SharePoint? 4 Tās izmantošanas iespējas un priekšrocības

Microsoft SharePoint ir sadarbības un failu pārvaldības rīks, kas palīdz jūsu profesionālajai un personiskajai produktivitātei. Lūk, kas jums jāzina!

Lasiet Tālāk

Par autoru