10 labākie padomi, kā padarīt jūsu projektu pārskatus izcilus

Mūsdienās nav iespējams iedomāties projektu bez ziņojuma. Faktiski dažiem projektiem ir nepieciešams sagatavot vairākus pārskatus to dzīves cikla laikā. Jūsu projektiem un klientiem var būt nepieciešams, lai jūs ģenerētu dažāda veida atskaites, taču visiem pārskatiem jābūt kodolīgiem un viegli saprotamiem.

Šajā rakstā jūs uzzināsit, kā izveidot efektīvu pārskatu par pabeigtu vai notiekošu projektu.

1. Skaidras un kodolīgas darba laika uzskaites tabulas

Jūsu projekta pārskatos ir jābūt darba laika uzskaitei. Tam ir jābūt kodolīgam, taču tajā jābūt arī visai nepieciešamajai informācijai, lai saņēmēji to varētu viegli saprast vienā mirklī.

Labāk ir izveidot iknedēļas laika uzskaiti, un, ja nepieciešams, varat to izveidot reizi divās nedēļās vai reizi mēnesī. Laika uzskaites tabulās jāiekļauj resursa nosaukums, uzdevuma nosaukums, datums, nedēļas diena, pieteikšanās laiks, atteikšanās laiks un kopējais darba laiks.

Tā vietā, lai manuāli ievadītu visus datus izklājlapā, varat izmantojiet jebkuru laika uzskaites lietojumprogrammu, piemēram, Timely

. Šeit varat ievadīt savu darba laiku, uzdevumu nosaukumus utt. Pēc tam rīks automātiski ģenerēs laika uzskaites pārskatus.

2. Detalizēts izdevumu pārskats

Pilnīga izdevumu atskaite ir svarīga ne tikai klientam. Jūsu komandai ir arī izdevīgi sekot līdzi budžetam un faktiskajām izmaksām projekta dzīves cikla laikā.

Izdevumu pārskatā jāiekļauj prece vai pakalpojums, tā daudzums, preces vērtība, paredzamais budžets, izmaksas un atlikums. Ja kāds komandas loceklis vēlas iegādāties kādu pakalpojumu vai produktu projektam, lūdziet viņam nosūtīt līdzīgu izdevumu pārskatu.

Pārliecinieties, ka viņi iegādājas šo preci tikai pēc jūsu apstiprinājuma un iesniedziet jums rēķinu. Tādējādi varat pievienot datus savam galīgajam izdevumu pārskatam un novērst to, ka izmaksas pārsniedz budžetu.

3. Visaptveroši projektu statusi

Kamēr jūs veidojat ziņojumu par projektu, tajā ir skaidri jānorāda projekta statuss. Projekta statuss nenozīmē pašreizējo darba progresa statusu. Tajā jāiekļauj arī citi dati, piemēram, atšķirība starp plānoto un faktisko grafiku, izmaiņas starp aplēstajām un faktiskajām izmaksām, atlikušajiem uzdevumiem, novēlotu termiņu (ja tāds ir), iespējamiem riskiem un problēmām un tā tālāk.

Jums ir jāizveido visaptverošs ziņojums, kas satur statusu no visiem iespējamiem leņķiem. Asana universālie ziņojumi funkcija var palīdzēt izstrādāt projekta statusa pārskatus dažādos apmēros un leņķos.

4. Resursu sadale

Gatavojot pārskatu par uzdevumu piešķiršanu, pārliecinieties, ka tas palīdz citiem pārbaudīt resursu pieejamību un vajadzības gadījumā deleģēt uzdevumus. Šādos pārskatos sniedziet sadalījumu, cik stundas katrs resurss pavadīs katram uzdevumam.

Tas palīdzēs vadītājiem un kolēģiem uzzināt, kurš komandas loceklis ir aizņemts un kuram ir brīvs laiks. Varat viegli apkopot datus un izmantot tos pārskatā turpmākai plānošanai, izmantojot resursu plānošanas rīkus, piemēram, Sudraba kauss.

Saistīts: Labākie rīki un padomi efektīvai uzdevumu deleģēšanai

5. Vizualizējiet jaudas izmantošanu

Visticamāk, jūs iekļausiet projekta resursu izmantošanas pārskatu. Jums ir jānodala apmaksājamais izlietojums no kopējā resursu izlietojuma. Tāpēc ir ļoti svarīgi katram datiem izveidot atsevišķas kolonnas.

Varat arī iekļaut resursu nosaukumu un individuālo izmantošanu, kā arī komandas izmantošanu. Tāpat varat veltīt kādu laiku, lai atalgotu un atzītu labāko sniegumu veicēju panākumus resursu izmantošanas ziņā.

6. Paredzamie un faktiskie riski

Riska novērtēšana ir neatņemama projektu vadības sastāvdaļa. Tāpēc jums vajadzētu precīzi vizualizēt riska novērtējuma datus. Jūs, iespējams, domājāt par dažiem riskiem, plānojot projektu. Taču, projektam turpinoties, riska novērtējums mainās. Veidojot projekta pārskatu, norādiet visus uztvertos un faktiskos riskus.

Jūsu riska ziņojumā jāiekļauj paredzamo risku pārskats, kam seko visi riski, kas projektā ir bijuši līdz pārskata datumam. Ir arī obligāti jāpiemin visas riska profila izmaiņas, ko jūs vai jūsu komanda esat identificējuši projekta gaitā.

7. Projekta portfeļa analīze

Ja jūs jebkurā laikā pārvaldāt vairāk nekā vienu projektu un jums ir jāsagatavo ziņojums, lai analizētu savu portfeli, jums jābūt piesardzīgam. Pirmkārt, dodieties uz informācijas paneli, kurā visi projektu nosaukumi būs treknrakstā, lai atvieglotu vizualizāciju.

Informācijas panelī ir jāiekļauj arī projektu kopsavilkums, piemēram, atskaites punkti, termiņš, pašreizējais progress, budžets un budžets. izmaksas un resursu sadale. Varat arī izmantot dažādas diagrammas, lai vizualizētu datus vienuviet. Vēlāk katram projektam varat izveidot atsevišķas sadaļas un analizēt tās atsevišķi.

Tur ir daži stabili projektu portfeļa pārvaldības rīki pieejams tirgū. Varat izvēlēties jebkuru no šiem labākajiem rīkiem, lai izveidotu profesionālus un visaptverošus pārskatus.

8. Datu un marķēšanas konvencija

Jūsu projekta pārskatos jāiekļauj standarta datu un etiķešu konvencijas. Ja vēlaties izveidot pārskatu savai organizācijai, ievērojiet organizācijas noteikumus. Ja veidojat to klientam, iespējams, vēlēsities ar viņu apspriest, kā viņam patiks pārskatā sniegtā informācija.

Pārskatā izmantojiet arī īsas un precīzas etiķetes, lai ikviens to varētu saprast bez jebkādām grūtībām. Turklāt mēģiniet ievērot vietējos laika un datuma standartus. Ja strādājat ASV bāzētā organizācijā no Apvienotās Karalistes, ideāli būtu izmantot ASV datuma konvencijas.

9. Interaktīvas diagrammas un grafiki

Neatkarīgi no tā, kāda veida pārskatu jūs gatavojaties izveidot, interaktīvās diagrammas auditorijai būs noderīgākas. Rindas un kolonnas, kas ir pilnas ar skaitliskiem datiem, var padarīt cilvēkus neinteresējošus. Tā vietā izveidojiet diagrammas un grafikus, kas parāda papildu datus, kad kāds novieto peles kursoru virs diagrammas.

Pārskatos varat izmantot dažādas diagrammas un diagrammas. No tiem visizplatītākās ir sektoru diagrammas, līniju diagrammas un joslu diagrammas. Atkarībā no datu veida jums ir jāizvēlas diagramma vai diagramma, lai to varētu viegli vizualizēt.

10. Atsauksmju sadaļa

Katrs projekta ziņojums rosinātu pozitīvas vai negatīvas atsauksmes. Visos projektu pārskatos jāiekļauj sadaļa, kurā klienti vai vadītāji var sniegt atsauksmes. Pēc pārskatu izskatīšanas auditorija var piedāvāt savas atsauksmes un ieteikumus šajā sadaļā.

Tātad jums nav atsevišķi jālūdz atsauksmes. Tas arī parādīs, ka esat gatavs apzināties savus ierobežojumus un veikt uzlabojumus. Vēlāk varat ieviest ieteikumus savā projekta darbplūsmā.

Sāciet projekta atskaites izveidi

Veiksmīga prezentācija ir atkarīga no tā, kā jūs izveidojat ziņojumu auditorijai. Gatavojot ziņojumu, ņemiet vērā iepriekš minētos punktus, lai izveidotu efektīvas projektu atskaites.

Varat arī izmantot spēcīgu datu vizualizācijas rīku, lai profesionāli prezentētu pārskatus un radošu pieskārienu.

8 labākās Google datu centra funkcijas datu analīzei un vizualizācijai

Vai vēlaties pārsteigt savu auditoriju ar praktiskiem datu ieskatiem un pārliecinošām vizualizācijām? Apskatiet šīs Google datu centra funkcijas.

Lasiet Tālāk

Par autoru