8 labākie projektu vadības pārskatu veidi, kas jums jāzina

Projektu pārvaldības pārskati attiecas uz augsta līmeņa pārskatu, kas satur svarīgus ar projektu saistītos datus viegli saprotamā formātā. Tie koncentrējas uz dažādiem projekta aspektiem un izgaismo pašreizējo statusu, iespējamās vai esošās problēmas un to risinājumus.

Uzziniet par populārākajiem projektu pārskatu veidiem, kas var sniegt reāllaika ieskatu jūsu komandām.

1. Projekta informācijas panelis/veselība

Projekta informācijas panelis vai veselības pārskats ļauj uzzināt, kā projektam veicas un ko komanda var darīt, lai uzlabotu veiktspēju. Parasti jūs iesniedzat šo ziņojumu klientam vai citām ieinteresētajām personām. Tādējādi viņi var vizualizēt tādu informāciju kā progress un rentabilitāte.

Tas arī palīdz noteikt, vai projekts ir novirzījies no ceļa, un ko jūs varat darīt, lai tas atgrieztos pareizajās sliedēs.

Projekta informācijas paneļa pārskatā jāiekļauj kopējais portfelis, tostarp projekta stāvoklis (projekta statuss zaļa, dzeltena vai sarkana krāsa), dotā projekta pagrieziena punkts, projekta rentabilitāte, salīdzinot budžetu un izmaksas un

projekta gaita saskaņā ar grafiku.

2. Uzdevumi un projekta statuss

Ja jūs nodarbojaties ar projektu vadību, tas ir visizplatītākais atskaites veids, kas jums ir jāsagatavo. Jums var būt nepieciešams sagatavot šo pārskatu reizi nedēļā vai mēnesī. Tā mērķis ir parādīt, cik tālu komanda ir gājusi, lai sasniegtu projekta mērķus.

Ja jums regulāri jāsagatavo šādi pārskati, labāk ir automatizēt procesu, lai ietaupītu laiku un pūles. Pārskata aizpildīšanai varat izmantot sava uzdevumu pārvaldības rīka datus.

Pārskatam varat izmantot arī standarta veidni. Tas palīdzēs jums izlaist darbu, izveidojot statusa atskaiti katru reizi no nulles.

3. Resursu un prasmju pieejamība

Resursu pieejamības pārskati ir svarīgi katram projekta vadītājam. Izmantojot šo pārskatu, varat piešķirt un deleģēt uzdevumus pareizajam komandas loceklim. Tas parāda, kurš komandas dalībnieks ir aizņemts un kad.

Ja plānojat sastādīt grafiku jaunam projektam vai meklējat kādu, kas nav aizņemts uzdevumu deleģēšana, pārbaudiet pieejamību šajā pārskatā. Varat arī atrast dalībniekus, kuri strādā ar pilnu jaudu un kuriem varētu būt nepieciešama palīdzība.

Tādējādi jūs varat nodrošināt vienmērīgu uzdevumu sadali augstākai efektivitātei un ātrākiem rezultātiem.

4. Projekta riski

Katrs projekts ir saistīts ar noteiktu risku skaitu. Tāpēc jūsu riska ziņojumā ir jāiekļauj visi ar projektu saistītie uztvertie un faktiskie riski. Jums var būt nepieciešams iesniegt šo ziņojumu reizi mēnesī.

Tomēr mudiniet savus komandas biedrus reģistrēt visus riskus, ko viņi var iedomāties reāllaikā. Tas palīdzēs jums iegūt visus datus vienuviet, kad būs jāizveido pārskats.

Papildus visu risku uzskaitījumam jūsu ziņojumā var būt iekļauti tikai augsta līmeņa riski detalizēti un kopsavilkums par to, kā plānojat pārvaldīt zema līmeņa riskus. Jūs varat ierakstīt riskus izklājlapā, taču labāk ir meklēt palīdzību no projektu pārvaldības rīka.

5. Budžets un izdevumi

Jums ir jāizveido budžeta pārskats dažādiem mērķiem. Budžeta pārskats, ko projekta beigās sagatavojat savam klientam, ir visizplatītākais. Varat arī izveidot izdevumu pārskatu vairākas reizes, kad projekts tiek īstenots.

Tas palīdzēs komandai noteikt, vai projekta izdevumi ir ārpus kontroles. Šādos gadījumos jūs varat kontrolēt izmaksas nekavējoties un nav jābrīnās, ja, projektam beidzoties, izdevumi pārsniedz budžeta limitu.

Budžeta un izdevumu pārskatā jāiekļauj aptuvenais budžets katram uzdevumam vai projekta segmentam un faktiskās izmaksas. Noteikti reģistrējiet visus izdevumus reāllaikā, lai izvairītos no problēmām, apvienojot visus izdevumus pārskata izveides laikā.

6. Laika izsekošana

Daudzi klienti veic maksājumus atbilstoši projektam pavadītajam laikam. Viņiem ir obligāti jāģenerē laika atskaites pēc projekta pabeigšanas. Pārskats parāda, cik daudz laika komandas locekļi ieguldīja ar projektu saistītos uzdevumos.

Šajā pārskatā tiks parādīts arī kopējais laiks, kas pavadīts katram uzdevumam, un laiks, ko katrs komandas dalībnieks ir ieguldījis. Papildus tam varat izmantot laika uzskaiti, lai uzlabotu komandas sniegumu un individuālo produktivitāti.

Izanalizējot laiku, ko komandas biedri pavada dažādu uzdevumu veikšanai, varat viegli noskaidrot, kurš darbu var paveikt efektīvāk. Vēlāk varat piešķirt cilvēkiem uzdevumus, ko viņi var paveikt ātri un prasmīgi.

7. Kļūdas un problēmas

Lai gan var nebūt iespējams izveidot projektu bez problēmām vai kļūmēm, jūs noteikti varat strādāt, lai samazinātu skaitu līdz minimumam.

Detalizēta ziņojuma sagatavošana par identificētajām kļūdām un problēmām nodrošinās, ka varēsit ātri rast risinājumu šīm problēmām, lai projektu īstenotu savlaicīgi. Projekta kļūdas vai problēmas ziņojumā ir jāiekļauj būtiska informācija, piemēram, problēmas vai kļūdas numurs, identifikācijas datums, problēma, ko izraisījusi, apraksts, prioritāte, risinājums un kļūdas statuss.

Projekta dzīves cikla laikā tiks regulāri atjaunināti šādi ziņojumi samazinātu uzmanību un novērstu klientu neapmierinātību. Tas arī pasargās jūs no projekta aizkavēšanās un sodu riska.

8. dispersijas analīze

Atšķirību pārskats ir lielisks veids, kā uzzināt, vai projekts ir uz pareizā ceļa. Šajā pārskatā jūs analizējat un salīdzinat atšķirību starp novērtējumu un dažādu projekta aspektu iznākumu. Šajā pārskatā izmantojiet standarta metriku, lai izmērītu abus datus.

Šis pārskats palīdzēs noteikt, vai esat apsteidzis plānu, izbeidzaties vai esat ieplānojis. Pārskatā varat salīdzināt savu budžetu, resursus, darbības jomu vai grafiku.

Tomēr projektu vadītāji parasti izvēlas šo pārskatu, lai analizētu projekta budžetu, izdevumus un darba tendences. Laiks šādu atskaišu ģenerēšanai katrā projektā ir atšķirīgs. Lai gan klientiem šis pārskats var būt nepieciešams projekta beigās, iespējams, vēlēsities to periodiski izveidot projekta dzīves cikla laikā, lai gūtu labāku ieskatu.

Kuru pārskatu vēlaties izveidot nākamo?

Tagad, kad zināt projektu pārskatu veidus, kā arī to funkcijas, varat viegli izvēlēties jebkuru atbilstoši savām vajadzībām. Ja izmantojat pārskatu lietojumprogrammu, pārskatu izveide nebūs sarežģīta un laikietilpīga.

Labā lieta ir tā, ka lielākā daļa projektu pārvaldības platformu darbojas arī kā ziņošanas rīki.

8 labākie pārskatu veidošanas rīki projektu vadītājiem

Atskaišu veidošanas rīki vienkāršo atskaišu izveides procesu par pabeigtiem projektiem vai komandas iekšējo darbību. Šeit ir daži no labākajiem lietošanai!

Lasiet Tālāk

Par autoru