Kā ātri uzrakstīt efektīvu e-pastu (4 AI rīki, kurus varat izmantot)

Atšķirībā no parastajām īsziņām, e-pasta rakstīšana atšķiras. Cilvēki mēdz daudz pārdomāt, kad runa ir par e-pasta sastādīšanu no jauna. Jūs domājat, ko iekļaut, no kā izvairīties, un Dievs zina, vai tas, ko jūs pašlaik rakstāt, ir pat pareizi?

Tā kā man ir pakalpojumu sniedzējs, man katru dienu jāraksta desmitiem e-pasta ziņojumu. Un tas padara mani par ideālu cilvēku, lai atbildētu uz jūsu jautājumiem.

Izmantojot pareizu informāciju, efektīvu e-pasta ziņojumu rakstīšana ātrāk kļūst tikpat vienkārša kā ziņojuma rakstīšana tērzēšanas lietotnē. Pēc tam varat arī izmantot AI rīkus, lai paātrinātu procesu. Lūk, kā.

10 padomi, kā ātrāk rakstīt efektīvus e-pastus

1. Uztveriet tēmas rindiņu kā sava e-pasta kopsavilkumu

Kad jums ir jānosūta e-pasts, pirmā lieta, kas jums jārisina, ir spēcīgas tēmas rindiņas rakstīšana. Tā ir pirmā lieta, ko redz jūsu adresāts, un jebkurš e-pasts ar sliktu temata rindiņu vai bez tās var tikt izdzēsts vai nonāk surogātpasta mapē.

Tādējādi jums var būt nepieciešama papildu minūte, lai to apdomātu un uzrakstītu. Vienkāršākais veids, kā novērst, ka tēmas rindas ir vispārīgas vai neskaidras, ir uzskatīt tās par virsrakstiem. Viss, kas jums jādara, ir īsi, bet informatīvi apkopot savu e-pastu.

2. Sveiciniet Viņus

Pēc tēmas rindiņas jums ir jāiestata sava e-pasta tonis un jāatstāj iespaids uz adresātu. Viņu sveicināšana formāli vai neoficiāli ir ideāls veids, kā to izdarīt. Ja esat apmulsis, izvēlieties formālu veidu.

Tālāk ir norādīti dažādi veidi, kā sveicināt adresātus.

• Sveiki: Tas ir paredzēts tiešām un draudzīgām sarunām.
• Sveiki: Tas ir vienkārši un pieklājīgi.
• Dārgs: Tas ir nedaudz nedabiski, taču varat to izmantot, sazinoties ar vadītāju.

3. Pievienojiet sākuma teikumu

Pēc sasveicināšanās ar adresātu jums ir jājūt nieze runāt par to, par ko ir jūsu e-pasts, taču uz brīdi apstājieties. Pirms kaut ko sakāt, uzrakstiet sākuma teikumu, lai sāktu savu e-pastu ar labu plūsmu.

Viens no labākajiem veidiem, kā to izdarīt, ir pievienot sākuma līniju.

Šeit ir daži piemēri, kurus varat izmantot tieši:

• Ļaujiet man iepazīstināt ar sevi.
• Prieks dzirdēt no jums.
• Cerams, ka jums ir labi.
• Es sazinājos ar ____
• Paldies par atjauninājumu.
• Es reģistrējos ____
• Apsveicam ar jūsu (neseno sasniegumu).

4. Iepazīstini ar sevi

Ja sūtāt kādam e-pasta ziņojumu pirmo reizi, jums ir jāiepazīstina ar sevi, pirms runājat par kaut ko citu.

Lai gan cilvēki parasti runā stundām, viņi sāk svīst, kad tiek lūgti iepazīstināt ar sevi. Neuztraucieties. Tam tā nav jābūt. Lai to atvieglotu, izmantojiet kādu no tālāk norādītajiem formātiem.

• Mani sauc (Pilns vārds), un es esmu (Jūsu pašreizējā loma).
• Es esmu (pilns vārds) un strādāju (nozares) uzņēmumā (uzņēmuma nosaukums).

Labākā prakse ir iekļaut tikai vienu vai divus teikumus par sevi, bet ne vairāk.

5. Ātri nokļūstiet punktā

Labākais veids, kā nodrošināt, ka jūsu e-pasts ir vērtīgs adresātam, ir ātri piegādāt viņiem nepieciešamo informāciju. Citiem vārdiem sakot, ātrāk nonākiet pie lietas.

Jūs sveicinājāt adresātu, uzrakstījāt sākuma rindiņu/iepazīstinājāt ar sevi, tagad uzrakstiet, kāpēc sūtāt viņam e-pastu. Ja jums ir jāapspriež vairākas lietas, nosakiet tām prioritāti un sāciet e-pastu ar vissvarīgāko. Tā var būt atbilde uz jautājumu vai pieprasījuma iesniegšana.

Saistīts: Gmail rīki, kas palīdzēs paveikt vairāk

6. Iekļaujiet vienu lielu ideju

Ja jūsu e-pasts izrādās nedaudz garš, izmantojiet parastā satura rakstīšanas padomu un beigās pievienojiet secinājumu vai lielu ideju.

Tas visu uzmanību pievērsīs vissvarīgākajam. Piemēram, vispirms ir nepieciešams kaut kas izdarīts vai nekavējoties ir nepieciešama atbilde, lai turpinātu projektu utt. Varat arī pievienot secinājumu, sakot kaut ko līdzīgu: Mūsu diskusijas galvenā atziņa ir [____].

7. Saglabājiet to kodolīgi

Vidēji profesionālis saņem vairāk nekā simts e-pasta ziņojumu dienā. Tas nozīmē, ka lielākā daļa cilvēku, ar kuriem sazināties, ir aizņemti. Neatkarīgi no tā, cik ļoti jūs viņiem varētu patikt, viņi, iespējams, nebūs gatavi nekāda veida klejošanai. Tāpēc saglabājiet savus e-pasta ziņojumus īsus un saldus.

Vēl viens garu e-pasta ziņojumu trūkums ir tas, ka dažreiz tie kļūst neskaidri, nenozīmīgi vai var pat radīt pārpratumus.

8. Esiet cieņpilns un dāsns

Cieņpilnu un pieklājīgu e-pasta ziņojumu rakstīšanas skaistums ir tāds, ka jūs varat kādam nepiekrist, izteikt alternatīvus viedokļus vai pat lūgt pakalpojumus, taču to lasīšana tik un tā skanēs.

Ja plānojat kaut ko darīt savā e-pastā, apsveriet iespēju vispirms pateikties adresātam vai izteikt viņam komplimentu par viņa darbu vai idejām. Pēc tam sniedziet savu viedokli, tieši nenorādot, ko viņi izdarīja slikti vai pilnīgi nepareizi.

9. Pievienojiet noslēguma teikumu

Jūsu beigu rindiņa ir atkarīga no atbildes veida, kuru sagaidāt no personas, kurai sūtāt e-pastu. Atkarībā no konteksta varat izvēlēties beigt e-pasta ziņojumu ar paziņojumu vai slēgta tipa jautājumu. Tomēr par katru cenu izvairieties pabeigt ar atvērtu jautājumu.

Tas galvenokārt ir tāpēc, ka paziņojums un slēgtais jautājums piešķir jūsu sarunai virzienu, notur lietas pareizajā virzienā un nodrošina atbildi.

Tomēr atvērtais jautājums nevajadzīgi palielina diskusijas pavedienu. Turklāt, ja sazināties ar kādu ļoti aizņemtu personu, jūsu e-pasts var tikt ignorēts.

Šeit ir slēgta jautājuma piemērs.

Apspriedīsim to tālāk pa zvanu. Kurš laiks jums ir vislabākais? [1. laiks] [2. laiks] [3. laiks]

Tas atvieglo lēmuma pieņemšanas procesu jūsu saņēmējam.

No otras puses, šeit ir atvērta jautājuma piemērs.

Varam sīkāk apspriest zvanot. Tātad, kad tu esi brīvs?

Tas rada spiedienu uz jūsu adresātu pirms atbildes sniegšanas pārbaudīt savu kalendāru, tādējādi apgrūtinot darbību veikšanu.

Turklāt e-pasta ziņojumam var pievienot arī paziņojumu. Piemēram:

Ar nepacietību gaidīsim no jums/sadarbosies ar jums. Jauku dienu. Paldies.

10. Izlogoties

Visbeidzot, atkarībā no e-pasta konteksta varat beigt savu e-pastu ar jebkuru no šīm pierakstīšanās frāzēm.

• Ar cieņu
• Sveicieni
• Ar cieņu
• Labākais
• Priekā
• Vislabākie vēlējumi

Ar visiem šiem padomiem pietiek, lai palīdzētu jums sastādīt un pareizi atbildiet uz visiem e-pastiem.

Ja vēlaties iegūt jaunus projektus vai jaunu darbu vai ja jūsu pašreizējais darbs prasa nosūtīt vairākus e-pasta ziņojumus dienā, šie AI rīki var būt noderīgi.

Šis rīks palīdz izveidot pielāgotas sākuma rindas, pamatojoties uz jūsu adresātu LinkedIn profila datiem. Viss, kas jums jādara, ir rīkā jāpievieno adresāta LinkedIn URL, un tas parādīs unikālas sākuma rindas, pamatojoties uz viņu profila informāciju.

Rīks maksā 36 USD mēnesī līdz 200 atvēršanas līnijām.

SmartWriter.ai palīdz apkopot datus no adresāta publiskā profila un ziņu stāstiem, kuros viņi ir pieminēti. Tas palīdz jums izveidot personalizētus e-pasta ziņojumus cilvēkiem, ar kuriem sazināties.

Varat to izmantot, lai nosūtītu aukstus e-pastus vai LinkedIn ziņojumus informācijas sniegšanai. Rīka abonements sākas no USD 49 mēnesī.

Ja sākat jaunu biznesu un jums ir nepieciešams finansējums, Snazzy.ai var būt jums ideāls rīks. Tas palīdz jums ar e-pasta veidnēm, lai piesaistītu riska kapitāla vērtspapīrus vai eņģeļus.

Bet vispirms platformā ir jāizveido konts. Lai sāktu sūtīt e-pasta ziņojumus, ievadiet mērķauditoriju, kuru vēlaties atlasīt, atslēgvārdus, kurus meklējat, un piedāvājuma aprakstu. Un tas ietaupīs daudz laika, nodrošinot personalizētu pirmo melnrakstu.

Pēc tam varat to nedaudz pielāgot, lai nodrošinātu pilnību. Abonements sākas no USD 25 mēnesī.

Šis ir vēl viens mākslīgā intelekta rīks, kas palīdzēs jums izveidot perfektu āķi jūsu adresātiem. Lai sāktu darbu ar Lyne.ai, ievadiet savu potenciālo klientu CSV failu kopā ar viņu darba e-pastiem vai viņu LinkedIn profila URL.

Varat arī izlemt, cik teikumus vēlaties, lai rīks ieraksta atvēršanai, piemēram, 1-2 teikumus vai 3-4 teikumus utt. Abonements sākas no USD 99 mēnesī.

E-pasta ziņojumu rakstīšana nekad nav bijusi tik vienkārša

Ja jums kādreiz ir bijis grūti savākt visus punktus, lai izveidotu labu e-pasta ziņojumu, jūsu cīņa beidzas šodien.

Izmantojiet šos padomus vai rīkus, lai ātrāk uzrakstītu nākamo e-pasta ziņojumu!

4 labākās e-pasta lietotnes operētājsistēmai Windows, par kurām jūs nekad neesat dzirdējuši

Mēs visi zinām klasiskās Windows e-pasta lietotnes, kuras visiem patīk izmantot, kā būtu ar dažām, par kurām jūs nekad iepriekš neesat dzirdējis?

Lasiet Tālāk

Par autoru