Funkciju nogurums: kā izvairīties no pārslodzes ar projektu pārvaldības programmatūru

Pareizas projektu pārvaldības programmatūras atrašana var būt izaicinājums. Katrai izvēlei tiek pievienots garš funkciju un funkciju saraksts ar dažādiem nosaukumiem un dažreiz neskaidru mērķi.

Veicot salīdzinājumu, ir viegli būt satriektam, taču tam tā nav jābūt. Šajā rakstā mēs sniegsim dažus padomus, kā samazināt funkciju nogurumu, izvēloties jums piemērotu projektu pārvaldības programmatūru.

1. Pirms mēģināt vai iegādāties, izveidojiet projektu pārvaldības programmatūras plānu

Jūs jau esat pieņēmis lēmumu izmēģināt projektu pārvaldības programmatūru vai vismaz apsverat to. Izmantojot tik daudz lielisku iespēju, jūs darīsit sev milzīgu labumu, izklāstot, ko vēlaties ar to darīt, pirms izpētīt katras programmatūras iespējas un funkcijas.

Tas ne tikai palīdzēs atrast pareizo programmatūru, bet arī palīdzēs noteikt un izslēgt nepareizo programmatūru.

Padomājiet par veidiem, kā jūs un jūsu kolēģi tagad sazināties ar uzdevumiem. Vai vēlaties, lai programmatūra aizstātu noteikta veida e-pastus, sapulces un piezīmes? Kāda veida informāciju jūs parasti iekļaujat, un kāds ir process, kurā piešķirat uzdevumus?

Vēl viena svarīga daļa no tā, kā jūs to izmantosit, ir noteikt, kurš to izmantos. Cik cilvēku ir jūsu komandā? Kādas lomas un atļaujas jums būs nepieciešamas katra komandas dalībnieka kontā? Vai jums būs jāiekļauj viesu konti klientiem vai darbuzņēmējiem?

Varat arī apsvērt, vai programmatūrā būs nepieciešamas privātas darbvietas. Piemēram, savās ClickUp darbvietās izveidotos sarakstus pēc noklusējuma varat iestatīt kā koplietotus vai privātus, un tos jebkurā laikā varat pārslēgt. Priekšstats ir pretējs, kad lapas ir privātas, līdz tās kopīgojat ar viesiem, ja vien neizmantojat komandas kontu.

Lai gan daudzas projektu pārvaldības programmatūras var šķist vienādas, atbildot uz šiem jautājumiem, varēsiet saprast, kuras funkcijas jums būs jāmeklē sava budžeta ietvaros.

2. Izlemiet, kuras funkcijas jums ir vajadzīgas, pamatojoties uz to, ko jūs jau darāt

Lūk, kur lietas var kļūt nedaudz sarežģītas. Projektu pārvaldības programmatūrā ir daudz iespēju, un līdz ar to katrai programmatūrai ir garš funkciju saraksts.

Šeit jāpatur prātā, ka mazāk ir vairāk. Jūs pat varat ieskicēt atkārtotus uzdevumus vai darbplūsmas ar tikai tabulu un dažiem kontrolsarakstiem, kā parādīts tālāk esošajā piemērā, izmantojot jēdzienu. Tas viss ir atkarīgs no tā, kā jūs un jūsu komanda strādājat kopā.

Laika uzskaites izmantošana kā piemēru tikai tāpēc, ka to var izdarīt kādā projektu pārvaldības programmatūrā, nenozīmē, ka tas jādara. Ja jums jau ir kāda laika izsekošanas metode, kas darbojas, vai arī jūs pašlaik neskaitāt savu laiku, un tas ir labi, kāpēc izvēlēties tādu, kurā ir izsekošanas metode, bez kuras?

Jūsu projektu pārvaldības programmatūrai nevajadzētu radīt berzi jūsu ikdienas uzdevumiem. Pirmkārt un galvenokārt, tas ir rīks, ko varat izmantot efektīvi komunicēt par projektiem, tāpēc padomājiet par veidiem, kā jūs to pašlaik darāt un kuras funkcijas būtu visnoderīgākās.

Papildfunkcijas var viegli novērst uzmanību ne tikai tāpēc, ka pavadāt laiku to iestatīšanai un neizmantošanai, bet arī tās pārblīvēs jūsu darbvietu. Tas mūs noved pie nākamā punkta.

3. Ja tas ir bezgaumīgs, izlemiet, vai tas ir ilgtspējīgs

Ja kāda funkcija piesaista jūsu uzmanību un jūs nolemjat, ka vēlaties to izmantot, pajautājiet sev, vai tas ir kaut kas, ko jūs ievērosit ilgtermiņā. Piemēram, Monday.com Llama ferma un akumulatoru logrīki ir diezgan jautri informācijas paneļa papildinājumi, jo tie padara jūsu mērķus nedaudz spēli līdzīgus, taču aizrautība var viegli izzust.

Patiesībā, iespējams, vēlēsities izvairīties no logrīku izpētes, jo pirmdiena, ClickUp, Notion un Asana ir lieliska izvēle bez tiem. Zemāk redzamais attēls ir vienkāršs piemērs a projekta pieprasījumu padome izmantojot tikai dažas no daudzajām funkcijām, kas pieejamas ClickUp neapmaksātajā versijā.

Vislabāk ir izvēlēties savu projektu pārvaldības programmatūru, pamatojoties uz tās pamatu, nevis tās zvaniem un svilpēm, jo ​​īpaši, ja tie tikai atņems jūsu produktivitāti.

Vēl viens elements, kas šeit jāņem vērā, ir integrācijas. Tāpat kā logrīkus, visticamāk, jūs varat izmantot programmatūru bez tiem. Tomēr, ja jums patīk, ka tā tiek integrēta ar citu programmatūru, noskaidrojiet, kādus uzdevumus tā var veikt, pirms ļaujiet tam kļūt par izšķirošo faktoru. Integrācija var būt tikai vēl viens paziņojums vai darbība.

4. Dažas noderīgas pamatfunkcijas, ko meklēt

Pirms sākam iepazīties ar pamatiem, ir svarīgi atzīmēt, ka, salīdzinot projektu pārvaldības programmatūras funkcijas, katru vietni apmeklējat atsevišķi. Katra programmatūra vienai un tai pašai funkcijai var izmantot atšķirīgu nosaukšanas sistēmu, tāpēc, veicot tiešu salīdzināšanu, šķiet, ka citai programmatūrai nav īpašu iespēju. Konkurss to vienkārši varētu nosaukt savādāk.

Labākais piemērs tam ir Notion. Lai gan jūs neatradīsit plašu katra satura sarakstu, varat savām lapām pievienot uzdevumus, statusus vai tabulas. Izmantojot blokus, jūs varat izveidot efektīvu projektu vadības sistēmu.

Neatkarīgi no nosaukuma, daži noderīgi pamatinformācija, ko vēlēsities ievērot, ir:

• Uzdevumi, lapas vai impulsi— neatkarīgi no programmatūras lietotās terminoloģijas šīs ir tukšās kartītes projektu pārvaldības programmatūrā kur varat pievienot aprakstu, izpildes datumu, prioritāti, cesionāru un pielikumus, veidojot uzdevums.
• Komunikācijas rīki— tā vietā, lai mainītu projektu pārvaldības programmatūru un e-pastu uz priekšu un atpakaļ, izmantojot rīki, lai komentētu, atbildētu un atzīmētu citus, ir ļoti noderīgi, sadarbojoties vai deleģējot projektus.
• Statusi-Daļa no tā, kas padara projektu pārvaldības rīkus lieliskus, ir tas, ka jūs un jūsu komanda varat pateikt viens otram, ka strādājat pie kaut kā, nesniedzot publisku paziņojumu.
• Atgādinājumi— jūs, iespējams, vēlēsities tos pielāgot savām vajadzībām, taču būsiet pateicīgs par atgādinājumiem jūsu projektu pārvaldības programmatūrā, īpaši brīžos, kad tie ir nepieciešami.
• Tīrs interfeiss— tīrs, minimāls dizains palīdzēs koncentrēties uz svarīgākajiem uzdevumiem.

Neļaujiet funkcijām traucēt darbību

Projektu pārvaldības programmatūra sākotnēji var šķist biedējoša, taču tai nav jābūt. Ja īstenosit plānu un turēsities pie tā, jūs atradīsit sev un savai komandai piemērotāko.

Pats labākais, ka lielākā daļa projektu pārvaldības programmatūras uzņēmumu piedāvā bezmaksas izmēģinājuma versiju, lai jūs varētu to pārbaudīt, pirms kaut ko maksājat. Kāpēc gan neizmēģināt dažus, katrā izveidojot vienu projekta dēli?

ClickUp vs. Asana: kas ir labāks projektu vadībai?

Projektu pārvaldības programmatūrai ir daudz iespēju. Šeit ir daži padomi, kas palīdzēs jums izvēlēties starp Asana un ClickUp.

Lasiet Tālāk

Par autoru