Outlook uzdevumi vs. Microsoft, kas jādara: kurš ir labāks?

Microsoft ir divas uzdevumu pārvaldības programmas. Programma Microsoft To Do ir sākotnēji instalēta Windows datoros, un tā ir pieejama arī tiešsaistē. Tās e-pasta un kalendāra klients Outlook ietver arī spēcīgu uzdevumu funkciju.

Bet kas ir labāks, lai pārvaldītu savu uzdevumu sarakstu? Konkurence ir tuvāka, nekā jūs varētu domāt. Šajā rakstā ir salīdzinātas Microsoft To Do un Microsoft Outlook kā uzdevumu pārvaldības programmas, lai noskaidrotu, kura ir labāka izvēle.

Pieejamākais

To Do, kas agrāk bija Wunderlist, ir bezmaksas lietotne, kas iekļauta operētājsistēmās Windows 10 un 11. Varat arī piekļūt Microsoft To Do savā pārlūkprogrammā. Priekš Outlook, funkcija Task ir pieejama tikai augstākās klases darbvirsmas lietotnē. Bezmaksas tīmekļa versijā tā tiek integrēta ar To Do.

Invalīdiem abi ir draudzīgi Windows iebūvētie ekrāna lasītāji. Programmas Outlook teksts un ikonas ir mazākas. Tas var būt apgrūtinoši tiem, kam ir redzes traucējumi vai veiklības problēmas. Bet jūs varat tos palielināt Windows iestatījumos.

To Do noklusējuma iestatījumi ir skaidrāki un lielāki. Krāsu un grafikas izmantošana tekstam arī atvieglo fokusu. Labs ieguvums tiem, kam ir garīgās veselības problēmas, kas ietekmē uzmanību. Vienkāršotās izvēlnes arī padara ekrāna lasītāja navigāciju ātrāku, jo tajā ir mazāk jāiziet cauri.

Abām lietotnēm ir bezmaksas mobilās versijas Android un iOS ierīcēm. Programmas pieejamības ziņā ir vienādas, un tajās ir daudz tādu pašu funkciju kā darbvirsmas versijās. Abās lietotnēs ir iekļauti arī mājaslapas logrīki ātrai piekļuvei.

Taču Outlook lietotnes versijā trūkst uzdevumu aspekta. Visi uzdevumos izveidotie vienumi tiek kopēti kalendārā kā notikumi. Šos kalendāra notikumus varat skatīt programmā Outlook, taču nevarat izmantot progresa pārskatus vai citus uzdevumiem raksturīgus līdzekļus.

Lietošanas ērtībai Outlook izkārtojumā ir daudz iespēju un daudzslāņu izvēlnes. To Do ir daudz vieglāk iemācīties un pārvaldīt. Tās racionalizētais dizains un vienkāršotās funkcijas ir viegli orientējamas. Tas ir vienkārši pat datoru iesācējam.

Uzvarētājs: Darīt

Vislabāk grupu projektiem

Outlook ir spēcīgs sadarbības rīks projektu pārvaldībai. Tas integrējas ar Outlook kalendāru un Outlook Mail. Tas padara kontaktu piešķiršanu un darba plānošanu vienkāršu.

Jūs arī saņemat daudz detalizētas informācijas par katra uzdevuma gaitu. Varat izsekot pēc nostrādātajām stundām, paveiktā procenta un tādiem statusiem kā "gaida kādu citu". Ja kopīgojat uzdevumu tikai ar vienu citu personu, jūs saņemsit jaunāko informāciju par šīs personas izmaiņām.

Programma Outlook ļauj arī nosūtīt uzdevumu pieprasījumus. Tas ir tad, kad nosūtāt kontaktpersonai e-pasta ziņojumu, pieprasot sākt uzdevumu un automātiski piešķirot viņu tam. Pēc savas izvēles varat saglabāt uzdevuma kopiju un saņemt atjauninājumu, kad uzdevums ir atzīmēts kā pabeigts.

Visbeidzot, programmai Outlook ir ātrā poga, lai nosūtītu statusa ziņojumus. Tajos ir apkopoti uzdevuma statusa iestatījumi e-pastā. Varat nosūtīt šo e-pasta ziņojumu tieši uzdevuma logā un pievienot visas nepieciešamās papildu piezīmes.

To Do ir arī daži labi sadarbības rīki. Varat piešķirt citiem uzdevumiem, izmantojot koplietojamu saiti. Varat koplietot piekļuvi izveidotam sarakstam vai tikai konkrētam uzdevumam. Tādējādi ir viegli kontrolēt piekļuvi.

Ja personas, ar kurām vēlaties kopīgot saturu, ir jūsu kontaktpersonu sarakstā, tas ir vēl vienkāršāk. Kad kopīgojat sarakstu, To Do izveidos jūsu Windows Mail kontaktpersonu sarakstu. Varat arī meklēt kontaktpersonas pakalpojumā OneNote.

To Do ir priekšrocība arī sarežģītiem projektiem. Tas ļauj sadalīt uzdevumu soļos. Tas var uzlabot motivāciju un padarīt uzdevumu izpildāmāku. Outlook uzdevumi neietver soļu līdzekli.

Uzvarētājs: Outlook uzdevumi

Labākā organizācija

Microsoft Outlook uzdevumu funkcija kļūst ļoti specifiska tās organizācijai. Tas, vai tas ir labi vai nē, ir atkarīgs no tā, kā jūs strādājat. Outlook uzdevumi atbalsta mapes ar apakšmapēm un automatizētas šķirošanas sistēmas. To Do izmanto vienkāršāku pieeju.

Programmā Outlook varat izmantot noteikumus, lai nosūtītu noteiktus e-pasta ziņojumus vai kalendāra notikumus uz noteiktu uzdevumu mapi. Tas arī ļauj iestatīt konkrētus prioritātes līmeņus. Varat arī šifrēt uzdevumus ar krāsu kodiem, izmantojot kategorijas Kategorijas.

To Do piedāvā visus tos pašus līdzekļus, kas Outlook, taču tos vienkāršo. To Do ir mapes, bet ne apakšmapes. Tas ļauj atzīmēt prioritāti, bet ir ierobežots ar bināro sistēmu: vienumi ar zvaigznīti ir svarīgi, vienumi bez tiem nav svarīgi.

To Do atbalsta arī kategorijas meklējamu atsauces tagu veidā. Pievienojot atsauci jebkur uzdevumā, tiek izveidota tāda paša nosaukuma kategorija. To Do labākā funkcija, kuras Outlook trūkst, ir Mana diena funkciju.

Mana diena ir viedā Microsoft To Do mape. Tā ir vienas dienas darba kārtība, kuru varat aizpildīt manuāli vai izvēlēties kādu no uzdevumu ieteikumiem. Ieteikumos galvenā uzmanība tiks pievērsta uzdevumiem, kas drīzumā jāveic, kas ir atzīmēti kā svarīgi, vai tiem, kuriem kādu laiku neesat pieskāries.

Šī viedā darba kārtība pārsniedz Outlook uzdevumus, taču tas ir ļoti tuvu. Ja vēlaties vai jums ir nepieciešams papildu detalizācijas līmenis, izmantojiet programmu Outlook.

Uzvarētājs: Darīt

Labākā pielāgošana

Gan To Do, gan Outlook ļauj pievienot failus un saistīt uzdevumu ar e-pastu. Sadaļā To Do, jums ir jāatzīmē e-pasts ar karodziņu un pēc tam jāpārvieto uzdevums no atzīmētajiem e-pastiem uz jebkuru sarakstu, kuru vēlaties. Abi arī ļauj uzdevumam pievienot teksta piezīmes un uzdevumam pievienot multivides failus.

Tikai programma Outlook ļauj uzdevuma aprakstā izmantot bagātinātā teksta formatējumu un attēlus. Taču šie dizaina elementi ir estētiski, tāpēc to pievienošana katram uzdevumam var būt laika tērēšana. Turklāt jums ir jānoklikšķina uz uzdevuma, lai tos redzētu.

Failu pievienošana ir noderīgāka. Tikai Outlook ļauj saistīt uzdevumus savā starpā. To var izdarīt, izmantojot opciju Pievienot Outlook vienumu. Šīs svarīgās spējas saistīt saistītos uzdevumus trūkst sadaļā To Do.

To Do pielāgošana galvenokārt ir estētiska. Varat izvēlēties saraksta fona krāsu un izveidot pielāgotus sarakstus. Varat arī atlasīt pamata kārtošanas modeļus, piemēram, pēc izpildes datuma vai pēc izveides datuma.

To Do ģenerē arī dažādus viedos sarakstus, piemēram, atzīmētos e-pastus un Assigned to Me. Varat tos ieslēgt vai izslēgt. Tiem, kam ir nepieciešams precizēt savus uzdevumus, Outlook ir nepārprotami ieguvējs.

Uzvarētājs: Outlook uzdevumi

Microsoft labākā produktivitātes lietotne

Personīgai lietošanai un maza mēroga projektiem To Do darbojas labi. Taču kopumā Outlook spēcīgākais funkciju saraksts uzvar. Papildu detaļas atbalsta augstāku profesionalitātes līmeni, un augsta līmeņa pielāgošanu nevar pārspēt.

Īpaši, ja pārvaldāt sarežģītu projektu, Microsoft Outlook ir labākā izvēle uzdevumu pārvaldības lietotnei.

Kā izmantot Microsoft Outlook projektu pārvaldībai

Lasiet Tālāk

Par autoru