Sākt ar jaunu projektu vadības programmatūru ir projekts pats par sevi. Katrs no tiem atšķiras no nākamā, tāpēc, cenšoties izplānot visus savus projektus, iespējams, jums ir jārisina mācīšanās līkne. Tas var būt milzīgs.
Tomēr viena lieta, kas viņiem visiem ir kopīga, ir tāda, ka iepriekšēja plānošana var palīdzēt nodrošināt vienmērīgu pāreju. Turklāt jūs būsiet gatavs uzturēt tīru un konsekventu darbvietu. Lasiet tālāk, lai uzzinātu, kādas darbības varat veikt, sākot ar jaunu projektu pārvaldības programmatūru.
Izlemiet, kā vēlaties izmantot projektu pārvaldības programmatūru
Pirms programmatūras iestatīšanas jums ir nepieciešams plāns, kā to izmantot. Zinot, kas izmantos kontu, un projekta dēļu veidus, varēsit sākt darbu.
Ar ko jūs strādāsit?
Vai kontā būs vēl kāds? Kas viņi ir un kādas ir viņu lomas? Privātuma un atļauju līmenis, ko varat iestatīt savai komandai, atšķirsies atkarībā no tā, kuru no tiem izmantojat, un no abonētā līmeņa. Tāpēc jau pirms konta atlasīšanas ir labi plānot, kas izmanto kontu un kam vēlaties piešķirt piekļuvi.
Piemēram, personiskās Notion versijas ļoti atšķiras no Komanda kontu, taču varat sadarboties, izmantojot jebkuru no tām. Personiskās piedāvā lapas, kas sākas privāti un ļauj uzaicināt viesus, savukārt komanda konts atbloķē sadarbības darbvietas, kas ļauj pareizi kopīgot saturu ar visu organizāciju prom.
Savā organizācijā jūs arī vēlēsities apsvērt, kam vēlaties piešķirt administratora atļaujas. Turklāt, ja jūsu programmatūra pieļauj viesus, varat noteikt, vai projekta paneļa kopīgošana ar klientiem, darbuzņēmējiem vai citiem ārpus jūsu darbavietas ir vai nav nepieciešama.
Kāda veida projektu dēļus jūs plānojat izmantot?
Jūs varat darīt vairāk, nekā izveidot vienkāršas projekta kontūras savā projektu pārvaldības programmatūrā. Jūs varat arī:
- Izveidojiet projekta pieprasījumu paneļus, kur jūs un jūsu kolēģi varat deleģēt dažādus uzdevumus vai lūgt palīdzību. ClickUp ir lieliska programmatūra, lai to izveidotu, taču tos var izveidot jebkurā projektu pārvaldības programmatūrā.
- Ieskicējiet notiekošo darbplūsmu no sākuma līdz beigām, lai iegūtu ātru pārskatu par projektiem.
- Izveidojiet atvērtu uzdevumu paneli, kurā jūs un jūsu kolēģi varat piešķirt sev pieejamos uzdevumus.
Lēmums par projektu vadības programmatūras organizēšanu
Tagad, kad zināt, ar ko strādājat un kādus projektu dēļus izmantosit, jums ir jānosaka, kā vēlaties kārtot kontu.
Tas, kā jūs to darāt, patiešām ir izvēles jautājums, taču arī to cilvēku skaits, ar kuriem strādājat, palīdzēs jums izlemt. Ir daudz veidu, kā organizēt projektu dēļus, piemēram:
- Klients
- Projekts
- nodaļa
- Komanda
Jūs pat varat izmantot iepriekš minēto kombināciju. Bet, ja strādājat ar lielu uzņēmumu, organizēšana pa nodaļām vai komandām atvieglos projektu un uzdevumu atrašanu ikvienam.
Kārtojot vienumus, jūs vēlaties izvairīties no pārāk sarežģītu uzdevumu, projektu, dēļu un mapju nosaukumu. Jūs un jūsu kolēģi ātri atradīs to, kas jums nepieciešams, ja visu darīsit pēc iespējas vienkāršāk.
Tas jo īpaši attiecas uz apakšmapēm. Ja jūsu izmantotais rīks piedāvā apakšmapes, pirms tās izveides pajautājiet sev, vai tas tiešām ir nepieciešams, un, ja nepieciešams, nosakiet optimālo nosaukumu, kad citi to meklē. Mazu, tukšu vai nepareizi marķētu mapju iekļaušana tikai radīs neskaidrības.
Padomājiet par to gandrīz kā par failu mapēm savā datorā. Jūs vēlaties, lai jūs varētu atrast to, ko meklējat, veicot pēc iespējas mazāk klikšķu.
Uzdevumu pievienošana projektu pārvaldības programmatūrai
Kad esat noteicis, kā vēlaties organizēt savus uzdevumus un projektus, varat sākt to kartēšanu. Pirmkārt, tas ir noderīgi, ja izveidojat notiekošo projektu sarakstu un sadalāt tos darbības vienībās. To var izdarīt uz papīra vai tekstapstrādes programmatūrā — neatkarīgi no tā, kura metode jums ir vispiemērotākā.
Pieturoties pie pašreizējiem projektiem, process tiks vienkāršots. Izveidojiet tāfeles un uzdevumus tikai tiem projektiem, pie kuriem pašlaik strādājat vai kuri ir gaidāmi, nevis iekļaujiet novecojušu vai vietturu informāciju.
Noteikti nosauciet savu projekta dēļu nosaukumus un iekļaujiet tajās tikai saistītos uzdevumus. Šī hierarhija palīdzēs jums ātrāk atrast detalizētu informāciju un sniegs jums un jūsu kolēģiem ātru pārskatu par projekta statusu.
Piemēram, ja izstrādājat jaunu vietni produktam, jūs izveidojat projekta dēli un nosaucat to kā Produkta vietne. Pēc tam visas darbības vienumus, kas veido vietni, uzskaitīt kā uzdevumus. Tātad, piemēram, domēna vārda izvēle, mitināšanas iestatīšana, karkasu projektēšana un tā tālāk.
Ja saglabāsit konsekventu sistēmu projektu un uzdevumu pievienošanai, ir mazāka iespēja, ka jums vajadzēs tērēt laiku pārkārtošanai vai pārkārtošanai.
No kā jāizvairās, iestatot projektu pārvaldības programmatūru
Dažas lietas, no kurām vēlaties izvairīties, iestatot jaunu projektu pārvaldības programmatūru, ir šādas:
- Darot visu uzreiz— Sāciet ar nelielu pašreizējo projektu sarakstu, lai izvairītos no pārpilnības vai darbvietas pārblīvēšanas.
- Izmantojot katru funkciju— jo īpaši, ja tas ir apmaksāts konts, iespējams, ka vēlaties saņemt savu naudu. Tomēr ir daudz zvanu un svilpienu, kas tiek piegādāti kopā ar projektu pārvaldības programmatūru, kas var tikai traucēt. Produkta iepriekšēja izpēte ir viens no veidi, kā izvairīties no funkciju noguruma.
- Pārāk sarežģīti projekti— plānojot projektus, izmantojiet pieeju mazāk ir vairāk. Piemēram, liela daļa projektu pārvaldības programmatūras piedāvā mazāk redzamus apakšuzdevumus, kurus varat ievietot lielākos uzdevumos. Tomēr jums var būt apnicīgi uzskaitīt uzdevuma darbības un jūsu kolēģim tās pārbaudīt.
Sāciet darbu ar savu projektu pārvaldības programmatūru
Darba sākšana ar jaunu projektu pārvaldības programmatūru nav tik sarežģīta, ja veicat nelielu plānošanu uz priekšu un sākat ar mazumiņu. Tā vietā, lai to izveidotu ar novecojušiem projektiem vai vietturu informāciju, izveidojiet vienumus un saglabājiet konsekventu uzdevumu, projektu un mapju nosaukumu sistēmu.
Atcerieties, ka tas ir vienkārši. Jo mazāk klikšķu nepieciešams, lai atrastu vajadzīgo, jo labāk.
