Tipisks manuālas līgumu pārvaldības veids ir parakstīt papīra lapu un uzglabāt to failu skapī. Manuālais process ir lēns un mazāk efektīvs attālināto darbinieku uzraudzībā un izsekošanā.

Tā kā attālinātais darbs daudziem uzņēmumiem kļūst par jaunu “normālu”, nekad nav bijis tik svarīgi nodrošināt līgumu un pārvaldības procesu nevainojamu darbību.

Labā lieta ir tāda, ka varat izmantot līgumu pārvaldības programmatūru, lai automatizētu visu līguma dzīves ciklu no izveides līdz sarunām, parakstīšanai un atjaunošanai. Līgumu pārvaldības programmatūrai ir daudz priekšrocību. Šeit ir seši labākie.

1. Uzlabo privātumu un drošību

Viens no izaicinājumiem, kas rodas, pārvaldot līgumus manuāli, ir tas, ka tas lielā mērā ir atkarīgs no papīra. Problēma ar fiziskiem dokumentiem ir tā, ka tie ir vairāk pakļauti bojājumiem un zudumiem. Lai gan attālinātais darbs apdraud datu pārkāpumus, noplūdes un uzlaušanu, līgumu pārvaldības programmatūra novērš šos riskus, ļaujot jums dublēt visus savus dokumentus.

Līgumu pārvaldības programmatūra ļauj glabāt dokumentus mākonī, palīdzot samazināt to pazušanas vai sabojāšanas iespēju. Programmatūra arī aizsargā sensitīvu līguma informāciju no nesankcionētas piekļuves. Pārvaldības rīks ietver līgumus un līgumus ar dažādiem piekļuves līmeņiem, kas ļauj jums noteikt, kas var piekļūt, rediģēt un koplietot konkrētus dokumentus.

Piemēram, sistēmas administratori var konfigurēt uz atļaujām balstītus noteikumus, izlemjot, kurš kuram var piekļūt informāciju neatkarīgi no tā, vai viņi fiziski atrodas birojā vai strādā attālināti jebkurā vietā pasaulē. Turklāt dažas programmas aizsargā dokumentus, izmantojot divu faktoru autentifikācija un jaunākās šifrēšanas tehnoloģijas.

2. Ietaupa laiku

Manuāla līgumu pārvaldīšana ir lēns un laikietilpīgs process. Tas bieži ietver sarunas aci pret aci, papīra kopiju parakstīšanu, sūtīšanu pa pastu un atpakaļ, skenēšanu un dokumentu augšupielādi, lai kopīgotu. Turklāt jums būs jāatkārto viss process ikreiz, kad veiksit izmaiņas līgumā.

Izmantojot līgumu pārvaldības programmatūru, ir maz gaidīšanas laika, lai noslēgtu līgumus visā pasaulē. Programmatūra, piemēram Zapendo standarta opcija ļauj izmantot savu e-parakstu, lai ietaupītu stundas līgumiem un līgumiem.

Dažiem uzņēmumiem kavēšanās sākas līguma noslēgšanas laikā. Šādā gadījumā dažas programmatūras izmanto iepriekš apstiprinātas veidnes, lai uzsāktu projektu, kā arī standartizēti noteikumi un klauzulas konkrētiem lietošanas gadījumiem.

Attālinātie darbinieki, kuriem nav piekļuves līguma dokumentiem, mēdz pieprasīt atbildes uz jautājumiem, uz kuriem ir atbildēts līgumā. Tas var apgrūtināt iekšējai komandai saglabāt kontroli pār savu darba slodzi.

Līgumu pārvaldības programmatūra sakārtotā formātā saglabā visas līguma versijas. Tādā veidā attālinātie darbinieki var piekļūt jaunākajai versijai un atrast atbildes uz saviem jautājumiem. Laikietilpīgie procesi, kurus var automatizēt, ietver pierakstīšanos, atjaunošanu un neplānotas līgumu pārvaldības darbības.

3. Vienkāršo kopīgošanu un sadarbību

Uzņēmumi attālinātā darba vidē var konsultēties un sadarboties ar komandas locekļiem, kas strādā no mājām vai strādā ceļā, ceļojot.

Mākonī balstīta līgumu pārvaldības programmatūra nodrošina autorizētiem lietotājiem reāllaika piekļuvi vajadzīgajai informācijai. Tas ļauj jums pieteikties, noslēgt līgumu un sadarboties ar kolēģiem no jebkuras vietas pasaulē.

Programmatūrai ir arī sadarbības un saziņas rīki, piemēram, komentēšana un dokumentu tērzēšana, kas ļauj ērti apspriest un atjaunināt noteikumus reāllaikā. Šie rīki ļauj attālām komandām ievadīt datus, palīdzot izveidot autonomu darbaspēku kontrolētā vidē.

4. Samazina risku un uzlabo atbilstību

Tādas problēmas kā neapstiprināti noteikumi un nokavētas saistības var apdraudēt organizāciju. Par laimi, līgumu pārvaldības programmatūra var palīdzēt samazināt riskus, izmantojot iepriekš apstiprinātas klauzulas un līgumu audita rīkus.

Izmantojot līgumu pārvaldības programmatūru, vadības komanda var pārbaudīt katra līguma rezultātus atbilst cerībām un attālinātie darbinieki ievēro līgumu ar audita rīkiem.

Programmatūra ļauj izsekot un pārbaudīt katru līguma posmu no jebkuras vietas, ļaujot saukt visus darbiniekus, tostarp attālos darbiniekus, atbildīgus par savām darbībām. Tas palīdz uzlabot efektivitāti, vienlaikus aizsargājot jūsu uzņēmumu no neatbilstības.

Rīks ietver arī audita pēdas, kas ļauj skatīt visu līgumu vēsturi tikai ar dažiem klikšķiem. Pilnvaroti lietotāji var skatīt, kurā posmā ir līgums un tā statusu (aktīvs, gaidošs, beidzies derīguma termiņš utt.), uzlabojot atbildību un atbilstību.

Varat arī izmantot programmatūru, lai analizētu savu biznesa attiecību stāvokli. Līgumu pārvaldības programmatūra ietver pārskatus, kas palīdz novērtēt trešo pušu atbilstību politikām un noteikumiem.

Labāka darbinieku komunikācija un uzņēmuma mēroga piekļuve iekšējai politikai rada iekļaušanas sajūtu, nodrošinot lielāku atbilstību. Tas jo īpaši attiecas uz darbiniekiem, kuri strādā no mājām.

5. Automatizē brīdinājumus par galvenajiem datumiem un piegādēm

Strādājot ar attālinātām komandām, palielinās iespēja nokavēt termiņus un iespējas. Par laimi, līgumu pārvaldības programmatūra var fiksēt galvenos līguma datumus un nodevumus un nosūtīt paziņojumus atbildīgajai pusei.

Līgumu pārvaldības programmatūra ir viena no labākajām rīkus attālā darba procesu racionalizēšanai. Piemēram, varat konfigurēt programmatūras paziņojumu rīku, lai brīdinātu vadītājus par līgumiem, kas ir jāatceļ vai jāatjauno, tādējādi aizsargājot savas finansiālās intereses.

Attālinātie darbinieki var tikt informēti un sākt darbu pie uzdevumiem agri, sniedzot jums lielāku kontroli pār projektiem. Varat arī nosūtīt paziņojumus visiem attālinātajiem darbiniekiem par politikas izmaiņām vai nepieciešamību pārskatīt politiku.

Paziņojumi par palaišanu ir būtiska kontaktu pārvaldības programmatūras iezīme, un tie var brīdināt, kad ir parakstīta svarīga līguma daļa. Turklāt dažas programmatūras ļauj iestatīt automātiskus periodiskus trauksmes signālus, kas netiek atiestatīti, kamēr norīkotā komanda neveic gaidīto darbību.

6. Centralizē datus, lai uzlabotu redzamību

Izplatīta problēma, izmantojot manuālu līgumu pārvaldību, ir nevietā līguma atrašana. Izmantojot līgumu pārvaldības programmatūru, jums nav jāpaļaujas uz nekārtīgiem skapjiem, kas apgrūtina svarīgu dokumentu ātru meklēšanu.

Mākoņos balstīta SPS atrisina problēmas, nodrošinot meklējamu, centrālu repozitoriju. Centralizētajā dokumentu centrā ir iekļauti meklēšanas un filtrēšanas rīki, lai nodrošinātu, ka komandas locekļi, tostarp attālie darbinieki, jebkurā laikā un vietā var piekļūt svarīgai informācijai.

Visu dokumentu glabāšana centralizētā virtuālā repozitorijā palielina līguma redzamību. Tas arī sniedz jums kontroli pār piekļuvi līguma dokumentiem un rada vienotu patiesības avotu. Daži uzņēmumi ļauj komandas dalībniekiem skatīt notiekošās saistības, nodevumus, gaidāmos projektus un atjaunošanas datumus, kā arī līguma izdevumus.

Racionalizējiet procesus un darbplūsmas, izmantojot līgumu pārvaldības programmatūru

Līgumu pārvaldība attālināti nav viens no krāšņākajiem uzdevumiem organizācijā. Attālināto darbinieku uzraudzība un izsekošana ir vēl grūtāka, ja līgumus pārvaldāt manuāli.

Manuālās un papīra metodes padara līgumu pārvaldības procesu lēnāku un mazāk efektīvu. Taču, izmantojot uzticamu līgumu pārvaldības programmatūru, uzņēmumi var viegli apstrādāt līgumus, pat strādājot ar attālām komandām.