Tā kā arvien vairāk organizāciju izmanto attālo darbu, tām ir nepieciešami visi resursi, ko tās var savākt, lai rīkotu produktīvas virtuālās sanāksmes. Neskatoties uz daudzo virtuālo sanāksmju programmatūru tirgū, dažām biznesa komandām vēl ir jāatrod īstās.
Microsoft Teams rada vienlīdzīgus spēles apstākļus darba komandām, lai tās praktiski varētu iesaistīties un sadarboties, nepārkāpjot banku. Lasiet līdzi, kamēr mēs apspriežam, kā jūs varat palielināt savu produktivitāti, izmantojot sistēmu.
1. Precīzi ieplānojiet tikšanos
Plānošana ir pirmais solis sapulcē Microsoft Teams. Lai gan jūs varat sākt sapulci jebkurā laikā, ja vēlaties, lai jums pievienotos citi cilvēki, jums tie ir iepriekš jāinformē.
Iestatot sapulci programmā Microsoft Teams, jāņem vērā dalībnieku laika joslas. Ja esat saimnieks, varat ieplānot sapulci ar savu laika joslu, un tā automātiski atspoguļos dalībnieku laika joslas viņu informācijas paneļos.
Lai palielinātu sapulces dalībnieku skaitu, ieplānojiet to laikā, kas ir piemērots lielākajai daļai dalībnieku, ja ne visiem. Sapulces ieplānošana nepāra stundās var traucēt jūsu komandas locekļiem ierasties. Pat ja viņi parādās, viņi var nepiedalīties optimāli, ja laiks ir izslēgts.
2. Izvēlieties moderatoru
Tas, ka rīkojat sapulci pakalpojumā Microsoft Teams, nenozīmē, ka jums ir jābūt sapulces moderatoram. Viens no veidi, kā veiksmīgi noturēt attālo komandas sanāksmi ir iecelt moderatoru, it īpaši, ja jums jau ir pārāk daudz darba.
Uzticiet savam moderatoram atbildību par sapulces darba kārtības virzīšanu un dalībnieku efektīvu iesaistīšanu. Moderatoram rūpīgi jāseko dalībnieku uzvedībai un jānodrošina, lai sapulces laikā neviens netraucētu. Piešķiriet moderatoram atbilstošu piekļuvi sapulces iestatījumiem un kontroli, lai viņš vajadzības gadījumā varētu sākt komandas.
3. Optimizējiet tiešsaistes pieredzi
Tiešsaistes sapulces ir visproduktīvākās pareizajos iestatījumos. Pirms sapulces uzsākšanas atrodiet piemērotu vietu un sēdvietu. Lai nodrošinātu izcilu attēla kvalitāti, pārliecinieties, vai datora ierīces kamera ir labā stāvoklī. Tas pats attiecas uz audio. Nodrošiniet mikrofonu ar labu audio kvalitāti. Pirms tikšanās sākuma pārbaudiet savu kameru un mikrofonu, lai izvairītos no nepatīkamiem pārsteigumiem.
Lai gan lielākā daļa saimnieku dod priekšroku ērti sēdēt un nodot savu vēstījumu gludā attēlojumā, citi dod priekšroku sazināties ar dalībniekiem uz stenda. Microsoft Teams piedāvā vairākus pielāgotus fonus jūsu tiešsaistes telpas izdaiļošanai.
4. Pierakstīt
Piezīmju veikšana ir viena no veidi, kā vadīt produktīvu virtuālo sapulci. Apstrādājot daudz informācijas, pastāv tendence palaist garām dažas būtiskas detaļas. Tā kā jūsu smadzenes var saglabāt tikai tik daudz, jūs varat zaudēt svarīgu informāciju, ja neveiksit piezīmes. Tāpēc sanāksmju laikā ir svarīgi veikt piezīmes.
Jums nav nepieciešama pildspalva un papīrs, lai veiktu piezīmes sapulcē Microsoft Teams. Šis rīks piedāvā piezīmju grāmatiņu, kurā varat rakstīt un saglabāt informāciju no sapulces. Jūs vienmēr varat atgriezties pie piezīmēm, lai izgūtu galveno sapulces darba kārtību.
5. Izslēgt nerunājošos dalībniekus
Troksnis kavē produktivitāti darba vietā. Ja jūs to nenovēršat pašā sākumā, tas var traucēt arī jūsu virtuālajai sapulcei. Pat tad, ja jūs centīsities atrasties klusā sapulces vietā, citi dalībnieki var nedarīt to pašu. Microsoft Teams palīdz jums atbrīvoties no trokšņiem, izmantojot tās izslēgšanas funkciju.
Kā sapulces vadītājs pakalpojumā Microsoft Teams varat izslēgt ne tikai sevi, bet arī citus sapulces dalībniekus. Noteikums ir visu laiku izslēgt nerunājošos dalībniekus. To darot, tiek radīta kārtība un pieklājība. Citi dalībnieki sapratīs vēstījumu, ko runājošais dalībnieks nodod pāri.
6. Izmantojiet tērzēšanas logu, lai uzsvērtu
Virtuālajām sanāksmēm ir jābūt saistošām, lai dalībnieki būtu ieinteresēti. Cilvēkiem viegli kļūst garlaicīgi ilgās sarunās, tāpēc jums ir jāizmanto arī Microsoft Teams tērzēšanas logs, lai saglabātu viņu uzmanību.
Kā saimnieks jūs varat izveidot tērzēšanas logu, kurā jūs un citi dalībnieki varat pievienot attiecīgus komentārus par sapulci. Tā ir laba vieta, kur uzrakstīt galveno informāciju, kas dalībniekiem būtu jāzina. Moderators var arī lūgt dalībniekiem atstāt visus jautājumus, kas viņiem varētu būt tērzēšanas logā, lai ikviens varētu skaidri saprast jautājumus.
7. Ierakstiet sapulci
Viena no virtuālo sapulču rīkotāju kļūdām ir nespēja sekot līdzi visām darbībām. Ja viņiem ir jāatgriežas pie tēmas, viņi to nevar. Microsoft Teams ir padarījis ierakstīšanas procesu vienkāršu, ieviešot ierakstīšanas funkciju, lai ātri uztvertu katru sīkumu.
Atsauču veidošana ir daļa no mācību procesa, un katras tiešsaistes pulcēšanās uzskaite ir ļoti izdevīga. Ierakstot sapulci pakalpojumā Microsoft Teams, jums ir konkrēti pierādījumi par sapulces informāciju.
8. Aizmiglojiet savu fonu
Tāpat kā trokšņainas vides dēļ kāds cits var palaist garām ziņu, ko runātājs pārraida tiešsaistes sapulcē, arī trokšņains fons var novērst uzmanību. Piemēram, kāda dalībnieka skaista glezna var novērst jūsu uzmanību no tā, ko viņi saka. Jūs pat varētu aizmirst savu domu līniju.
Microsoft Teams ļauj dalībniekiem aizmiglot savu pieredzi, lai viņi varētu koncentrēties uz sevi un apspriesto. Izmantojot šo funkciju, jums nav jāuztraucas par ideālu sapulces fonu.
9. Izmantojiet tāfeles funkciju
Daudzi lietotāji Microsoft Teams tāfeles funkciju neizmanto maksimāli. Tas ir tiešsaistes audekls, lai tvertu jūsu ziņojumus un idejas darbībā.
Microsoft Teams tāfele noder, ja sapulces laikā komandas locekļiem ir jāizskaidro sarežģītas idejas. Tas piedāvā dažādus skicēšanas elementus, kas palīdz skaidri izteikt savas domas.
10. Aktivizējiet ekrāna kopīgošanu
Dažreiz nepietiek ar ideju un koncepciju skaidrošanu komandām virtuālajā sanāksmē. Jums jāparāda viņiem informācija tāda, kāda tā ir jūsu datora ierīcē. Microsoft Teams to padara iespējamu, izmantojot ekrāna koplietošanas funkciju.
Aktivizējot ekrāna kopīgošanu, jūs iegūstat iespēju uzlabot dalībnieku iesaistīšanās līmeni tiešsaistes sapulcē ar Microsoft Teams. Tas ļauj jums parādīt citiem cilvēkiem, par ko jūs runājat, un tieši to, kā tas ir jūsu sistēmā.
Padariet savas virtuālās tikšanās vērtīgas ar Microsoft Teams
Virtuālās tikšanās ir nākušas, lai paliktu. Darba komandas sper lielus panākumus, mijiedarbojoties viena ar otru no attālām vietām. Taču, lai tas notiktu, jums ir jācenšas maksimāli izmantot sapulces, izmantojot daudzās Microsoft Teams funkcijas.
Ja plānojat uzņemt cilvēkus sanāksmē, uzlabojiet sapulces pieredzi. Izveidojiet vietu ikvienam, lai sniegtu savu ieguldījumu un dalītos ar idejām. Kad jūsu komandas locekļi saskatīs jūsu sanāksmju vērtību, viņi labprāt pievienosies ikreiz, kad plānojat sapulci.
