Nosūtot failu, labāk to nosūtīt vismaz divos formātos, lai pārliecinātos, ka uztvērējs var to atvērt. Ja esat izveidojis Excel izklājlapu, šim e-pastam jāpievieno PDF fails, jo tas ir viens no visizplatītākajiem failu formātiem.
Izmantojot programmā Excel iebūvētos rīkus, varat saglabāt izklājlapu kā PDF failu vai pat kopīgot to pa e-pastu. Varat arī izmantot tiešsaistes rīku, lai pārvērstu Excel failus PDF formātā. Šajā rakstā mēs rūpīgi aplūkosim katru metodi.
Sagatavojiet izklājlapu
Pārvēršot Excel failu PDF formātā, var rasties trūkstoša informācija, nevajadzīgas tukšas šūnas vai dīvaina izskata tabulas. Lai no tā izvairītos, izmantojiet Lapas izkārtojums rīkus, lai iestatītu drukas apgabalu, atlasītu lapas orientāciju vai pievienotu lappušu pārtraukumus.
Ja plānojat nosūtīt failu kolēģim, iespējams, ir vērts veltīt laiku un sakārtot savas Excel izklājlapas, tāpēc jums būs glīti PDF faili.
1. Saglabājiet failu kā PDF
Ja vēlaties pārvērst Excel failu par PDF, šī ir vienkāršākā metode, ko varat izmantot. Programmā Excel atveriet
Fails izvēlnē noklikšķiniet Saglabāt kāun izvēlieties vietu. Atveriet nolaižamo izvēlni un atlasiet PDF(*.pdf) opciju. Pēc tam noklikšķiniet uz Saglabāt.Logā Saglabāt kā noklikšķiniet uz Iespējas pogu. Varat atlasīt, vai vēlaties saglabāt tikai aktīvo lapu vai visu darbgrāmatu, lappušu diapazonu un informāciju, kas programmā Excel jāiekļauj, saglabājot failu.
Piezīme: Pirms faila saglabāšanas, noņemiet visas tukšās rindas savā Excel izklājlapā, jo tas var sabojāt PDF faila kopējo izskatu.
2. Eksportējiet izklājlapu kā PDF failu
Šī opcija ir līdzīga pirmajai, jo varat eksportēt failu kā PDF, izmantojot Excel rīkus. Rīkjoslā atveriet Fails cilne. Pēc tam atlasiet Eksportēt un noklikšķiniet Izveidojiet PDF/XPS dokumentu. Kad esat atlasījis faila atrašanās vietu, noklikšķiniet uz Publicēt, un programma Excel pārvērtīs izklājlapu PDF failā.
Ja jums bieži ir jāsaglabā Excel izklājlapas kā PDF, varat pievienot Publicēt kā PDF vai XPS komandu rīkjoslā. Lūk, kā to var izdarīt:
- Iet uz Fails > Opcijas.
- Kreisajā rūtī atlasiet Pielāgojiet ātrās piekļuves rīkjoslu.
- Iestatīt Izvēlieties komandu no uz Visas komandas.
- Komandu sarakstā atlasiet Publicēt kā PDF vai XPS un noklikšķiniet Pievienot.
- Klikšķis labi lai pievienotu komandu.
3. Kopīgojiet failu kā PDF
Excel ļauj arī koplietot izklājlapu kā PDF, nesaglabājot to datorā. Izvēlieties Fails cilni un noklikšķiniet Dalīties.
Lai augšupielādētu failu savā OneDrive kontā, noklikšķiniet uz Kopīgojiet ar cilvēkiem. Kamēr esat iestatījis savu OneDrive kontu, bet ne krātuvē ir maz vietas, jums nevajadzētu rasties problēmām ar faila kopīgošanu. Ja vēlaties to nosūtīt pa e-pastu, noklikšķiniet uz E-pasts pogu un atlasiet Sūtīt kā PDF.
Ņemiet vērā, ka varat izmantot Sūtīt kā PDF opciju, ja esat pievienojis savu Outlook kontu.
4. Izmantojiet tiešsaistes pārveidotāju
Ja izmantojat datoru, kurā nav instalēta Office pakotne, varat izmantot tiešsaistes rīku, lai pārvērstu Excel izklājlapu PDF failā. Mēs iesakām izmantot Cleverpdf.com.
Lai konvertētu failu, vienkārši noklikšķiniet uz Excel uz PDF elementu, augšupielādējiet izklājlapu un noklikšķiniet uz Sāciet konvertēšanu. Kad tas ir izdarīts, varat lejupielādēt PDF savā datorā.
Cleverpdf labākā daļa ir tā, ka varat to izmantot daudz vairāk, jo tajā ir vairāk nekā 40 glīti sakārtoti bezmaksas pārveidotāji.
Ātri konvertējiet Excel failus uz PDF
Tagad jūs zināt, kā varat pārvērst Excel failus PDF formātā. Lai gan nav grūti iemācīties, tas kļūst daudz grūtāk, ja kāds no jūsu kolēģiem pieprasa PDF failu, un jums ātri jāatrod precīzi norādījumi tiešsaistē.
Ja vēlaties uzlabot savas Excel zināšanas, ir vairākas bezmaksas vietnes un kursi, kurus varat izmantot, lai kļūtu par izklājlapu meistaru.