Ja jūsu uzdevumi uzkrājas, tuvojoties termiņam, un jūs jūtaties nomākts, iespējams, nevaldīsit savu laiku efektīvi.
Lielākā daļa no mums pieļauj šausminošas laika pārvaldības kļūdas, kas ne tikai maksā mūsu dārgās stundas, bet arī palielina trauksmi, stresu un izjauc darba un privātās dzīves līdzsvaru.
Apskatīsim dažas no visbiežāk pieļautajām laika pārvaldības kļūdām un to, kā no tām izvairīties, lai palielinātu mūsu produktivitāti:
1. Mērķu neizvirzīšana
Bezmērķīgs darbs bez mērķa var izraisīt motivācijas un produktivitātes trūkumu. Tu viegli ļaujies traucējošajiem faktoriem un slikti pārvaldi savu laiku.
Kā no tā izvairīties?
Mērķu izvirzīšana un apņemšanās tos sasniegt sniedz jums virzību un motivē jūs pabeigt savus uzdevumus. Jūs kļūstat mērķtiecīgāks un labāk pārvaldāt savu laiku un resursus, lai sasniegtu savus mērķus.
Bet atcerieties, ka ne visi mērķi ir vienādi. SMART (specifiski, izmērāmi, sasniedzami, atbilstoši un ar laiku ierobežoti) mērķi darbojas labāk nekā nekonkrēti mērķi. Vairāki pētījumi apstiprina apgalvojumu. Viens tāds
pētījums veikts Keipkrasta metropoles banku sektorā atklāja, ka konkrētu un izaicinošu (tomēr sasniedzamu) mērķu noteikšana palīdzēja palielināt darbinieku sniegumu.Tāpēc tā vietā, lai jūsu mērķis būtu "pabeigt manu pirmo romānu", izmantojiet tā SMART variantu, t.i., "katru mēnesi pabeigt vismaz vienu mana pirmā romāna nodaļu". Pēdējais ir konkrētāks, izaicina jūs un nosaka laika ierobežojumu jūsu mērķa sasniegšanai.
2. Nenosaka prioritāti
Ja jums nav veicamo darbu saraksta, kas palīdzētu jums sekot līdzi uzdevumiem, jūs nejauši pieķeraties tiem. Dienas beigās jums joprojām būs daudz nepaveiktu uzdevumu un vilšanās. Nav runa par to, ka nav pietiekami daudz laika, bet gan par to, ka jūs slikti pārvaldāt savu laiku.
Kā no tā izvairīties?
Veicamo darbu saraksts palīdz noteikt uzdevumu prioritātes un labi pārvaldīt savu laiku, piešķirot laiku, pamatojoties uz jūsu uzdevumu svarīgumu un steidzamību. Lūk, kā rīkoties:
- Atrodiet lietotni, lai uzskaitītu savus uzdevumus un noteiktu prioritātes kas atbilst jūsu vajadzībām.
- Uzrakstiet uzdevumu sarakstā visus uzdevumus, kas jums jāpaveic vienas dienas vai nedēļas laikā.
- Sarindojiet tos, pamatojoties uz to svarīgumu un steidzamību, izmantojot ranžēšanas sistēmu.
- Sarindojiet svarīgākos un steidzamākos uzdevumus augšpusē, savukārt vismazāk svarīgos un steidzamākos uzdevumus novietojiet apakšā.
- Sāciet ar svarīgākajiem un steidzamākajiem uzdevumiem un virzieties sarakstā uz leju.
3. Neizseko laiku
Ja sākat projektu, nenovērtējot, cik daudz laika tas aizņems, iespējams, tas aizņems vairāk laika, nekā nepieciešams. Vai arī jūs varat kļūt pārlieku pašpārliecināts un aizņemt vairāk, nekā spējat, bez pietiekami daudz laika, lai to paveiktu. Ja jums būs mazāk laika, jūs ne tikai nespēsit ievērot termiņus, bet arī paveiktais darbs, visticamāk, būs nenozīmīgs.
Kā no tā izvairīties?
Vienmēr novērtējiet, cik daudz laika vajadzētu aizņemt konkrētam projektam, un mēģiniet pabeigt projektu šajā laika posmā (noteikti atvēliet sev papildu laiku īsiem pārtraukumiem). Jums vajadzētu izmantojiet laika uzskaites lietotni, lai izsekotu, cik daudz laika pavadāt projektam vai uzdevums.
Kad zināt, cik daudz laika (vidēji) aizņem konkrētais uzdevums, varat efektīvāk ieplānot savus uzdevumus. Dariet to pietiekami daudz reižu, un jūs saņemsiet detalizētu žurnāla lapu par laiku, kas pavadīts dažādiem uzdevumiem noteiktā dienā/nedēļā/mēnesī.
Kad tas ir izdarīts, varat uzzināt, kuri atkārtotie uzdevumi aizņem visvairāk laika, un domāt par risinājumiem, kā tos veikt efektīvāk vai automatizēt tos, lai ietaupītu vairāk laika. Internets ir pilns ar bezmaksas laika uzskaites lietotnes varat izmantot, lai izsekotu saviem projektiem labākai laika pārvaldībai.
4. Vilcināšanās
Prokrastinācija ir milzīgs šķērslis darbam, it īpaši, ja jums ir jāpaveic grūts vai garlaicīgs uzdevums. Pievienojiet tam pārliecinošu traucējošu faktoru kombināciju, piemēram, viedtālruni, un jūs iegūsit ideālu recepti, kā kavēties.
Jūs slinkosit, ļausieties traucējošajiem faktoriem un tērēsit savu laiku, līdz tuvosies termiņš. Prokrastinētājiem vienmēr trūkst laika, viņi atpaliek no termiņiem, un viņiem nav līdzsvara darba un privātās dzīves jomā.
Kā no tā izvairīties?
Lielisks veids, kā izvairīties no vilcināšanās, ir sadalīt lielu projektu mazākos, vieglāk pārvaldāmos uzdevumos. Piemēram, ja jums ir jāuzraksta 2000 vārdu raksts, nevis jābaidās uzrakstīt visu rakstu, sadaliet to apakšuzdevumos: izklāsts, ievads, 1. apakšvirsraksts, 2. apakšvirsraksts, 3. apakšvirsraksts un secinājums.
Tagad piešķiriet sev laiku katram no šiem mazākajiem uzdevumiem un apņemieties tos veikt. Jūs jutīsities vairāk motivēti izpildīt šos mazākos uzdevumus un mazāk vilcināties. Vēl viena lieliska metode, kā pārvarēt vilcināšanos, ir izmantot Pomodoro tehniku. Pomodoro tehnikai ir līdzīga koncepcija.
Lūk, kā jūs varat izmantojiet Pomodoro tehniku:
- Sadaliet projektu mazākos uzdevumos
- Iegūstiet taimeri un iestatiet to uz 25 minūtēm
- Dodiet sev 25 minūtes un strādājiet pie viena apakšuzdevuma
- Paņemiet 5 minūšu pārtraukumu, tiklīdz taimeris zvana (pēc 25 minūtēm)
- Pabeidziet četrus 25 minūšu ciklus un pēc tam paņemiet pusstundu ilgu pārtraukumu
5. Plānošana neefektīva
Vai esat ievērojuši, ka dažas dienas nav tik produktīvas kā citas? Tas ir tāpēc, ka mūsu enerģijas līmenis mainās visu nedēļu. Ne tikai tas, ka dažādiem cilvēkiem visas dienas garumā ir atšķirīgs enerģijas līmenis.
Ja plānošanas laikā neņemat vērā savu produktīvāko stundu skaitu, pastāv iespēja, ka jums ir jāatrisina vissvarīgākie uzdevumi, atliekot maz laika un enerģijas.
Kā no tā izvairīties?
Vai tu esi nakts pūce vai agrais putns? Novērtējiet, kā strādājat, un noskaidrojiet savas produktīvākās stundas. Kad zināt stundas, kurās strādājat visproduktīvāk, attiecīgi ieplānojiet savus projektus.
Piešķiriet savas visproduktīvākās stundas svarīgākajiem (un intensīvākajiem) uzdevumiem, vienlaikus paturot mazāk svarīgi (vai mazāk intensīvi) uzdevumi, piemēram, atbildēšana uz e-pastiem vai sapulču iestatīšana atlikušajiem darba stundas. Ir vairākas kalendāra lietotnes, kas var palīdzēt efektīvi plānot; atrodiet to, kas vislabāk atbilst jūsu vajadzībām.
6. Ļaušanās traucējošajiem faktoriem
A 2020. gada jūnija Statistikas aptauja atklāja, ka 53,7 procenti cilvēku, kas strādā no mājām, uzskatīja, ka viņu viedtālrunis ir lielākais uzmanības novēršanas cēlonis. Cik bieži esat pamanījis, ka strādājat un pēkšņi tālrunis sāk zvanīt? Jūs esat apjucis un tagad esat spiests pārbaudīt savu tālruni.
Neatkarīgi no tā, vai tas ir e-pasts no klienta, ziņa no jūsu kolēģa vai nejaušs paziņojums no Facebook, Twitter vai Instagram; traucējoši faktori var maksāt lielu daļu no jūsu darba stundām.
Kā no tā izvairīties?
Tas viss ir atkarīgs no efektīvas plānošanas. Iestatiet laiku darbam, e-pasta pārbaudei, atpūtai utt. Kad pienācis laiks strādāt, nolieciet tālruni malā (lidojuma režīmā), vēlams citā telpā, un sāciet strādāt.
Tā kā lielākais uzmanības novēršanas avots tagad ir ārpus ceļa, kļūst daudz ticamāk un vieglāk koncentrēties uz savu darbu. Tā kā visu savu fokusu un uzmanību veltāt vienam uzdevumam, ir mazāka iespēja kļūdīties un ir lielāka iespēja, ka uzdevums tiks paveikts efektīvi.
Ko darīt, ja tālruņa ieslēgšana lidmašīnas režīmā jums nav palīdzējusi? Ko darīt, ja jūsu domas novirzās uz sociālajiem medijiem un esat spiests pacelt tālruni, lai pārbaudītu e-pastus vai ritinātu Facebook plūsmu tieši savā klēpjdatorā? Ja tas esi tu, pamēģini izmantojot lietotni Freedom, lai atbrīvotos no traucēkļiem, pārvarēt vilcināšanos un sasniegt vairāk.
Atbrīvojiet visu savu potenciālu
Koncentrējoties uz to, kā labāk pārvaldīt savu laiku, ir viegli zaudēt izpratni par to, kāpēc jūs pārvaldāt savu laiku, t.i., lai paveiktu vairāk darba.
Nav jēgas katru dienu pārvietoties pa daudzām produktivitātes programmām, nepaveicot vairāk darba. Noskaidrojiet, kas jums ir piemērots, un pieturieties pie tā, neaizmirstot par kopainu. Taču, lai uzzinātu, kas jums ir piemērots, ir svarīgi izprast savas laika pārvaldības vajadzības.