Attīstoties ārštata karjerai, jūs varēsiet veikt vairākus uzdevumus. Jā, jūs nopelnīsit vairāk, ja strādāsit vairāk. Un, lai gan būtu lieliski sasniegt savus ienākumu mērķus, pārāk daudz pienākumu uzņemšanās dos nenozīmīgus rezultātus. Jūs būsiet tikai izsmelts.
Lai atbrīvotu savu aizņemto grafiku, izpētīsim, kurus uzdevumus varat pārlādēt uz automatizācijas rīkiem. Tādā veidā jums būs vairāk laika un enerģijas, lai koncentrētos uz sava ārštata biznesa kritiskajām jomām.
1. E-pasta pārvaldība
Tāpat kā lielākā daļa strādājošo pieaugušo, jūs, iespējams, regulāri saņemat simtiem e-pasta ziņojumu. Ziņojumu lasīšanai un atbildēšanai uz tiem nav nepieciešama intensīva koncentrēšanās, taču tie aizņem daļu no jūsu darba dienas. An Adobe pārskats pat teikts, ka cilvēki pavada vairāk nekā piecas stundas katru dienu, pārbaudot e-pastus.
Turklāt jūs nevarat vienkārši pārtraukt atbildēt uz e-pastiem. Dažādas puses, sākot no starptautiskiem ārštata klientiem līdz federālajām aģentūrām, sazināsies ar jums pa e-pastu. Dažos gadījumos jums pat var nākties ātri reaģēt.
Tā vietā, lai bez izšķirības ignorētu savus e-pastus, apsveriet iespēju ieguldīt spēcīgi e-pasta pārvaldības rīki. Atrodiet platformu, kas atbilst jūsu vajadzībām. Viņi specializējas jūsu iesūtnes organizēšanā vai e-pasta lielapjoma piegādes racionalizācijā. Piemēram, Help Scout paveic lielisku darbu, nosūtot paziņojumus visā uzņēmumā, savukārt SaneBox precīzi kārto ienākošos ziņojumus.
2. Sociālo mediju ierakstu plānošana
Publicēšana sociālajos tīklos ir ārkārtīgi svarīga digitālā mārketinga panākumiem. Regulāra saziņa ar klientiem un kolēģiem attālinātiem darbiniekiem palīdzēs jums izveidot stabilu tiešsaistes klātbūtni kā ārštata darbiniekam.
Tāpat kā e-pasta pārvaldība, arī publicēšana sociālajos tīklos nav kognitīvi prasīga. Varat augšupielādēt ieplānotu saturu, atbildēt uz komentāriem un lasīt tiešos ziņojumus, nepieliekot pārāk daudz pūļu.
Lielākā daļa cilvēku publicēšanu sociālajos tīklos klasificē kā seklu darbu. Tomēr tas joprojām aizņem daudz laika, jo īpaši pieaugot sekotāju skaitam. Jūs pavadīsit stundas, tikai pārbaudot iesūtni.
Ja vēlaties samazināt laiku, ko pavadāt savu sociālo mediju kontu pārvaldīšanai, apsveriet iespēju automatizēt dažādas funkcijas. Izmēģiniet dažādus rīkus, kas varētu atbilst jūsu vajadzībām. Piemēram, satura kalendāra lietotnes ļauj ieplānot ziņas pirms laika, savukārt analītikas rīki nosaka jūsu vispārējo veiktspēju sociālajos saziņas līdzekļos.
3. Klienta uzņemšana
Klientu iesaistīšana nosaka toni jebkuram ārštata projektam. Šajā posmā jūs un jūsu klients plānosit termiņus, pārvērtēsiet cerības, piešķirsiet uzdevumus un uzsvērsiet mērķus. Procesa sasteigšana rada neskaidrus, neizpildāmus mērķus. Alternatīvi, pārmērīga triviālu detaļu analīze un atkārtota atbildēšana uz tiem pašiem jautājumiem kavē produktivitāti.
Visefektīvākā un laiku taupošā pieeja ir automatizēt vairākas klienta uzņemšanas procesa jomas. Pieņemsim, ka jūs saviem jaunajiem klientiem uzdodat līdzīgus jautājumus. Tā vietā, lai tos izskatītu katrā sesijā, varat izveidot anketu vai ierakstīt īsu paskaidrojošu video. Vienkārši pārliecinieties, ka pēc tam pilnībā izprotat sava klienta vajadzības.
4. Perspektīvie klienti
Daudziem ārštata darbiniekiem nepatīk meklēt jaunus klientus. Laikā starp sazināšanos ar potenciālajiem klientiem un sākotnējo konsultāciju apmeklējumu, jūs viegli pavadīsit desmitiem stundu nedēļā, meklējot potenciālos klientus. Sliktākais ir tas, ka jūs pat nekonvertēsit visus savus potenciālos pirkumus. Lielākā daļa laika, ko pavadāt medībās un zvanot, tiks klasificēts kā neapmaksāts darbs, kas tērē jūsu laiku un naudu.
Lai iegūtu efektīvāku pieeju, izmantojiet automatizācijas rīkus. Mēs iesakām izmēģināt dažādas programmas, pamatojoties uz to, kurus meklēšanas uzdevumus vēlaties automatizēt. Pieņemsim, ka esat rakstnieks. E-pasta atrašanas rīki var izsekot dažādu vietņu redaktoriem un administratoriem, kas strādā ar satura autoriem un viesu emuāru autoriem.
5. Tikšanās rezervēšana
Daudzi ārštata darbinieki sanāksmju plānošanai pavada tikpat daudz laika, cik to apmeklē. Atkarībā no plaisas starp jums un jūsu klienta laika joslām, jūs varat sūtīt ziņojumus turp un atpakaļ vairākas dienas.
Ņemot to vērā, e-pasta ziņojumu nosūtīšanai ir nepieciešami tikai daži klikšķi. Atvēlēt vairāk nekā stundu vai divas tikšanās plānošanai ir nesaprātīgi un neproduktīvi.
Lai vienkāršotu procesu, izmantojiet tikšanās rezervēšanas lietotni. Platformas, piemēram, Google Calendar un Calendly, ļauj lietotājiem ātri ieplānot sapulces un atlasīt vēlamos datumus pielāgotajos kalendāros, kurus saimnieki var pielāgot. Vienkārši nosūtiet dalībniekiem savu uzaicinājuma saiti un gaidiet viņu atbildi.
6. Darbplūsmas pārvaldība
Ārštata darbinieki bieži nenovērtē laiku, kas nepieciešams projekta pabeigšanai. Pieņemsim, ka esat satura autors. Pat ja jūs varat uzrakstīt 500 līdz 600 vārdu stundā, maz ticams, ka 10 stundu maiņā pabeigsit 5000 vārdu. Galu galā jums būs arī jāveic tēmu izpēte un rediģēšanas melnraksti.
Darba projekti vienmēr ir saistīti ar minūšu vadības uzdevumiem. Lai gan lielākā daļa var aizņemt tikai dažas minūtes, jums tomēr vajadzētu apiet tās un attiecīgi pielāgot savu grafiku.
Padziļināta darbplūsmas pārvaldība patērē laiku. Tā vietā automatizējiet to ar projektu pārvaldības rīku. Populāras lietotnes, piemēram, Asana vai Trello, var palīdzēt gandrīz visos procesa aspektos, sākot no piemērotu termiņu noteikšanas līdz projekta detaļas pabeigšanai. Tādā veidā jums būs vairāk laika un enerģijas, lai koncentrētos uz saviem galvenajiem pienākumiem.
7. Līguma sastādīšana
Kā ārštata darbinieks klienti sagaida, ka jūs nodrošināsiet projektu līgumus. Visticamāk, jums būs jānorāda savas likmes, garantijas, pienākumi un mērķi, kā arī visi nosacījumi attiecībā uz klienta pasūtījumu.
Līguma rakstīšana no nulles parasti aizņem dažas stundas. Veidnes var izvilkt tiešsaistē, taču rediģēšanai joprojām vajadzētu atvēlēt stundu vai divas. Galu galā vispārīgie līgumi tikai apdraudēs jūsu ārštata biznesu.
Tā vietā, lai kopētu un ielīmētu nejaušus līguma projektus, jūs ietaupīsit vairāk laika, pārlādējot procesu automatizācijas rīkā. Ir vairāki lietotnes, kas veido pielāgotus līguma projektus. Viņi var izveidot vizuāli pievilcīgus līgumus, kas dažu minūšu laikā izskaidro jūsu ārštata projektu apjomu, ierobežojumus un juridiskās prasības.
8. Pamata finanšu izsekošana
Pieaugot jūsu ārštata biznesam, sekot līdzi savām finansēm kļūs grūtāk. Jums būs jāreģistrē visi maksājumi no katra klienta. Atkarībā no pasūtījuma apjoma pat vienkārša finanšu pārvaldība var aizņemt vairākas stundas.
Daudzi speciālisti algo grāmatvežus, lai pārvaldītu savas finanses. Lai gan jūs varētu strādāt arī ar finanšu speciālistu, vispirms apsveriet iespēju izmantot automatizācijas rīkus. Jums pat nekas nebūs jāmaksā. Ātra Google meklēšana atklās vairākus vienkāršas, bezmaksas personīgās finanses Excel izklājlapu veidnes jūs varat pielāgot.
Kļūstiet par produktīvāku ārštata darbinieku, automatizējot uzdevumus
Uzdevumu automatizācija pacels jūsu ārštata karjeru uz nākamo līmeni. Tomēr nejūtieties spiesti izveidot pilnībā funkcionējošu, efektīvu automatizētu sistēmu jau no paša sākuma. Darbplūsmas automatizācija prasa laiku. Vispirms novērsiet mazus, nogurdinošus uzdevumus, pēc tam pakāpeniski sāciet automatizēt svarīgākos administratīvos pienākumus.
Tāpat nejauši neiegādājieties augstākās kvalitātes automatizācijas rīkus. Tirgū ir pieejamas vairākas bezmaksas programmatūras un mobilās lietotnes. Izmantojot pareizo stratēģiju, jūs jau varat tos izmantot, lai automatizētu vairākas sava ārštata uzņēmuma ikdienas funkcijas.