Lielākajā daļā darba vidi jūsu darbplūsmas procesi parasti jau ir izveidoti, lai jūs varētu sekot tiem. Tomēr kā ārštata darbiniekam tas ir kaut kas, kas jums būs jāizstrādā un jāīsteno pašam. Sākumā tas var būt biedējoši, taču pēc dažiem eksperimentiem elastība pašam izvēlēties darbplūsmas dokumentāciju var dot spēku.
Kāpēc jādokumentē darbplūsmas process?
Pagaidiet — ja neviens neliek jums dokumentēt savu darbplūsmu, kāpēc uztraukties? Vai tas nav tas, kas ir “būt savam priekšniekam”?
Tā ir taisnība: kā ārštata darbinieks jūs varat izlemt neko daudz nedokumentēt, ja nevēlaties. Bet dokumentēšana jūsu darbplūsmas process var palīdzēt jums plānot laiku, uzturēt labākas attiecības ar klientiem un sastādīt rēķinus par jūsu darbu.
Varat kādu laiku mēģināt iztikt bez dokumentēšanas. Taču, turpinoties jūsu ārštata karjerai, jūs, iespējams, dokumentēsit arvien vairāk. Tas var būt ilgs un sāpīgs process. Neapšaubāmi vienkāršākais un maigākais veids ir atvēlēt kādu laiku, lai izklāstītu savu dokumentāciju.
Jūsu darbplūsmas procesa plānošana
Darbplūsmas procesa dokumentēšana var šķist diezgan abstrakta un nekārtīga, ja neesat pie tā pieradis. Turklāt tas var izskatīties diezgan atšķirīgi atkarībā no jūsu veiktā darba veida. Varat apsvērt iespēju sekot šim rakstam, izmantojot jau pabeigtu projektu. Tas var palīdzēt saprast, kā projekts sabojājas.
1. Sadaliet savu uzdevumu
Pirmais solis ir sava uzdevuma sadalīšana daļās. Ja esat rakstnieks vai redaktors, tas varētu būt grāmatas vai raksta izklāsts. Ja esat mākslinieks, tās var būt dažādas gala skaņdarba plaknes vai sastāvdaļas. Neatkarīgi no tā, ko jūs darāt, uzdevums parasti ir jāsadala kvantitatīvi nosakāmos posmos, kas iet kopā, lai izveidotu galīgo projektu.
Uzdevuma sadalīšana daļās ir svarīga vairāku iemeslu dēļ. Pirmkārt, tas veidos jūsu darbplūsmas dokumentācijas galvenās kustīgās daļas. Turklāt tas var jums palīdzēt psiholoģiski. Pat ja neveicat dokumentēšanu, uzdevuma sadalīšana daļās var palīdzēt lielam projektam justies vieglāk pārvaldāmam.
2. Izveidojiet kontrolsarakstu un vizuālo blokshēmu
Kad esat sadalījis savu uzdevumu, pārvērtiet katru daļu par vienu kontrolsaraksta vienumu. Tāpat kā uzdevuma sadalīšana, kontrolsaraksta izveide kalpo diviem mērķiem: tas palīdz pārraudzīt savu progresu un palīdz informēt klientus par savu progresu. Jums varētu būt noderīgi arī pārvērst kontrolsarakstu vizuālā blokshēmā.
Tas ir īpaši noderīgi, ja jūsu projektam ir vairākas darbības. Piemēram, ja rediģējat grāmatu, katrai nodaļai var būt nepieciešams izklāsts, uzmetums, citēšana un rediģēšana. Sīkāka informācija par kaut ko līdzīgu papīra kontrolsarakstā būtu netīra, it īpaši, ja strādājat ar vairākiem uzdevumiem vienlaikus vai uzdevumi var pārvietoties uz priekšu un atpakaļ, veicot darbības.
Risinājums, ko izmantojat šāda veida iestatīšanai, var būt atkarīgs no jūsu autonomijas. Ja strādājat vairāk vai mazāk vakuumā (kā to dara daži ārštata darbinieki), jūsu vizuālā blokshēma var būt līmlapiņas uz tāfeles. Ja jūs cieši sadarbojaties ar savu klientu vai citiem darbuzņēmējiem, iespējams izmantojiet koplietojamu darbplūsmas platformu, piemēram, Trello.
3. Definējiet mērķus un uzdevumus
Šis solis var šķist nedaudz nevajadzīgs. Kāpēc jums ir vajadzīgi mērķi un uzdevumi, ja jums jau ir kontrolsaraksts?
Pat ar kontrolsarakstu jūs nevarat veikt visu projektu uzreiz. Jums joprojām ir jāizlemj, cik daudz no sava projekta vēlaties paveikt dienā vai nedēļā, vai tikai starp reģistrēšanās reizēm ar klientiem.
Lai atgrieztos pie grāmatas piemēra, vai vēlaties ieskicēt visas nodaļas, pirms tiek izstrādāta kāda no nodaļām? Vai vēlaties sākt veidot vienu nodaļu, kad iepriekšējā nodaļa vēl ir jārediģē? Tie ir jautājumi, uz kuriem varat atbildēt tikai jūs. Tomēr, atbildot uz tiem iepriekš, varat saglabāt kārtību.
Arī šoreiz skaidri mērķi un uzdevumi var palīdzēt jums sasniegt savu projektu, bet var arī jums palīdzēt sazinieties ar savu klientu par to, kā projekts norisinās un kā jūs to sagaidāt līdzi.
4. Budžets un izsekošanas laiks
Kad esat nolēmis savus mērķus un uzdevumus, ir pienācis laiks sākt plānot savu laiku.
Cik daudz laika jums ir, lai pabeigtu visu projektu? Cik daudz laika jums ir jāvelta šim projektam šajā laika posmā? Cik daudz šī laika būs jāatvēl katram mērķim? Vai jums ir viss laiks pasaulē, vai jums tas ir nepieciešams noteikt prioritātes un varbūt iztikt bez kādām ekstrām lai ievērotu termiņus?
Ja saņemat samaksu par stundu, jūs, protams, sekosit savam laikam. Vienkārši neaizmirstiet atzīmēt, cik daudz šī laika tika pavadīts katrā projekta posmā. Tādā veidā jums būs labāks priekšstats par to, cik daudz laika jums būs nepieciešams, gan turpinot šo projektu, gan plānojot laiku nākamajiem projektiem.
Ja saņemat atalgojumu par projektu vai nodevumu, kā to dara daži ārštata darbinieki, var būt kārdinājums vispār neizsekot laiku. Tomēr atkal izpratne par to, kā jūs izmantojat savu laiku, var palīdzēt jums kļūt par labāku un efektīvāku ārštata darbinieku. Tāpēc apsveriet iespēju izsekot un plānot savu laiku, pat ja neviens jums neliek.
Pārskatiet, pārraugiet un optimizējiet
Atsevišķos projektos un pēc katra projekta veltiet laiku, lai pārdomātu savu darbplūsmas procesa dokumentāciju. Vai bija lietas, kuras, ejot tālāk, sabruka? Vai daži uzdevumi prasīja vairāk vai mazāk laika, nekā gaidījāt? Vai jūsu mērķi bija pārāk lieli, lai tie būtu reāli, vai pārāk mazi, lai tie būtu noderīgi?
Šāda veida darbu veikšana projekta laikā var palīdzēt jums strādāt pēc iespējas efektīvāk pārējā projekta laikā. Veicot šādu darbu starp projektiem, varat sniegt precīzākus piedāvājumus nākamajiem klientiem, kā arī plānot savu laiku pārvaldāmā un efektīvā veidā.
Jūs esat darba vērts
Lielākā daļa klientu nepārprotami nepieprasa darbplūsmas dokumentāciju. Var būt viegli iegūt “ārštata tuneļa redzējumu”, kas ir piespiedu kārtā nedarīt neko, kas pārsniedz to, ko klients skaidri pieprasa. Taču, veicot papildu darbu, lai precizētu grafiku, jūs varat kļūt par efektīvāku ārštata darbinieku. Un tas ir labi visiem.