10 kļūdas, kuru dēļ jūsu e-pasts ārpus biroja kļūst neprofesionāls

Pirms došanās atvaļinājumā jūs strādāsit pretēji pulkstenim. Tāpat kā lielākajai daļai darbinieku, jums ir jādeleģē uzdevumi, jāpabeidz neapstiprinātie rezultāti un jāorganizē sanāksmes. Visas šīs saistības varētu aizņemt veselu nedēļu.

Ņemot vērā jūsu saspringto grafiku, jūs varētu aizmirst šķietami nenozīmīgus, taču kritiskus uzdevumus, piemēram, ārpus biroja (OOO) e-pasta ziņojumu iestatīšanu. Jā, jūs steidzaties, taču, lūdzu, nekopējiet un neielīmējiet veidnes. Saglabājiet profesionālu, cienījamu tēlu pat pārtraukuma laikā, izvairoties no šīm 10 kļūdām jūsu ārpus biroja e-pastā.

1. Out-of-Office saīsinājums kā OOO

Izmantojiet saīsinājumu OOO taupīgi. Lai gan lielākā daļa cilvēku zina, ko tas nozīmē, rakstīt “ārpus biroja” izskatās profesionālāk. Tas saglabā formālu toni. Konservatīvām personām pat varētu šķist, ka pārmērīga saīsinājumu lietošana biznesa komunikācijā nav piemērota.

Tas pats noteikums attiecas uz citiem akronīmiem. Vienmēr norādiet to pirmo pieminēšanu — izmantojiet žargonu tikai pēc to skaidras definīcijas. Padariet savu e-pastu izpratni pēc iespējas vieglāku.

Jūs varat izmantot OOO savā e-pasta tēmas rindiņa ja pilna frāze ir pārāk gara. Ideālā gadījumā nedrīkst būt garāks par 60 rakstzīmēm.

2. Pārmērīga joku un vārdu izmantošana

Daudzi darbinieki joko savos ārpusbiroja e-pastos. Biežas ir asprātīgas piezīmes par neatbildēšanu, jo viņi malko margaritas vai peld ar delfīniem. Jūs, iespējams, pat esat saņēmis dažus iepriekš.

Lai gan humors uzlabo morāli un veicina draudzības sajūtu, jums tas ir jāsniedz uzmanīgi. Darba jokiem ir savs laiks un vieta. Masveida vārdu sūtīšana, izmantojot ziņojumus ārpus biroja, var izraisīt pārpratumus, īpaši tiem, kurus jūs tik tikko nepazīstat.

Izvairieties no joku izmantošanas e-pastā, kas atrodas ārpus biroja. Varat tos nosūtīt tuviem vienaudžiem, taču izvairieties no aizvainojošiem ķipariem par savu darba devēju un kolēģiem. Izmantojiet darba drošus jokus vai neizmantojiet tos vispār.

3. Nav norādīts, kad atgriezīsities birojā

Lai gan tas ir neparasts, daži cilvēki aizmirst norādīt savu atgriešanās datumu ārpus biroja e-pastā. Viņi izmanto vispārīgas veidnes vai koncentrējas uz nevajadzīgu informāciju. Tā ir neprofesionāla un dārga kļūda. Jūsu kolēģi varētu pat domāt, ka neesat uzticams, jo neievērojat tik svarīgas detaļas.

Lai nodrošinātu skaidrību, sadaliet savu pieejamību. Norādiet atvaļinājuma un atgriešanās datumus, pēc tam iestatiet periodus, kad tiešsaistē atbildēsiet uz darba ziņojumiem. Detalizēti grafiki samazina nevēlamu vai nepareizi nosūtītu e-pasta ziņojumu risku.

4. Nespēja norādīt, kas veido ārkārtas situāciju

Precīzi definējiet, kas ir ārkārtas situācija, ja savā ārpusbiroja e-pasta ziņojumā pievienojat alternatīvus saziņas numurus. Sakot: "Ārkārtas gadījumā sūtiet īsziņu!" ir neskaidrs. Daži adresāti var pārkāpt robežas un bombardēt jūs ar ar darbu saistītiem pieprasījumiem, pārtraucot jūsu pārtraukumu.

Skaidrības labad sniedziet tādu incidentu piemērus, kas, iespējams, notiks. Norādiet atbilstošos kanālus nesteidzamām problēmām un protokoliem, kad sūtāt jums tiešu ziņojumu. Un nevilcinieties ignorēt kolēģus, kuri ignorē šos norādījumus.

5. Pastāstiet visiem par savu neatliekamās palīdzības numuru

Pārtrauciet pievienot savus kontakttālruņus visiem jūsu ārpus biroja e-pasta ziņojumiem. Daži cilvēki joprojām pārkāps robežas, pat ja iestatīsit skaidrus protokolus un norādījumus. Diemžēl ne visi ciena savu kolēģu pārtraukumus.

Tā vietā, lai strīdētos ar šīm personām, ierobežojiet mijiedarbību ar viņiem. Nesniedziet viņiem savu kontaktinformāciju. Uzticiet savu numuru dažām rūpīgi izvēlētām personām, ar kurām jūs saprotat birojā un ārpus tā.

Piešķiriet pagaidu kontaktpersonu, nevis sūtiet savu personīgo kontaktinformāciju masveidā. Palūdziet viņiem apstrādāt jūsu ziņojumus jūsu atvaļinājuma laikā. Viņiem ir jāorganizē nepabeigtie uzdevumi, lai jūs varētu ātri sākt strādāt pēc atgriešanās birojā.

Tādos gadījumos kā šie, personīgā asistenta nolīgšana ir ērti. Ja nevarat to saņemt, pajautājiet saviem kolēģiem, vai viņi varētu īslaicīgi atbildēt uz jūsu darba ziņojumiem. Vienkārši pārliecinieties, ka ievērojat pareizo procesu. Darba slodzes uzkraušana nejaušiem padotajiem ir ļaunprātīga un netaisnīga.

7. Pārāk daudz informācijas par to, kāpēc esat atvaļinājumā

Pārredzamība darbavietā ir apbrīnojama, taču pārmērīga kopīgošana ārpus biroja e-pastiem liek jums izskatīties neprofesionāli. Saglabājiet savu personīgo dzīvi privātu. Lielākajai daļai jūsu ziņojuma ir jāietver jūsu atgriešanās datums un pagaidu kontaktpunkts, nevis jūsu atvaļinājuma izmantošanas iemesls.

Turklāt jūs neesat parādā saviem vienaudžiem paskaidrojumus. Turiet noslēpumā iemeslu, kāpēc pārtraucat pārtraukumu, ja vien tas neietekmē uzņēmējdarbību. Pieņemsim, ka jūsu partnerim tiek veikta operācija. Vienkārši sakiet, ka jums ir dažas personiskas lietas, kas jārisina, tā vietā, lai pastāstītu visiem par neatliekamo medicīnisko palīdzību.

8. Sakot, ka periodiski pārbaudīsit savu iesūtni

Nesakiet, ka pārbaudīsiet savus ziņojumus. Nepārtrauktas pieejamības piedāvāšana pārspēj mērķi sūtīt e-pasta ziņojumus ārpus biroja. Saņēmēji, iespējams, pat nerespektēs jūsu atvaļinājumu. Viņi uzskatīs, ka ir pareizi jums piezvanīt un sūtīt ziņojumus, kā viņi to dara regulāri.

Pieturieties pie norādītā atgriešanas datuma. Protams, varat pārbaudīt savu iesūtni, atbildēt uz kritiskiem ziņojumiem un pārvaldīt uzdevumus, taču nekad negarantējiet savu pieejamību. Jūsu kolēģiem nav nekādas kontroles pār jūsu personīgajām lietām.

9. To pašu vispārīgo ārpus biroja veidņu pārstrāde

Aizņemti darbinieki mēdz atkārtoti pārstrādāt savus ārpus biroja e-pastus. Viņi tikai kopēs un rediģēs savus vecos ziņojumus, tādējādi ietaupot viņus no rakstīšanas grūtībām. Lai gan tas ir ērti, tas šķiet slinks. Dažiem adresātiem pat var šķist, ka jūs viņiem nosūtījāt ziņojumu pēc domas.

Tā vietā demonstrējiet profesionalitāti, rakstot jaunus OOO e-pasta ziņojumus ikreiz, kad dodaties atvaļinājumā. Rakstīšana nav tik laikietilpīga, kā jūs varētu baidīties. Jūs pat varētu smelties iedvesmu no tiešsaistes veidnēm vai ChatGPT, rakstot sarežģītus e-pastus— vienkārši nekopējiet un neielīmējiet tos.

10. Tikai e-pasta ziņojumu sūtīšana ārpus biroja, izmantojot vienu saziņas platformu

Iestatiet ārpusbiroja ziņojumus savās darba platformās. Tā kā mūsdienu uzņēmumi maksimāli izmanto digitālos rīkus, biroja darbinieki mūsdienās mēdz žonglēt ar vairākiem saziņas kanāliem. Viņi izmanto dažādas lietotnes e-pastiem, tūlītējām ziņām un videozvaniem. Aptveriet visas šīs platformas, lai efektīvi paziņotu par savu atvaļinājumu; pretējā gadījumā daži var nesaņemt jūsu piezīmi.

Mainiet arī savus ārpusbiroja ziņojumus. E-pastiem ir nepieciešams oficiāls formulējums, taču tūlītējās ziņojumapmaiņas lietotnēs varat izmantot ikdienišķu pieeju. Pieņemsim, ka jūsu birojā tiek izmantots Slack. Tā vietā, lai ielīmētu to pašu ārpus biroja esošo e-pasta ziņojumu, uzrakstiet īsu, mierīgu ziņojumu un atjauniniet sava profila statusu uz “Prom”.

Vairāku darba programmu pārvaldība ir neefektīva. Lielākā daļa darbinieki iznieko stundas, pārslēdzoties starp platformām— racionalizējiet savu uzdevumu pārvaldības sistēmu.

Nekad nesūtiet citu neprofesionālu e-pasta ziņojumu ārpus biroja

Centieties saņemt personalizētu e-pastu ārpus biroja. Tam vajadzētu atbildēt uz jautājumiem, ko varētu uzdot jūsu vadītāji, partneri un vienaudži. Tādā veidā jūsu prombūtne neietekmēs uzņēmējdarbību.

Un mēģiniet izmantot jaunas beigu rindas, lai padarītu jūsu ārpus biroja e-pasta ziņojumus vēl profesionālākus. Sakot: "Es ar nepacietību gaidu ziņu no jums!" izklausās tālu. Jūsu e-pasta adresāti novērtēs personalizētu, taču darbam piemērotu izeju.