7 būtiskas Excel funkcijas mazo uzņēmumu īpašniekiem

Excel ir spēcīgs rīks jūsu kā mazā uzņēmuma īpašnieka finanšu pārvaldībai. Tā datu manipulācijas rīku arsenāls var ietaupīt laiku un pūles, sekojot līdzi saviem izdevumiem, ieņēmumiem un citiem finanšu datiem.

Funkcijas ir programmas Excel pamats un tās lielvaru avots. Ja esat iesācējs programmā Excel, šeit ir dažas būtiskas funkcijas, kas jāapgūst, lai efektīvi pārvaldītu savas finanses.

1. SUMMA

SUM, iespējams, ir visbiežāk izmantotā funkcija programmā Excel, un tā ir vēl noderīgāka finansēs. Tas ļauj jums pievienot šūnu diapazonu un iegūt kopējo.

=SUM(values)

Varat ievadīt vērtības tieši funkcijai SUM vai atsaukties uz tām kā šūnām un diapazoniem.

Piemēram, varat izmantot funkciju SUM, lai saskaitītu katras preces kopējo pārdošanas apjomu noteiktā periodā.

=SUM(D2:D8)

Šajā piemērā D2:D8 ir šūnu diapazons, kas satur pārdošanas vērtību, kuru vēlaties pievienot. Funkcija SUM ņem visas vērtības šajā diapazonā un aprēķina visu preču kopējo pārdošanas apjomu.

2. VIDĒJS

Funkcija AVERAGE ir vēl viena noderīga funkcija, strādājot ar skaitļiem. AVERAGE aprēķina šūnu diapazona vidējo vērtību.

=AVERAGE(range)

Piemēram, varat izmantot funkciju AVERAGE, lai aprēķinātu vidējo cenu dažādām precēm.

=AVERAGE(B2:B8)

Šajā formulā B2:B8 ir šūnu diapazons, kurā ir preču cenas, kurām vēlaties aprēķināt vidējo. Funkcija AVERAGE aprēķinās visu šajā diapazonā esošo skaitļu vidējo vērtību un izvadīs vidējo preces cenu.

3. SKAITĪT

Funkcija COUNT saskaita šūnu skaitu, kurās ir skaitļa vērtība.

=COUNT(range)

Varat izmantot šo funkciju, lai iegūtu to preču skaitu, kurām ir bijuši pārdošanas apjomi. Ja preces pārdošanas skaits ir tukšs vai tajā nav skaitļu, COUNT to neuzskaitīs.

=COUNT(C2:C8)

Šajā piemērā COUNT apskata pārdošanas apjomus C2:C8 un atgriež preču skaitu ar pārdošanu. Produktam A un produktam D nav pārdošanas, tāpēc COUNT tie tiks izlaisti.

Nulle arī ir skaitlis, un COUNT iekļaus to savā izvadē. Rezultātā šī iestatīšana darbojas tikai tad, ja neievadāt nulli precēm bez pārdošanas un atstājat tās tukšas. Jūs varat izmantojiet COUNTIF un COUNTIFS, lai norādītu pielāgotus nosacījumus šūnām, kuras vēlaties skaitīt.

4. COUNTIF

COUNTIF ir uzlabota COUNT versija. Ja COUNT saskaita tikai šūnas ar skaitliskām vērtībām, COUNTIF saskaita šūnas, kas atbilst noteiktam nosacījumam.

=COUNTIF(range, criteria)

Šajā sintaksē diapazons ir diapazons, kurā vēlaties, lai COUNTIF meklētu vērtības, kas atbilst kritērijiem.

Varat izmantot COUNTIF, lai uzskaitītu to vienību skaitu, kas pārdotas vairāk par noteiktu summu.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

Šajā piemērā COUNTIF apskata pārdošanas apjomus D2:D8 un atgriež to preču skaitu, kas pārdotas 600 ASV dolāru apmērā vai vairāk.

5. JA

Funkcija IF pārbauda nosacījumu un atgriež vērtību, pamatojoties uz testa rezultātu. Abiem testa rezultātiem varat iestatīt pielāgotas izejas.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

Sintaksē, loģiskā_izteiksme ir nosacījums, kuru vēlaties pārbaudīt. JA atgriezīsies izvades_ja_patiesa vai output_ja_false, atkarībā no testa rezultātiem. Jūs varat ligzdot vairākas IF funkcijas viena otrā lai norādītu dažādus nosacījumus.

Piemēram, varat izmantot funkciju IF, lai pārbaudītu, vai konkrēta prece sasniedz pārdošanas mērķi, un nosūtītu ziņojumu, pamatojoties uz rezultātu.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

Šajā formulā D2 ir šūna ar kopējo preces pārdošanas apjomu un E2 ir šūna ar šīs preces pārdošanas mērķi. Ja D2 vērtība ir lielāka vai vienāda ar E2, funkcija IF atgriezīsies Mērķis izpildīts. Ja D2 vērtība ir mazāka par E2, funkcija IF atgriezīsies Mērķis neizdevās.

Varat vilkt automātiskās aizpildes turi pāri pārējām šūnām, lai tās aizpildītu. Lai iegūtu papildu uzsvaru, varat izmantot nosacījumformatēšana programmā Excel lai parādītu IF rezultātus atšķirīgos stilos.

6. VLOOKUP

The VLOOKUP funkcija var atrast vērtību tabulā un atgriezt atbilstošo vērtību tajā pašā rindā.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Sintaksē, uzmeklēšanas_vērtība ir tas, ko vēlaties meklēt, tabula_masīvs ir vieta, kur vēlaties meklēt, un col_index_num ir tabulas_masīvs kolonnas numurs, kurā ir atgriešanas vērtība. diapazona_uzmeklēšana ir izvēles arguments, kas ļauj izlemt, vai meklēt aptuvenus rezultātus. Ievadīšana PATIESA ļauj aptuvenās atbilstības un ievadi FALSE pieļauj tikai precīzas atbilstības.

Piemēram, ja jums ir tabula ar produktu nosaukumiem un cenām un vēlaties citur parādīt konkrēta produkta cenu, varat izmantot funkciju VLOOKUP.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

Šajā piemērā produkts A šūnā A2 ir vērtība, kuru vēlaties atrast atsauces tabulā, L2:N8 ir šūnu diapazons, kurā ir tabula, 2 ir kolonnas numurs, kas satur produktu cenas, un FALSE liek VLOOKUP atgriezt precīzu atbilstību.

7. SAVIENOT

Funkcija CONCATENATE apvieno vairākas vērtības vai šūnas un parāda tās vienā šūnā.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

CONCATENATE sintakse ir vienkārša. Jūs izsaucat funkciju un ievadāt vērtības, kurām vēlaties pievienoties, atdalot tās ar komatu.

Varat izmantot šo funkciju, lai apvienotu un apkopotu datus no vairākām šūnām. Piemēram, pieņemsim, ka jums ir izklājlapa ar jūsu uzņēmuma finanšu datiem. Katrai precei varat izveidot kopsavilkumu, tostarp tās tagu, mērķa izpārdošanu un faktisko izpārdošanu.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Nebaidieties no šīs formulas garuma. Visi argumenti ir viena veida un atspoguļo pilna teikuma daļas. Šajā formulā CONCATENATE iegūst vienuma nosaukumu no A2, kategorija no F2, pārdoto vienību skaits no C2, un kopējais pārdošanas apjoms no D2. Teksta virknes savieno vērtības, veidojot teikumu.

Strādājot ar šādām garām formulām, ir svarīgi pievērst uzmanību komatiem un pēdiņām. Ievietojiet teksta virknes pēdiņās un vēlreiz pārbaudiet, vai katra pēdiņa ir aizvērta un starp argumentiem likts komats. Teksta virknei pirms vai pēc vērtības varat pievienot atstarpes vai simbolus, piemēram, dolāra zīmi.

Attīstiet savu biznesu, izmantojot programmu Excel

Finanšu datu pārvaldība un manipulēšana ir būtiska jebkuram uzņēmumam; tavējais nav izņēmums. Šim nolūkam Excel ir spēkstacija. Pienācīgi zinot Excel funkcijas un iespējas, jūs varat pārvērst programmu Excel no biedējoša pretinieka par draudzīgu biznesa biedru.

Apgūstot galvenās šeit aprakstītās Excel funkcijas, jūs varēsit efektīvi pārvaldīt sava mazā uzņēmuma finanses. Konsekventa prakse programmā Excel var palīdzēt jums kļūt par šīs programmas lietošanas ekspertu un attīstīt savu biznesu, pārsniedzot tā pašreizējās robežas.