Muļķu pierādīšanas sistēma vairāku projektu plānošanai un pārvaldībai

Reklāma

Vairāku projektu veikšana gan darbā, gan mājās ir kā pelējums, kas aug uz jūsu kabīnes sienām. Pelējums, kas novērš trauksmi un sašutumu, kad tuvojies aiz muguras, zūd, kur esi gatavs un kas vēl jādara. Par laimi, ir pieejama salīdzinoši vienkārša sistēma, lai notīrītu šo pelējumu, droši vadītu šos projektus uz pareizā ceļa un saglabātu to šādā veidā.

Ievadiet pilnu horizonta plānošanu

Šo sistēmu sauc par “pilnu horizonta plānošanu” (FHP) radīts un ilustrēts Matemātikas profesors un produktivitātes gudrais, Cal Newport. FHP ir darbplūsmas sistēma, kas prasa jūsu lielā mērā nepieklājīgo uzdevumu saraksts 4 populāri produktivitātes padomi, kas būtu jāignorēDažas no mums pārdotajām produktivitātes idejām dažreiz ir nepamatotas un bieži kļūdainas. Atmetīsim dažus no šiem produktivitātes mītiem, parādot, ka tieši pretējs varbūt ir taisnība. Lasīt vairāk , un pārveido to par kaut ko gan pārvaldāmāku, gan cieņu pret jūsu laiku. Tas ir arī lieliski nesalaužams, runājot par garantētajiem ikdienas traucējumiem.

Kad Ņūports runā par darbplūsmas sistēmām, viņš tos definē kā “ieradumu un rīku kopumu, ko izmanto, lai organizētu to, ko jūs darāt un kad jūs to darāt. Un kad [viņš] saka “efektīvs”, [viņš] norāda uz jūsu radīto vērtības daudzumu ”.

No šīs definīcijas ir skaidrs, ka FHP netiek reklamēts kā sistēma, kas pārvalda visas sistēmas. Tas var nebūt piemērots jūsu paša darbam, taču tas noteikti ir vērts padomāt. Īsi sakot, tā ir alternatīva ar līdzībām ar citām sistēmām, piemēram, Deivida Allena Sagatavojiet lietas 2015. gada organizēšana: apgūstiet cīņas mākslu, kā kaut ko paveikt [Skatāmās lietas]Kādreiz domājat, kāpēc vienmēr liekas, ka veiksmīgie, pārāk veiksmīgie vienmēr uztur vēsu galvu? Lasīt vairāk , monodarbs Paveiciet lietas: 10 iedvesmojoši video, lai palielinātu jūsu produktivitātiTā vietā, lai apskatītu katru YouTube kanālu, mēs domājām, ka mēs atvieglosim slogu un ieteiksim dažus klipus, kas jums pateiks, kā palielināt produktivitāti. Lasīt vairāk , un laika bloķēšana Laika bloķēšana - slepens ierocis labākai fokusēšanaiVai jūs meklējat efektīvāku veidu, kā organizēt savas darba dienas? Izmēģiniet laika bloķēšanu. Šī laika pārvaldības taktika var palīdzēt jums atrast ceļu, vienlaikus novēršot uzmanības novēršanu, vilcināšanu un neproduktīvu vairāku uzdevumu veikšanu. Lasīt vairāk . Pilna horizonta plānošana ir gan aglomerācija, gan šo ideju daļu noņemšana. Ļaujiet man pārfrāzēt Ņūporta skaidrojumu.

• Katrs jūsu vidū esošais projekts ir jāklasificē kā viens vai otrs neaktivizēts, vai aktīvs.
• Mierīgi projekti jāreģistrē, bet regulāri jāpārskata.
• Kad projekts tiek virzīts uz aktīvs statusu, jāizstrādā detalizēts plāns, kā tiks pabeigts šis projekts.

Kad runa ir par plānošanu aktīvs projektiem, jums nevajadzētu nodarboties ar abstrakcijām, bet gan “tieši ar brutālu laika fiziskumu”. Tas nozīmē:

“Mēneša līmenī es zinu, kādās nedēļās strādāšu pie projekta, un tikai tad, kad nokļūšu tajās nedēļās, es plānoju noskaidrošu, kādās dienās es to strādāšu, un tikai tad, kad es nokļuvu konkrētajās dienās, es izdomāju, kuras stundas tas notiks patērē. ”

Šī pieeja padara daudz mazāku iespējamību, ka jūs pārņemsit saistības, ļaujot efektīvāk plānot un vairāk izmantot laiku.

Pārāk daudz cilvēku precīzi plāno, kādus uzdevumus viņi veiks, kādās konkrētās dienās, iespējams, pat mēnešus iepriekš. Tas neatstāj vietu reālajai dzīvei. Tikai ar pāris slimības dienām vai papildu pienākumiem visa sistēma var nonākt novārtā.

Es domāju, ka piemērs ir kārtībā. Es izmantošu ekrānuzņēmumus no Trello (izlasiet mūsu rakstu Trello - unikāla, vienkārša un jaudīga projektu vadības sistēma no labas mājasVai vārds Džoels Spolskis jums kaut ko nozīmē? Ja tā, tad jūs vēlēsities izlasīt šo ziņu, jo tajā tiek parādīts Spolska jaunākais un lielākais projekts. Un ja nē, jums jāzina, ka tas ir ... Lasīt vairāk ), lai parādītu, kā jūs varētu organizēt šo darbplūsmas sistēmu šādā platformā.

Iestatiet Trello padomi

Tas nekādā ziņā nav vienīgais veids, kā iestatīt Trello šai sistēmai, bet tas ir tas, kas strādā man. Izveidojiet četrus “sarakstus”.

1. Visu aktīvo un neaktīvo projektu saraksts.
2. Saraksts ar to, kas jums jārisina nākamajā mēnesī, un nedēļas, kurās dažas lietas ir jāpabeidz (pagaidām nepievienojiet informāciju).
3. To darbību saraksts, kuras jums jādara šajā nedēļā un kurās dienās.
4. To uzdevumu saraksts, kuri šodien jāpabeidz.

Kad visi projekti ir pievienoti sarakstam “Projekts”, atzīmējiet tos, kuri ir aktīvs ar krāsainu “etiķeti”. Es arī kapitalizēju šos projektus, lai nodrošinātu, ka tie izceļas.

Rakstiet pārskatu par projektiem

Pēc tam noklikšķiniet uz pirmā no aktīvajiem projektiem un uzrakstiet komentāru, kurā sīki aprakstīts, kas jums jādara, plašā, praktiskā un aptuveni kad. Šajā piemērā es pieņemu, ka katrs projekts ilgst vairākus mēnešus. Tas ļauj jums patiešām saprast, kas jums nepieciešams, un jūs varat sākt saprast, kā vislabāk strukturēt uzdevumus. Dariet to katram savam aktīvajam projektam.

Piezīme: Šis ir pirmais granularitātes līmenis. Pagaidām šiem uzdevumiem nav jāpiešķir konkrētas nedēļas, dienas vai laiki.

Plānojiet šo mēnesi (reizi mēnesī)

Jums jācenšas to izdarīt katra mēneša sākumā. Balstoties uz komentāriem, kurus jūs tikko uzrakstījāt par katru savu aktīvo projektu, jums vajadzētu spēt redzēt, kas jāpabeidz līdz 2010. Gada beigām šo mēnesī.

Izvietojiet katru no šiem pagrieziena punktiem kā atsevišķu “flīžu” šajā sarakstā un marķējiet tos ar atbilstošo krāsu (tādā pašā krāsā kā aktīvais uzdevums, uz kuru tas attiecas), lai jūs varētu viegli redzēt, ar kuru projektu šis uzdevums tiek galā. Tagad izlemiet, kuras šī mēneša nedēļas jūs strādāsit pie šiem individuālajiem atskaites punktiem.

Ja jūs šajā mēnesī strādājat pie vairākām nedēļām, jūtieties brīvi dublēt uzdevumu vai sadalīt to apakšuzdevumos.

Tagad katra mēneša sākumā jūs aptuveni zināt, kādi uzdevumi jums būs jāveic katra mēneša beigās nedēļā. Ja jūs neizpildāt nevienu no šiem pagrieziena punktiem, vienkārši nedaudz mainiet lietas, lai jūs joprojām varētu pabeigt visu projektu līdz galīgajam termiņam.

Plānojiet šo nedēļu (reizi nedēļā)

Pirmkārt, pirmdienas rītā pārbaudiet attiecīgo nedēļu sarakstā “Šis mēnesis”, lai redzētu, kas jums jārisina nākamo dienu laikā.

Šoreiz veltiet katru no šiem uzdevumiem sarakstam “Šī nedēļa” un izlemiet, kurš no tiem jāveic dienas jūs veltīsit laiku šiem priekšmetiem.

Atkal, ja jums ir nepieciešams sadalīt uzdevumus apakšuzdevumos vai dublēt tos, dodieties tālāk. Ja pagājušās nedēļas beigās uzzinājāt, ka, piemēram, jums ir apmācības kurss, ko apmeklēt trešdien, tagad varat viegli strukturēt savu grafiku.

Plānojiet šodien (reizi dienā)

Katras dienas sākumā pavadiet 10–15 minūtes, plānojot, pamatojoties uz uzdevumiem Šonedēļ kā jūs pavadīsit savu laiku, lai sasniegtu šos mērķus. Tātad atkal velciet atbilstošos vienumus no Šonedēļ sarakstu, uz Šodien saraksts.

Šajā detalizācijas pakāpē lietas var ātri mainīties, tāpēc paturiet to prātā un esiet gatavs mainīt savu plānu, balstoties uz šiem traucējumiem. Bet, apzināti atceļot noteiktus laika blokus un ievērojot pašdisciplīnu, lai pēc iespējas pieturētos pie grafika, jums ir daudz lielāka iespēja pabeigt to, kas jāpabeidz.

Iepriekš minētajā piemērā varat redzēt, ka visa darba diena ir ieplānota, ieskaitot sapulces, zvanus un atbildēšanu uz e-pastiem. Galvenais uzdevums ir sadalīts divos atsevišķos laika blokos.

Katras dienas beigās notīriet Šodien saraksts. Katras nedēļas beigās notīriet Šonedēļ saraksts. Katra mēneša beigās notīriet Šis mēnesis sarakstu un sāciet no jauna, pārskatot savus projektus.

Padarot to par ieradumu

Kā jūs varat cerēt redzēt, šī ir sistēma, kas izveidota tiem, kas seko dažādiem salīdzinoši sarežģītiem projektiem. Tas ir domāts cilvēkiem, kuriem jāievēro vairāki termiņi, neieslēdzoties iepriekš noteiktā rutīnā un grafikā, kuru iepriekš diktē nedēļas vai pat mēneši.

Kad pāris nedēļu laikā tiksit galā ar šo rutīnu, jūs ātri uzzināsit, vai tas ir domāts jums. Ja jums patīk šī sistēma, šim laika posmam vajadzētu būt pietiekamam, lai jūs varētu rediģēt sistēmu, kā norādīts iepriekš, lai tā efektīvi darbotos jūsu īpašajām vajadzībām. Tikai tad tas iegrims kā ieradums.

Citi iestatījumi

Fiziskās piezīmju grāmatiņas

Ja jums nepatīk izmantot Trello vai drīzāk izmantotu šo sistēmu citā iestatījumā, ir dažas iespējas. Pats Ņūports izmanto atlasi piezīmju grāmatiņas. Izmantojot fizisko pildspalvu un papīrs faktiski var dot lielāku ieguldījumu 6 vienkārši iemesli, kāpēc papīrs joprojām var būt jūsu killer produktivitātes lietotnePapīrs var būt iedarbīgāks produktivitātes līdzeklis nekā dators vai skārienjutīga ierīce, un to nevajadzētu nekavējoties atlaist no darba. Neesi pārliecināts? Šeit ir seši iemesli, kāpēc papīrs joprojām ir aktuāls. Lasīt vairāk nekā varētu domāt savai produktivitātei. Katrs piezīmjdators attēlo atšķirīgu detalizācijas pakāpi: mēnesi, nedēļu, dienu, tāpēc viņš var ātri uzrakstīt izmaiņas savos grafikos, kad un kad tās ir vajadzīgas.

Evernote un OneNote

Vēl viena alternatīva ir tādi rīki kā Evernote vai Viena piezīme. To var iestatīt tieši tādā pašā veidā, kā Ņūports izmanto fiziskos piezīmjdatorus. Iestatiet a jauna piezīmju grāmatiņa OneNote tagad ir patiesi bezmaksas ar vairākām funkcijām nekā iepriekšEvernote vairs neregulē piemaksu pierakstīšanās lietotnes. Microsoft nesen paziņoja, ka OneNote būs brīvāks nekā jebkad agrāk. Ļaujiet mums parādīt, ko tas nozīmē funkciju un funkcionalitātes ziņā. Lasīt vairāk katram nepieciešamajam granularitātes līmenim (skatīt zemāk). Pēc tam veiciet līdzīgas darbības, kā paredzēts iepriekš, lai atjauninātu tās. Vienīgais šīs pieejas jautājums ir tas, ka starp dažādiem piezīmjdatoriem ir daudz noklikšķinot uz priekšu un atpakaļ, piemēram tāpēc es labprātāk izmantoju Trello, kur lielāko daļu informācijas var redzēt īsumā un to var ļoti labi pārvietot viegli.

Excel

Ja esat Excel veida cilvēks, viens no iespējamiem risinājumiem ir atjaunot izkārtojumu, kuru mēs izveidojām Trello. Tas patiešām darbojas, taču uzdevumu pārvietošana un to secības maiņa ir sarežģītāka, kad esat šūnas, lai pārvietotos Laika taupīšana, izmantojot teksta operācijas programmā ExcelExcel var apburt skaitļus un tikpat labi tikt galā ar rakstzīmēm. Šī rokasgrāmata parāda, kā analizēt, pārveidot, aizstāt un rediģēt tekstu izklājlapās. Šie pamati ļaus veikt sarežģītas pārvērtības. Lasīt vairāk , nevis vienkārši vilkt un nomest. Ja jums labāk būtu vienā lapā mazāk informācijas, jūs vienmēr varētu iestatīt jaunas cilnes Projekti, šomēnes, šonedēļ, un Šodien.

Vai FHP varētu jums palīdzēt?

Pilna horizonta plānošana ir darbplūsmas sistēma, kas nozīmē, ka jūs varat pārvaldīt vairākus projektus, nepiesaistoties grafikiem, kurus jūs patiešām nevarat paredzēt vai nevarat kontrolēt.

Nav šaubu, ka šī “sistēma prasa vairāk garīgās enerģijas sākotnēju ieguldījumu, nekā aizkavēšanās no termiņa līdz termiņam, un tā noteikti nedarbosies visu veidu darbos”. Bet tas ir bijis nozīmīgs ieguldītājs Ņūportas ievērojamajā produktivitātē akadēmiskajā aprindās, emuāru veidošanā un autorībā, vienlaikus nodrošinot, ka viņš reti strādā pēc plkst. 17:00 bez izdegšana Programmu izdegšana: kā atgūt zaudēto motivācijuRakstot visas šīs koda līnijas, var iztukšot fiziski un emocionāli. Viss, kas jums jāsaņem, ir apziņa, ka var atgūt motivāciju. Lasīt vairāk .

Vai jūs domājat, ka šī ir darbplūsmas sistēma, kuru jūs varētu izmantot? Kā jums tas būtu jāpieņem savā karjerā? Vai arī tur ir sistēma, kas darbojas efektīvāk 3-streiku sistēma: kā prioritāri noteikt savu uzdevumu sarakstuVai jūs neizmantojat savu uzdevumu sarakstu? Iespējams, ka problēma nav jūsu produktivitātē, tā var būt tikai jūsu prioritātes. Mācīsimies, kā noteikt prioritāti aktīvo darbu sarakstam, un paveikt lietas. Lasīt vairāk tev?

Attēla kredīts: izsmelta biznesa sieviete Autors: Piotrs Marcinski, izmantojot Shutterstock, 40+235 Autors: Bark caur Flickr